Affascinato dall'idea di un ufficio senza carta?

Con la gestione dei documenti LogicalDOC è possibile sostituire i documenti cartacei con la loro controparte elettronica, ottenendo un vantaggio competitivo derivante da una gestione più efficiente del vostro business, una più efficace protezione dei dati, una maggiore collaborazione e razionalizzazione delle operazioni.

Un sistema di gestione dei documenti, noto anche come sistema di gestione dei contenuti, generalmente può fornire archiviazione, controllo di versione, gestione dei metadati, sicurezza, così come le possibilità di indicizzazione e recupero.

La nostra soluzione è molto efficace per qualsiasi tipo di attività in quanto può aiutare in vari modi:

Maggiore sicurezza dei dati. Un DMS può garantirvi che il controllo degli accessi e l'accesso privilegiato ai vostri dati aziendali restino sotto controllo. Questo è possibile poiché ogni operazione di accesso a qualsiasi documento viene registrata. I file memorizzati e le e-mail possono essere crittografati per aumentare la sicurezza dei dati. Lo spazio è risparmiato dal momento che non sarà necessario impiegare capitale per realizzare un magazzino o un piccolo ufficio per immagazzinare fisicamente i documenti cartacei precedenti.

I costi sono ridotti a partire dal deposito per arrivare ai livelli di distribuzione. La condivisione di file digitali o il loro accesso tramite lo stesso mezzo è decisamente più economico rispetto alla carta, faxare un documento è più costoso, inviare una e-mail costituisce un'alternativa più economica.

Un sistema di Gestione Documentale rafforza le procedure aziendali nei dipendenti in quanto può far sì che tutti seguano i processi di approvazione i quali possono variare di rigidità nel tempo. Questo assicura che l'azienda operi in modo coerente.

A document management system enforces employees to follow company policies in regards to document construction, and can be set up as strict or as flexible as needed. This ensures that the business operates consistently.

Le normative Sox (Sarbanes Oxley) e HIPPA (Health Insurance Portability e Accountability) saranno rispettate con l'aiuto di un DMS.

Scegliere il giusto DMS

Sul mercato ci sono molti sistemi di gestione dei documenti, ognuno con le proprie caratteristiche e peculiarità. Alcuni sistemi sono decisamente complessi e costosi, ma altri sono più semplici, più economici e più adatti per le piccole imprese. Allo stesso tempo, si deve prestare attenzione ai requisiti di prestazioni e hardware. Infatti un software può essere esteticamente molto bello, ma un disastro dal punto di vista delle prestazioni, o potrebbe richiedere una dotazione hardware di rilievo. Questo potrebbe aumentare i costi complessivi della soluzione.

Il recupero dei dati e la protezione dei documenti

I sistemi di gestione dei documenti possono contribuire a salvaguardare i vostri dati fornendo diversi livelli di protezione intorno ai vostri documenti sensibili, e caratteristiche di recupero dati che dipendono dal pacchetto selezionato e dalle opzioni abilitate. Alcune delle politiche di sicurezza disponibili includono la crittografia, tracciati di controllo e protezione con password.

Gestione Documentale hosted SaaS o Cloud based

Con questa opzioni, i documenti sono facilmente reperibili in mobilità. Normalmente è possibile accedere a queste applicazioni attraverso il Web utilizzando un browser standard. Nella maggior parte dei casi gli acquirenti hanno aderito ad un contratto a canone mensile calibrato sul numero di utenti per il noleggio del software.

Opzioni di visualizzazione per i documenti

Con LogicalDOC, potrete facilmente accedere ai vostri documenti, cartelle e altri contenuti multimediali attraverso una migliore interfaccia utente.

L'interfaccia utente interattiva rende più facile per gli utenti comprendere il funzionamento della piattaforma, che consente tra l’altro l’utilizzo di dispositivi mobili per accedere ai documenti e contenuti.

I materiali di marketing ed i nuovi prodotti dei fornitori, possono essere aggiornati all'interno di un percorso specifico da un punto centralizzato, e tutti i membri della società possono ottenere il pieno accesso alle informazioni o ad ogni eventuale problema emergente sulla base dei loro privilegi di accesso e livello di sicurezza.

Localizzare velocemente, ricercare e visualizzare i documenti assieme ai relativi metadati.

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Creazione o Aggiunta di Documenti a LogicalDOC

Oltre ai documenti scansionati, che di solito sono inviati via fax o per posta, ci sono alcuni altri modi in cui i documenti possono essere aggiunti a LogicalDOC. Le persone possono facilmente trascinare e rilasciare i file sulle cartelle situate in LogicalDOCe modificarli con applicazioni di terze parti come gli strumenti di Microsoft Office.

Una delle caratteristiche più importanti è la capacità aggiunta di mettere in sicurezza i documenti creati all'interno di uno specifico gruppo di utenti.

Inoltre, la sicurezza sulle cartelle non è limitati ai soli gruppi, singoli utenti possono essere attivati di volta in volta per l'accesso alle cartelle e ai documenti ivi contenuti.

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