Workflow di approvazione dei documenti

Il motore di workflow di LogicalDOC guida i documenti attraverso fasi di revisione e approvazione che progetti tu: chi revisiona, cosa succede quando un documento viene rifiutato, quando i revisori ricevono un promemoria e dove finisce il documento approvato. Ogni evento viene registrato nella cronologia del workflow.

Il workflow è disponibile in LogicalDOC Enterprise e LogicalDOC Cloud.

Prova la demo interattivaGuarda il videoPrenota una demo del workflow

Come funziona un workflow di approvazione in LogicalDOC

Ecco un tipico processo di approvazione dei contratti, creato con il designer dei workflow via web. Lo stesso schema vale per fatture, ordini di acquisto, procedure di qualità, disegni tecnici e documenti del personale.

 

Esempio di automazione: cosa succede quando un contratto viene approvato

 

Quando il workflow raggiunge lo stato finale Approved, LogicalDOC esegue lo script collegato. Gli script si scrivono in Apache Velocity e possono usare strumenti come DocTool e MailTool. Per ogni documento del workflow, questo script:

1. registra l'approvazione nel log dell'applicazione;
2. sposta il contratto nella cartella /Contracts/Approved;
3. invia il contratto approvato via email al team Contratti.

Così com'è scritto, lo script invia un'email per ogni documento. Con una piccola modifica al ciclo si possono inviare tutti i documenti in un unico messaggio.

Lo script

## Contract Approval Workflow
## Automation executed when a contract is approved.
##
## Actions:
## 1. Log the approval.
## 2. Move the contract to the Approved folder.
## 3. Email the approved contract to the Contracts team.

#set($recipient = "contracts@example.com")
#set($subject = "Contract Approved - LogicalDOC")
#set($message = "Hello,<br/><br/>A contract has been approved through the LogicalDOC workflow.<br/><br/>Please find the approved document attached.<br/><br/>Best regards,<br/>LogicalDOC Workflow Automation")

#foreach($doc in $documents)

  ## Log the approved contract
  $log.info("Contract approved - Document: $doc.title (ID: $doc.id)")

  ## Move the contract to the Approved folder
  $DocTool.move($doc, '/Default/Contracts/Approved', '_system')

  ## Send the approved contract by email
  $MailTool.sendDocument($doc, null, $recipient, $subject, $message)

#end

Prova la demo interattiva: approvazioni e annotazioni nel workflow

Segui passo passo un'approvazione completa in LogicalDOC, con i tuoi tempi e senza registrazione: dalla scelta del workflow all'approvazione del documento, fino alle annotazioni per chi lo leggerà in futuro.

Guarda il video passo passo

Preferisci un video? La stessa approvazione in 4 minuti, con un capitolo per ogni fase. Il video è in inglese.

Il workflow in azione

 

Designer dei workflow. Il processo di approvazione dei contratti descritto sopra, così come appare nel designer: task, transizioni con nome e il ciclo che riporta i contratti rifiutati alla Revision.

 

Avvio di un workflow. Seleziona uno o più documenti, clicca Start workflow e scegli il processo. Puoi anche assegnare all'istanza un tag e un colore.

 

Candidati del task. Il task Reviewer assignment viene proposto a tutto il gruppo Legal: ogni membro riceve una notifica, e il primo che lo prende in carico si occupa della revisione.

 

Nota obbligatoria. Il task Rejection torna a chi ha avviato il workflow, e l'opzione Require note at completion fa sì che i motivi vengano messi per iscritto prima che il processo prosegua.

 

Scadenza e promemoria. Un giorno per completare la revisione, poi un promemoria ogni due ore. Uno script opzionale può partire non appena il task è scaduto.

 

Cronologia del workflow. Ogni evento dell'istanza viene registrato con task, data, ora e utente, e l'elenco si può esportare o stampare.

Funzionalità del workflow

Perché usare il workflow per le approvazioni

Domande frequenti

• Un workflow può partire in automatico quando si aggiunge un documento?
   

  Sì. Un trigger su una cartella collega un modello di documento a un workflow: quando in quella cartella si verifica l'evento indicato, il workflow parte per i documenti corrispondenti. I trigger si possono applicare anche a tutte le sottocartelle.

• Posso assegnare un task a un gruppo invece che a una sola persona?
   

  Sì. Tutti i membri del gruppo ricevono una notifica, e il primo che prende in carico il task se ne occupa. I revisori si possono ricavare anche da un attributo di tipo Utente del documento stesso.

• Più persone possono approvare lo stesso documento in parallelo?
   

  Sì. Un Fork avvia task di approvazione in parallelo e un Join attende che siano tutti completati. Il workflow di esempio Multi Approval mostra un processo in cui basta un solo rifiuto per chiudere il workflow.

• Cosa succede quando un documento viene rifiutato?
   

  Il workflow segue la transizione che hai previsto per il rifiuto, di solito di nuovo verso l'autore con un task di revisione. Puoi rendere obbligatoria una nota prima di completare il task, e il file corretto viene salvato come nuova versione.

• Serve saper programmare per creare un workflow?
   

  No. I workflow si disegnano nel designer grafico. Gli script di automazione e di validazione sono facoltativi, per passaggi come spostare documenti o verificare una condizione prima di completare un task.

• Il workflow è disponibile nella Community Edition?
   

  No. Il workflow fa parte di LogicalDOC Enterprise e LogicalDOC Cloud.