Raccogliere: La Genesi della Gestione dei Documenti
LogicalDOC è una soluzione di gestione documentale progettata per semplificare la raccolta e l'organizzazione delle informazioni aziendali. Uno dei principali vantaggi di LogicalDOC è la sua capacità di centralizzare e classificare i documenti in modo efficiente. Utilizzando un sistema di archiviazione elettronica, gli utenti possono facilmente caricare, indicizzare e catalogare documenti di varia natura, rendendoli rapidamente accessibili e ricercabili tramite parole chiave, tag e metadati. Questo processo non solo riduce il tempo impiegato nella ricerca delle informazioni, ma migliora anche la sicurezza e l'integrità dei dati, proteggendoli da accessi non autorizzati e perdite accidentali.
LogicalDOC semplifica la raccolta, l'organizzazione e la sicurezza dei documenti attraverso:
- Caricamento massivo: consente di caricare grandi quantità di documenti in una volta sola, riducendo notevolmente i tempi necessari per l'archiviazione iniziale (Importazione da Cartelle, Hot Folders, Drop Spot, web-services API).
- Indicizzazione automatica: assegna automatically metadati e tag ai documenti caricati, semplificandone la categorizzazione e la ricerca in futuro (Indicizzazione Full-text Multilingua, Metadati e Classi Documentali, Denominazione e Cartella Automatici, OCR Zonale - Cattura dei Metadati, Codici a Barre Zonali - Cattura dei Metadati, Kofax - Estrazione Metadati).
- Ricerca avanzata: consente di trovare rapidamente documenti utilizzando parole chiave, tag, filtri e operatori booleani, migliorando l'efficienza nel recupero delle informazioni (Ricerca Documenti).
- Gestione dei Metadati: consente di personalizzare e gestire i metadati per ogni tipologia di documento, migliorandone l'organizzazione e la disponibilità (Metadati e Classi Documentali).
- Controllo degli accessi: offre livelli differenziati di sicurezza per proteggere i documenti sensibili, definendo chi può visualizzare, modificare o eliminare ciascun documento (Autenticazione a Due Fattori, Single Sign-on).
- OCR (riconoscimento ottico dei caratteri): trasforma i documenti scansionati in testo ricercabile, aumentando l'accessibilità delle informazioni (OCR - Riconoscimento Ottico Caratteri, OCR Zonale - Cattura dei Metadati, Riconoscimento Codici a Barre).
- Importazione e-mail: consente di archiviare automaticamente le e-mail e i relativi allegati nel sistema di gestione dei documenti (Importazione da Caselle E-Mail).
- Archiviazione a lungo termine: supporta l'archiviazione conforme alle normative, garantendo l'archiviazione sicura dei documenti per periodi prolungati (Archiviazione, Politiche di Ritenzione).
- Supporto di più formati: gestisce vari formati di file, inclusi PDF, Word, Excel, CAD, immagini e video (Anteprima Immagini DICOM).
- Categorizzazione gerarchica: consente di organizzare i documenti in strutture gerarchiche per una navigazione intuitiva.
- Backup automatico: esegue backup periodici dei documenti per garantirne la sicurezza e l'integrità (Backup).
- Migrazione dei dati: facilita la migrazione dei documenti da altri sistemi di gestione dei documenti a LogicalDOC (Importazione da Cartelle, web-services API, Archivi di Import / Export).
- Interfaccia utente intuitiva: offre un'interfaccia user-friendly che rende il sistema semplice da usare anche per utenti non esperti (Interfaccia Multilingua).
- Gestione delle autorizzazione basata sui ruoli: consente di assegnare autorizzazioni specifiche in base ai ruoli all'interno dell'organizzazione.
Condividere: Facilita il lavoro di squadra
Un'altra caratteristica chiave di LogicalDOC è la sua capacità di promuovere la collaborazione tra i membri di un'organizzazione. La piattaforma offre strumenti integrati per il controllo delle versioni dei documenti, che consentono di tenere traccia e gestire le modifiche apportate dai diversi utenti. Ciò garantisce che tutti stiano lavorando sulla versione più aggiornata di un documento, eliminando confusione e migliorando la coerenza. Inoltre, LogicalDOC supporta la condivisione di documenti sia internamente che esternamente, consentendo la cooperazione con partner e clienti. Le funzionalità di commento e annotazione consentono un feedback immediato e costruttivo, rendendo il flusso di lavoro più dinamico ed efficiente.
Migliora il lavoro di squadra con:
- Controllo delle versioni automatico: tiene traccia delle modifiche ai documenti e conserva un registro delle versioni precedenti, consentendoti di ripristinare le versioni precedenti, se necessario (Controllo di Versione, Check-in e Check-out).
- Collaborazione in tempo reale: consente a più utenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, riducendo i tempi di revisione e approvazione (Editing Online, OnlyOffice, Google Drive, Zoho Docs, Microsoft Office Add-in).
- Condivisione sicura: consente la condivisione di documenti con utenti interni ed esterni con autorizzazioni controllate, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle informazioni (Ticket di Visualizzazione, Client di Firma Digitale, DocuSign).
- Commenti and Annotazioni: offre strumenti per aggiungere note e commenti direttamente ai documenti, facilitando il feedback e la comunicazione tra i team (Annotazioni, Valutazione).
- Notifiche: invia avvisi automatici per aggiornamenti e modifiche ai documenti condivisi, mantenendo tutti gli utenti informati in tempo reale (Sottoscrizione agli Eventi, Conferma di Lettura).
