Software di Knowledge Management

La produzione di una base di conoscenza gioca un ruolo fondamentale nel determinare il valore dello sviluppo organizzativo. La nostra soluzione di knowledge management gestisce le problematiche critiche, consentendo alla vostra azienda di essere all'avanguardia nell'affrontare i cambiamenti sempre più periodici del contesto aziendale. Questo è essenziale per coprire le procedure organizzative che richiedono interazioni accessibili e sicure tra le capacità di elaborazione delle informazioni e dei dati e le capacità innovative dei dipendenti nelle tecnologie informatiche. Una gestione efficace della conoscenza (knowledge management) implica l'acquisizione sia della conoscenza tacita che di quella esplicita dei membri del team, garantendo l'intelligenza e la continuità organizzativa.

Porre Fine al Caos delle Informazioni

Gran parte delle informazioni aziendali avviene in un formato dati privo di forma

Di conseguenza, molti professionisti dedicano molto tempo alla ricerca delle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro e ad approfondire argomenti specifici. Per mantenere la competitività della tua azienda, è fondamentale essere efficiente e riuscire a recuperare e condividere le informazioni rapidamente. LogicalDOC, come sistema di gestione documentale, migliorerà il reperimento delle informazioni nella tua organizzazione indicizzando e proteggendo i contenuti necessari. Queste funzionalità chiave ti aiuteranno a risparmiare tempo prezioso nella ricerca delle risorse e nella rigenerazione delle conoscenze.

Acquisisci la capacità di considerare tutte le informazioni correlate e rilevanti e di prendere decisioni più rapidamente. Utilizzando strumenti di gestione della conoscenza come LogicalDOC, aumenterai notevolmente la produttività dei tuoi nuovi dipendenti, poiché non dovranno più cercare file su unità condivise o in archivi. La soddisfazione sia dei tuoi clienti che dei tuoi dipendenti aumenterà e la tua azienda otterrà un vantaggio competitivo, grazie a un sistema self-service innovativo che contribuisce a migliorare il servizio clienti e l'esperienza complessiva del cliente.

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Crea un Archivio di Conoscenza

Archivio centrale – Come suggerisce il nome, la conoscenza è organizzata in aree di lavoro, documenti e cartelle categorizzate e strutturate. Accedi facilmente a qualsiasi informazione aziendale archiviata nell'archivio centrale.

Il software di knowledge management si occupa di condividere e archiviare la conoscenza collettiva accumulata, inclusi diversi tipi di conoscenza come la conoscenza tacita, quella esplicita e quella procedurale. Tratta la conoscenza come una risorsa vitale e un fattore chiave del capitale intellettuale e consente ai professionisti delle risorse umane di influenzare la gestione del personale e il coinvolgimento dei membri del team.

Gestione del Ciclo Vitale della Conoscenza

Controllo di Versione e di Revisione

Il controllo delle versioni tiene traccia di chi ha modificato quale documento e quando, e consente di ripristinare una versione precedente se necessario. Una nuova versione viene creata quando un utente modifica i metadati o quando il contenuto di un documento viene modificato.

Registro degli Accessi

LogicalDOC possiede una funzione di tracciabilità completa che registra le azioni eseguite dai documenti, come visualizzazione, invio tramite e-mail, estrazione, download ed eliminazione. Ciò consente di ricostruire l'esatta sequenza degli eventi di un documento o di una cartella.

Approvazione dei Documenti

I workflow di approvazione offrono un modo semplice per automatizzare la modifica, la revisione e l’approvazione dei documenti tra più utenti interni ed esterni. Ciò migliorerà la collaborazione all'interno del vostro gruppo, contribuendo a uno scambio di conoscenze fluido tra i membri del team.

Annotazioni e Commenti

Le annotazioni svolgono un ruolo importante nel processo di condivisione della conoscenza. Sono una parte rilevante del ciclo di feedback e contribuiscono a mantenere la qualità del contenuto e della presentazione di un documento o di un articolo. Questi commenti sono spesso fondamentali per far emergere conoscenze tacite che potrebbero non essere pienamente catturate nella documentazione formale.

Questa struttura considera tutti i processi di gestione delle informazioni di un'organizzazione come processi di conoscenza.

In quest'ottica, i processi aziendali includeranno la diffusione, la creazione, l'applicazione e il rinnovamento delle informazioni per la sopravvivenza e il sostentamento dell'organizzazione. In sostanza, si concentrano sul fare le cose giuste piuttosto che sul fare le cose nel modo giusto. Il principio fondamentale è che ciò che era meglio ieri non può essere dato per scontato come ciò che è meglio oggi o domani. Ciononostante, l'apprendimento a doppio ciclo, il processo di riapprendimento e disapprendimento, è necessario nella progettazione del ciclo di vita della conoscenza organizzativa e, a causa del ritmo rapido dei cambiamenti del futuro, è necessario affinché le aziende prosperino. Per far fronte ai cambiamenti del contesto aziendale, le organizzazioni devono costantemente rivalutare le proprie procedure di gestione aziendale per garantirne l'efficacia continuativa.

Condividere e Riutilizzare la Conoscenza d’Impresa

Con l'aiuto di un software di knowledge management, è possibile trovare rapidamente risposte e informazioni esistenti e riutilizzarne il contenuto in report di progetto, documenti, richieste di preventivo, offerte e tutti gli altri programmi di gestione documentale ricorrenti. Grazie all'architettura cloud di LogicalDOC, sarà possibile condividere documenti tra i membri del team, indipendentemente dalla loro presenza in un'unica sede o in decine di altre sedi.

Eliminare il Tempo di Formazione del Personale

Riduci notevolmente i tempi di formazione del personale utilizzando strumenti di knowledge management e offri ai nuovi dipendenti un approccio all'apprendimento rapido e pratico. Carica i documenti e le procedure della tua azienda, che saranno quindi indicizzati e direttamente consultabili. Puoi assegnare privilegi diversi a utenti diversi. Le informazioni salvate in un sistema di gestione documentale possono essere stampate o esportate in diversi formati. Puoi assegnare questi elementi di conoscenza a una community online o ai dipendenti per scopi di lettura, autoformazione e apprendimento. Questa pratica aiuta ad acquisire sia la conoscenza esplicita che quella tacita, migliorando al contempo i processi di integrazione.

Un sistema di gestione della conoscenza di alto livello aiuta inoltre gli addetti al servizio clienti a trovare risposte e a fornire un supporto clienti rapido ed efficiente, migliorando direttamente l'esperienza del cliente.

Le organizzazioni devono essere consapevoli della competitività per implementare con successo un sistema di knowledge management. LogicalDOC fornisce una piattaforma software (anche open source) che integra le best practice di un'organizzazione strutturata con le azioni svolte dai membri del suo team in base a criteri predefiniti. Permette alle aziende di bilanciare, verificare e rinnovare le proprie pratiche separando e collegando le attività eseguite dal personale. È qui che entrano in gioco intelletto, organizzazione, innovazione e creatività. Sostituendo i tradizionali processi di condivisione della conoscenza che coincidono con il ciclo di vita e i modelli di un'azienda, come la formazione di sistema, il benessere, le prestazioni e l'efficacia di tutti i dipendenti saranno migliorati ed essi potranno imparare di più.