Raccogliere: La Genesi della Gestione dei Documenti

LogicalDOC è una soluzione di gestione documentale progettata per semplificare la raccolta e l'organizzazione delle informazioni aziendali. Uno dei principali vantaggi di LogicalDOC è la sua capacità di centralizzare e classificare i documenti in modo efficiente. Utilizzando un sistema di archiviazione elettronica, gli utenti possono facilmente caricare, indicizzare e catalogare documenti di varia natura, rendendoli rapidamente accessibili e ricercabili tramite parole chiave, tag e metadati. Questo processo non solo riduce il tempo impiegato nella ricerca delle informazioni, ma migliora anche la sicurezza e l'integrità dei dati, proteggendoli da accessi non autorizzati e perdite accidentali.

• Caricamento massivo : consente di caricare grandi quantità di documenti in una volta sola, riducendo notevolmente i tempi necessari per l'archiviazione iniziale.
• Indicizzazione automatica : assegna automaticamente metadati e tag ai documenti caricati, semplificandone la categorizzazione e la ricerca in futuro.
• Ricerca avanzata : consente di trovare rapidamente documenti utilizzando parole chiave, tag, filtri e operatori booleani, migliorando l'efficienza nel recupero delle informazioni.
• Gestione dei Metadati: consente di personalizzare e gestire i metadati per ogni tipologia di documento, migliorandone l'organizzazione e la disponibilità.
• Controllo degli accessi: offre livelli differenziati di sicurezza per proteggere i documenti sensibili, definendo chi può visualizzare, modificare o eliminare ciascun documento.
• OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) : trasforma i documenti scansionati in testo ricercabile, aumentando l'accessibilità delle informazioni.
• Importazione e-mail: consente di archiviare automaticamente le e-mail e i relativi allegati nel sistema di gestione dei documenti.
• Archiviazione a lungo termine: supporta l'archiviazione conforme alle normative, garantendo l'archiviazione sicura dei documenti per periodi prolungati.
• Supporto di più formati : gestisce vari formati di file, inclusi PDF, Word, Excel, immagini e video.
• Categorizzazione gerarchica: consente di organizzare i documenti in strutture gerarchiche per una navigazione intuitiva.
• Backup automatico: esegue backup periodici dei documenti per garantirne la sicurezza e l'integrità.
• Migrazione dei dati : facilita la migrazione dei documenti da altri sistemi di gestione dei documenti a LogicalDOC.
• Interfaccia utente intuitiva: offre un'interfaccia user-friendly che rende il sistema semplice da usare anche per utenti non esperti.
• Gestione delle autorizzazione basata sui ruoli: consente di assegnare autorizzazioni specifiche in base ai ruoli all'interno dell'organizzazione.

Condividere: Facilita il lavoro di squadra

Un'altra caratteristica chiave di LogicalDOC è la sua capacità di promuovere la collaborazione tra i membri di un'organizzazione. La piattaforma offre strumenti integrati per il controllo delle versioni dei documenti, che consentono di tenere traccia e gestire le modifiche apportate dai diversi utenti. Ciò garantisce che tutti stiano lavorando sulla versione più aggiornata di un documento, eliminando confusione e migliorando la coerenza. Inoltre, LogicalDOC supporta la condivisione di documenti sia internamente che esternamente, consentendo la cooperazione con partner e clienti. Le funzionalità di commento e annotazione consentono un feedback immediato e costruttivo, rendendo il flusso di lavoro più dinamico ed efficiente.

• Controllo delle versioni automatico : tiene traccia delle modifiche ai documenti e conserva un registro delle versioni precedenti, consentendoti di ripristinare le versioni precedenti, se necessario.
• Collaborazione in tempo reale : consente a più utenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, riducendo i tempi di revisione e approvazione.
• Condivisione sicura : consente la condivisione di documenti con utenti interni ed esterni con autorizzazioni controllate, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle informazioni.
• Commenti and Annotazioni: offre strumenti per aggiungere note e commenti direttamente ai documenti, facilitando il feedback e la comunicazione tra i team.
• Notifiche : invia avvisi automatici per aggiornamenti e modifiche ai documenti condivisi, mantenendo tutti gli utenti informati in tempo reale.
• Flussi di lavoro personalizzati : consente di creare flussi di lavoro personalizzati per gestire i processi di approvazione e revisione dei documenti.
• Integrazione con strumenti di comunicazione : si integra con e-mail, chat e altri strumenti di comunicazione per migliorare la collaborazione.
• Accesso Remoto : offre accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, semplificando il lavoro remoto.
• Calendari condivisi: consente la pianificazione e la gestione delle scadenze dei documenti.
• Task Management : consente di assegnare e tenere traccia delle attività relative ai documenti.
• Cronologia delle attività : traccia tutte le attività eseguite sui documenti, fornendo una traccia di controllo completa.
• Collaborazione estesa : supporta la collaborazione con utenti esterni attraverso portali dedicati e controlli di accesso dettagliati.
• Single Sign -On (SSO) : facilita l'accesso sicuro alla piattaforma tramite credenziali univoche.
• Integrazione con strumenti di gestione dei progetti : si integra con il software di gestione dei progetti per migliorare il coordinamento tra i team.
• Supporto multilingue : consente la collaborazione in più lingue, supportando team internazionali.