- Flussi di lavoro personalizzati: consente di creare flussi di lavoro personalizzati per gestire i processi di approvazione e revisione dei documenti (Workflow).
- Integrazione con strumenti di comunicazione: si integra con e-mail, chat e altri strumenti di comunicazione per migliorare la collaborazione (Microsoft Outlook Add-in, Google Calendar).
- Accesso Remoto: offre accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, semplificando il lavoro remoto (Interfaccia Web, Sync). Nota: sono disponibili anche App native per dispositivi Apple (iOS) e Android.
- Calendari condivisi: consente la pianificazione e la gestione delle scadenze dei documenti (Calendario, Google Calendar).
- Task Management: consente di assegnare e tenere traccia delle attività relative ai documenti (Gestione attività, Workflow).
- Cronologia delle attività: traccia tutte le attività eseguite sui documenti, fornendo una traccia di controllo completa.
- Collaborazione estesa: supporta la collaborazione con utenti esterni attraverso portali dedicati e controlli di accesso dettagliati (WordPress explorer, Joomla explorer, Google Drive, Citrix ShareFile, Dropbox).
- Single Sign -On (SSO): facilita l'accesso sicuro alla piattaforma tramite credenziali univoche (Single Sign-on).
- Integrazione con strumenti di gestione dei progetti: si integra con il software di gestione dei progetti per migliorare il coordinamento tra i team.
- Supporto multilingue: consente la collaborazione in più lingue, supportando team internazionali (Interfaccia Multilingua, Indicizzazione Full-text Multilingua).
Sfruttare la Conoscenza: Trasformare i Dati in Valore
La vera forza di LogicalDOC risiede nella sua capacità di aiutare le aziende a trarre vantaggio dalle informazioni raccolte e gestite. Integrando strumenti di analisi e reporting, la piattaforma consente alle organizzazioni di estrarre informazioni preziose dai dati dei propri documenti. Queste funzionalità consentono di monitorare l'utilizzo dei documenti, identificare le tendenze e ottimizzare i processi aziendali. Inoltre, grazie alla capacità di integrarsi con altri sistemi aziendali come ERP e CRM, LogicalDOC facilita una gestione più olistica delle informazioni, trasformando i dati statici in risorse strategiche. In definitiva, LogicalDOC non solo aiuta le aziende a gestire meglio i propri documenti, ma sfrutta anche il valore intrinseco delle informazioni per ottenere un vantaggio competitivo.
Trasforma i documenti in risorse strategiche con:
- Reporting Avanzato: genera report dettagliati sull'utilizzo dei documenti e sull'attività degli utenti, fornendo informazioni preziose per migliorare i processi aziendali (Rapporti Personalizzati, Rapporto sui Duplicati).
- Analisi dei Dati: fornisce strumenti per analizzare le tendenze e le prestazioni dei documenti, aiutando le aziende a prendere decisioni informate.
- Integrazione con ERP e CRM: si integra facilmente con altri sistemi aziendali per una gestione completa delle informazioni, eliminando i silos di dati (API webservice, FTP / FTPS).
- Automazione dei Processi: automatizza i flussi di lavoro e i processi aziendali per aumentare l'efficienza e ridurre gli errori manuali (Workflow, Azioni Personalizzate, Denominazione e Cartella Automatici, Protocollo Configurabile, Gestione Formulari, Formulari Web).
- Dashboard personalizzabili: offre visualizzazioni personalizzabili per monitorare metriche e KPI rilevanti, consentendo una gestione più mirata e strategica (Rapporti Personalizzati).
- Accesso tramite API: consente di integrare LogicalDOC con altre applicazioni aziendali tramite API, espandendo le capacità del sistema (web-services API).
- Gestione dei diritti digitali (DRM): protegge i documenti dall'uso non autorizzato e ne monitora l'utilizzo (Timbri - Digital Watermarking).
- Scalabilità: adattare le proprie capacità alle esigenze dell'azienda, supportando la crescita e l'espansione del business (Clustering, Tenant Multipli, Volumi Multipli).
- Machine Learning: utilizza algoritmi di machine learning per migliorare l'organizzazione e la ricerca dei documenti (ChatGPT).
- Analisi Predittiva: prevede le esigenze future sulla base dei dati storici, ottimizzando la gestione delle risorse documentali.
- Monitoraggio dell'utilizzo: monitora l'utilizzo dei documenti per identificare i modelli di accesso e utilizzo, consentendoti di ottimizzare le risorse.
- BI (Business Intelligence) Integration: si integra con gli strumenti BI per fornire visualizzazioni avanzate e analisi approfondite.
- Ottimizzazione dei Costi: analizzare i dati per identificare opportunità per ridurre i costi e migliorare l'efficienza operativa (Calcolo del Risparmio).
- Supporto decisionale: fornisce dati e analisi per supportare la pianificazione strategica e le decisioni aziendali (Rapporti Personalizzati).
- Elaborazione Batch di documenti: consente l'elaborazione simultanea di grandi quantità di documenti per l'analisi e il reporting (Azioni Personalizzate, Divisione dei PDF).
- Gestione della Conformità: monitorare e garantire la conformità alle normative legali e aziendali (Politiche di Ritenzione, Archiviazione, Conferma di Lettura).
Conclusione
LogicalDOC offre una soluzione di gestione documentale potente, scalabile e sicura che aiuta le aziende a raccogliere, condividere e sfruttare efficacemente le conoscenze. Integrando intelligenza artificiale, automazione e analisi approfondite, trasforma i dati non strutturati in informazioni fruibili, promuovendo efficienza e vantaggio competitivo.
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