Ogni azienda vuole che i propri file siano facilmente accessibili. La gestione dei documenti organizza file e documenti aziendali in modo da poter essere rintracciati in qualsiasi momento, ovunque e da qualsiasi membro del team di vendita o di marketing. La capacità di tracciare documenti commerciali e di marketing non è solo un sogno, è qualcosa che può essere fatto!

È chiaro che nelle aziende che vogliono generare contatti e chiudere vendite, il marketing e il personale di vendita si basano fortemente sulla documentazione appropriata. Di conseguenza, è fondamentale che questi documenti altamente sensibili siano ben conservati e sempre accessibili ai membri dei diversi team.

Tuttavia, rendere accessibili questi documenti vitali non è così semplice come si potrebbe pensare. I team di vendita e il personale hanno una vasta gamma di documenti, tra cui proposte, prodotti collaterali e fogli ROI, a loro disposizione. Non è sempre possibile avere a portata di mano le informazioni vitali per il progetto per esaminare il contenuto. Con tanti documenti a disposizione, come possono gli utenti assicurarsi che il loro contenuti siano stati adeguatamente verificati e aggiornati?

I team di vendita e di marketing possono avere un controllo migliore implementando una strategia di gestione dei documenti. Gli strumenti di gestione dei documenti in cloud consentono alle squadre di accedere, memorizzare e organizzare i file. Vuoi iniziare a gestire i tuoi documenti di vendita e di marketing? Leggi i suggerimenti efficaci qui di seguito.

Organizzazione Efficace dei Documenti Aziendali

Con numerosi documenti, come fanno le aziende a organizzare i propri contenuti in modo efficace e ordinato? Le cartelle condivise non costituiscono una soluzione efficace poiché non consentono di gestire più versioni o di accedere ai contenuti e ai file più rapidamente di quanto necessario. Infatti, alcuni rapporti hanno rivelato che utilizzando le cartelle condivise, il 50% del prezioso tempo di lavoro viene sprecato alla ricerca di un documento.

Allo stesso modo, si desidera adottare un approccio flessibile e facile. Le squadre di vendita e di marketing lanciano costantemente nuove campagne, aggiungendo clienti ed espandendosi in nuove località. Pertanto, è necessario essere in grado di adattare il modo in cui organizzare regolarmente i contenuti. Inserire semplicemente i file in una cartella significa ridurre la capacità di individuare questi documenti in un secondo momento quando è necessario richiamarli per scopi di riferimento.

Uno dei modi più efficaci per gestire i documenti aziendali è utilizzare metadati per strutturare i file. Dai un'occhiata al metodo che utilizzi per memorizzare i documenti aziendali online. Avviene in base all'ubicazione del business, all’offerta del prodotto, al contatto, alla funzione (vendita, marketing), al cliente (cliente A, partner B) o alla scadenza? La struttura d’implementazione può aiutarti a trovare il modo migliore per organizzare in modo efficace i tuoi documenti e ti motiverà a trovare l'approccio migliore. Una volta individuato il metodo che funziona meglio per le tue esigenze, assicurati che i nuovi documenti aggiunti vengano etichettati in modo appropriato, rendendo il recupero futuro un processo indolore che consente di risparmiare tempo, stress e risorse.

Utilizza Strumenti Social come Sorgente di Contenuto

Nel marketing e nelle vendite, non è sempre facile sapere come soddisfare le esigenze di tutti, soprattutto quando sono tutti alla ricerca di qualcosa di diverso. Un venditore potrebbe avere bisogno di una proposta comprovata. Un membro del team di servizio può richiedere un modello di contratto. Una figura di marketing può avere bisogno di prove che un accordo contrattuale sia in atto. Tuttavia, se non si è a conoscenza dell'esistenza di un documento, è impossibile sfruttarlo. Questo è dove gli strumenti di social media entrano in gioco.

Le tendenze sulle reti di social media possono aiutare le squadre di vendita. Cercare una tattica che ti permette di misurare i documenti impiegati e consigliati. Proprio come su Twitter, Instagram, Facebook e LinkedIn, i contenuti suggeriti dovrebbero essere considerati. Ciò aiuta i dipendenti a sapere cosa prendere in considerazione in base all'esperienza e alle opinioni dei loro colleghi.

Il Lavoro di Squadra è Importante!

Sviluppare il materiale di marketing e pubblicitario necessita di lavoro di squadra, coinvolgimento e collaborazione. Questo può essere un processo difficile quando una serie di documenti si muovono avanti e indietro tra i diversi team. Quindi, come ci si assicura che i collaboratori siano in grado di lavorare in modo efficace?

Gli strumenti social svolgono un ruolo enorme. Con il sistema di gestione documentale LogicalDOC i tuoi collaboratori saranno in grado di essere sempre aggiornati sulle modifiche effettuate ai documenti di loro interesse e potranno suggerire le loro inserendo delle note allegate al documento.

Gestione del Processo di Approvazione

Creare un flusso di lavoro aiuta a creare la consapevolezza

Un elemento fondamentale per la produzione di grandi materiali di marketing e vendita è quello di garantire che la collaborazione si traduca in un documento approvato. Una grande proposta è inutile se non ha un sostegno giuridico atteso. Individua chi ha il “potere” di convalidare l'attività all’interno del tuo team. Fino a quando non puoi convertire i tuoi lead in clienti, la tua negoziazione non può essere un successo.

Con il DMS LogicalDOC puoi creare flussi di lavoro o Workflow che permettano di coordinare le attività del tuo team. Crea un formato del flusso di lavoro che può essere utilizzato ripetutamente e che sia accessibile ad altri. La creazione di un flusso di lavoro aiuta a creare la consapevolezza, che renderà il marketing e la vendita uno sforzo molto più facile a lungo termine.

Condivisione ed Efficiente Distribuzione dei Documenti

È importante assicurarsi che i documenti e i contenuto appropriati siano disponibili per i giusti collaboratori. Un modo efficace per farlo per i team di marketing e di vendita è quello di rendere visibili i documenti attraverso i diversi strumenti inclusi nel software di gestione documentale LogicalDOC.

Rendere visibili i documenti e utilizzarli in collaborazione con strumenti come un'applicazione CRM, consentirà risultati migliori e più efficienti. Ad esempio, sarà possibile creare una proposta da utilizzare per un particolare cliente, salvarla sul tuo account all'interno del tuo strumento CRM e sincronizzarla con lo il DMS LogicalDOC.

Cosa ti permette di fare?

Il sistema di gestione documentale LogicalDOC consente di disporre facilmente di un documento che è stato appropriatamente verificato dai colleghi, approvato e reso disponibile per l'utente giusto.

Utilizzando queste tecniche per la gestione dei documenti di marketing e vendita, è possibile generare materiali più utili e in grado di essere controllati in modo efficace. Questo darà risultati migliori per i tuoi team di vendita e marketing.

Le aziende necessitano di una efficiente gestione dei documenti per il successo dei negoziati commerciali. L'efficacia di una squadra dipende dal modo in cui vengono seguiti i negoziati e i documenti di contratto sono una componente fondamentale. Utilizzando LogicalDOC come sistema di gestione dei documenti potrai monitorare, modificare e condividere i documenti in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.

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