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3 suggerimenti per passare dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali automatizzati

Se i tuoi processi esistenti sono ben documentati, sarà sicuramente più semplice trasferirli in un ambiente digitale utilizzando un sistema di gestione dei documenti. Sfortunatamente, molte aziende hanno una documentazione scarsa, imprecisa ma soprattutto mal organizzata, il che rende più complicata la creazione di flussi di lavoro digitali o Workflow. Prima di progettare e implementare un flusso di lavoro, è necessario comprendere il processo corrente.

3 passaggi fondamentali per creare flussi di lavoro digitali efficaci

  1. Convoca le parti interessate per discutere il processo: per sviluppare processi efficaci senza carta, è assolutamente fondamentale parlare con le persone che attualmente prendono parte a quel preciso processo, piuttosto che solo con il management di livello superiore. Quello che scoprirai è che dirigenti e manager pensano che l'organizzazione segua un determinato processo, ma la realtà quotidiana è totalmente diversa.

  2. Rispecchia i processi esistenti durante la mappatura dei Workflow: quando sviluppi il tuo piano per convertire i processi esistenti in un ambiente digitale, evita di introdurre subito modifiche radicali nel processo. L'utilizzo del Workflow integrato di LogicalDOC ti aiuterà a trasferire in digitale ii tuoi processi manuali. Successivamente potrai modificarli, ma assicurati che tutte le persone coinvolte abbiano esaminato i miglioramenti suggeriti. Un avvertimento: quando ottimizzi e modifichi un flusso di lavoro, assicurati di documentare l’attività, così facendo, se si dovessero verificare problemi durante i test, potrai determinare se sono dovuti alle modifiche effettuate.

  3. Una volta che il sistema di gestione dei documenti digitali è stato testato, potresti scoprire nuove opportunità per ottimizzare i tuoi workflow: Valuta i tuoi flussi di lavoro dopo la prima fase di test e cerca modi per eliminare passaggi superflui o riorganizzarli in maniera più efficiente. Verifica sempre con gli utenti finali dopo l'implementazione, potrebbero avere suggerimenti per ulteriori miglioramenti del flusso di lavoro dopo aver utilizzato il sistema per alcuni mesi.

Perché passare a un ufficio senza carta?

La conversione di file in un ambiente digitale tramite un sistema di gestione dei documenti consente di personalizzare l'esperienza dell'utente in base alle proprie esigenze. Queste personalizzazioni in genere includono notifiche e promemoria e-mail o servizi Web che riportano dati esterni rispetto al flusso di lavoro digitale.

L'uso dei flussi di lavoro digitali o Workflow non è esclusivo per uno specifico settore. Sebbene alcuni sistemi di gestione dei documenti siano progettati pensando a servizi medici e sanitari, o a uffici tecnici, o ancora a studi legali, non è necessario utilizzare un sistema specifico del settore. I flussi di lavoro digitali basati su documenti nel settore manifatturiero, sanitario o finanziario utilizzano gli stessi componenti ma possono essere organizzati in modo diverso per soddisfare i requisiti di un processo.

Se sei pronto a sfruttare i flussi di lavoro digitali con una soluzione di gestione dei documenti, fai il primo passo e valuta lo stato dei tuoi processi cartacei esistenti.

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