L'importanza di gestire correttamente i file multimediali

Quando sul finire degli anni Novanta quasi tutte le medie e grandi aziende hanno iniziato a intraprendere il percorso di digitalizzazione dei propri documenti si trattava per la maggior parte di prodotti testuali. Una grandissima mole di documenti cartacei contenenti quasi esclusivamente testo scritto e la funzione principale di un DMS era quella di convertire gli archivi cartacei in archivi digitali contenenti file di testo. Col passare degli anni e con la possibilità di creare prodotti digitali più avanzati, il concetto di “documento” è cambiato profondamente. Non si tratta più   di file di testo, report o PDF, ma una parte rilevante delle informazioni aziendali è contenuta in contenuti multimediali: foto, video, audio, presentazioni multimediali, registrazioni on line. Alcuni settori in particolare, come ad esempio il marketing, la formazione, l’assistenza tecnica, il design e molti altri hanno conosciuto una crescita esponenziale dei contenuti multimediali, che non rappresentano elementi accessori ma sono spesso la parte principale patrimonio di informazioni aziendali e spesso costituiscono la forma più efficace per catturare processi, attività operative e decisioni strategiche.
È per questo che un Document Management System deve essere una piattaforma in grado di gestire in modo nativo e strutturato anche i contenuti multimediali. La loro corretta gestione garantisce continuità informativa, tracciabilità e soprattutto la possibilità di sfruttare appieno il patrimonio informativo dell’azienda.

Supporto nativo per i formati multimediali

 È importante che un DMS sia in grado di caricare, archiviare, visualizzare, indicizzare e gestire correttamente un’ampia varietà di tipologie di file, senza bisogno di software esterni o conversioni manuali. Un DMS dotato dotato di supporto nativo a formati multipli è in grado di riconoscere automaticamente il tipo di file caricato e può generare anteprima e miniature senca necessità di scaricare l’intero file. Inoltre, permette l’indicizzazione del contenuto multimediale e preserva le caratteristiche originali del file (risoluzione, dimensioni, codec, metadati tecnici).
LogicalDOC supporta una grande varietà di file: MP4, MOV, AVI, WMV, MKV, WEBM (video); WAV, MP3, AAC, M4A (audio); DWG, DWF, DXF (Cad); PNG, JPG, TIFF, SVG, JFIF, WEBP, HEIC, DCM, DICOM (immagini).  In questo modo l’utente non deve preoccuparsi della compatibilità, perché LogicalDOC “comprende” il contenuto e lo rende immediatamente disponibile e organizzato.

Ottimizzare le prestazioni nella gestione dei file multimediali

La gestione dei file multimediali richiede alcune attenzioni particolari. Le dimensioni di questi file, se non gestite correttamente potrebbero causare rallentamenti del sistema e cali di prestazione. Video in alta risoluzione, immagini RAW o file audio complessi possono infatti occupare spazio significativo e rallentare le operazioni di caricamento, trasferimento e consultazione. Per questo un DMS moderno deve integrare meccanismi intelligenti come la generazione di anteprime leggere, lo streaming progressivo dei video, la compressione automatica quando appropriato e l’utilizzo di storage scalabili, ad esempio basati su object storage o cloud ibridi. Queste tecnologie consentono agli utenti di visualizzare rapidamente i contenuti senza gravare sulla rete e permettono al sistema di mantenere alte le performance anche in scenari con grandi volumi di dati.
In questo modo i file possono essere trattati correttamente e seguire gli stessi processi documentali riservati ai contenuti tradizionali. Workflow di approvazione, controlli di qualità, passaggi di revisione devono poter essere applicati anche a foto, video e registrazioni audio.

LogicalDOC garantisce la perfetta combinazione tra performance ottimizzate e governance strutturata per rendere i contenuti multimediali realmente integrati nel ciclo documentale, evitando dispersioni, errori e duplicazioni.  Inoltre, LogicalDOC ha sviluppato soluzioni in clustering per massimizzare le prestazioni anche in situazioni di grande stress per l’installazione.

L’utilità di una gestione corretta dei file multimediali

In molti ambiti i contenuti multimediali rappresentano la maggior parte dei documenti prodotti e diversi settori fondano la propria attività operativa quasi esclusivamente su di essi.
Nell’assistenza clienti, registrazioni audio e video tutorial costituiscono la base del supporto tecnico. Nel settore tecnico e industriale, foto di sopralluoghi, ispezioni e verifiche sul campo sono essenziali per documentare interventi e conformità. Marketing e comunicazione lavorano quasi esclusivamente con immagini, video promozionali e contenuti grafici. Anche la formazione si affida sempre più a webinar, registrazioni e materiali audiovisivi. Per questo motivo una gestione corretta dei file multimediali rappresenta una risorsa preziosa e ormai indispensabile per le aziende.
LogicalDOC ha sviluppato un sistema per gestire nel miglior modo possibile questi tipi di contenuti, sfruttando al meglio anche l’integrazione con altri strumenti esterni. Facilita l’importazione e l’esportazione dei file (ad esempio con l’integrazione con Google Drive e Dropbox), e ha disposizione un raffinato sistema API per automatizzare l’acquisizione multimediale da app mobile o sistemi IoT. All’interno di LogicalDOC sono disponibili API webservice REST e SOAP per l'integrazione con sistemi esterni oltre al supporto per i protocolli WebDAV e CMIS.

Conclusione 

La capacità di un DMS di gestire in modo efficace i file multimediali è un requisito essenziale per valorizzare l’intero patrimonio informativo aziendale. Le organizzazioni che centralizzano immagini, video, audio e contenuti visivi ottengono processi più rapidi, una collaborazione più fluida e una governance più solida. Si riducono tempi di ricerca, duplicazioni e dispersioni, mentre aumenta il controllo su sicurezza e versioni. Inoltre, un archivio multimediale ben strutturato diventa la base ideale per applicare tecnologie di Intelligenza Artificiale, accelerando automazioni e analisi. LogicalDOC dispone della possibilità di personalizzare i modelli IA al suo interno per profilare la strategia più adatta ad ogni azienda. Investire in un DMS con queste funzioni significa quindi investire in efficienza, qualità e innovazione continua.