La gestione dei documenti può essere definita come la corretta amministrazione di un documento lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla creazione alla conservazione.

Indipendentemente da come viene creato un documento (cartaceo o digitale), esso contiene dati e informazioni che devono essere ottenuti, conservati e resi disponibili per la consultazione, la condivisione e la conservazione nel tempo.

I dati contenuti possono avere vari significati (contabile amministrativo, legale, commerciale, ecc.). Tuttavia, la loro corretta e organizzata gestione è fondamentale e diventa un processo sempre più strategico all'interno della singola organizzazione aziendale, sia essa una piccola realtà o una media o grande realtà.

La crescente mole di informazioni disponibili deve essere gestita in modo ordinato per consentire una più rapida condivisione salvaguardando anche il contenuto; va inoltre ricordato che è necessario ridurre al minimo il degrado e il pericolo di smarrimento.

Le soluzioni informatiche, in particolare i sistemi di gestione documentale o il software di gestione documentale (DMS), possono essere utilizzate per ottenere risultati in termini di efficienza e ottimizzazione del processo di gestione documentale.

Si tratta di sistemi basati su software che gestiscono e archiviano i documenti in uscita e ricevono, inviano e monitorano procedure e flussi documentali (workflow).

Guarda "Gestione dei documenti: i 10 requisiti fondamentali" su YouTube:

Quali vantaggi della gestione dei documenti risaltano di più?

Ci sono molti vantaggi nella gestione dei documenti; ecco alcuni dei più importanti:

Gestione documentale: alcune statistiche informative

Secondo uno studio IDC condotto in tutta Europa, il numero di documenti prodotti dalle imprese sta gradualmente diminuendo, principalmente a causa dei progressi nei sistemi di gestione dei documenti e delle maggiori attività nel campo della digitalizzazione.

Anche i miglioramenti della sicurezza dei dati (GDPR) sembrano aver contribuito alla crescita dei sistemi di gestione dei documenti poiché la sicurezza dei dati non può essere separata da una gestione dei dati ben organizzata ed efficace.

Secondo un altro studio condotto da Ricoh su 2.550 manager europei, il 55% delle organizzazioni concorda sul fatto che i nuovi standard sulla privacy siano un utile punto di partenza per migliorare i processi interni dell'organizzazione.

Va inoltre considerato che l'adozione di alcune norme in materia di fatturazione elettronica, procedimenti civili e settore sanitario ha favorito l'accelerazione dei processi di digitalizzazione dei documenti; nonostante ciò, il passaggio dal cartaceo al digitale è ancora in corso e non si è ancora concluso nel 2020.

Il mercato globale dei documentari è in rapida espansione: è stato valutato 800 milioni di dollari nel 2017 e dovrebbe raggiungere i 980 milioni di dollari entro la fine del 2023, con un tasso di crescita del 3,6% dal 2019 al 2024. (Global Document Management Software Market Report) .

Ci sono ancora inefficienze da affrontare in molte realtà: secondo uno studio del dicembre 2019 del "Global Intelligent Information Management Benchmark Report", l'83% dei lavoratori intervistati ha avuto difficoltà a trovare un documento disponibile nella propria rete aziendale e ha dovuto ricostruirlo.

Il continuo sviluppo dei sistemi di gestione documentale (72%), la necessità di accedere a una maggiore quantità di contenuti digitali (68%) e le attività di digitalizzazione (59%), sono stati evidenziati come i principali motivi che spingono le imprese a ridurre il volume di carta documenti.

Quali esigenze fondamentali deve soddisfare un moderno sistema di gestione documentale?

Le 10 esigenze essenziali per un moderno sistema di gestione documentale possono essere così riassunte:

Collegamento e integrazione con il sistema gestionale esistente in azienda[/heading]

Conservare e archiviare tutti i documenti

Conservazione dei documenti legalmente accettabile utilizzando mezzi digitali

Distribuzione di documenti tramite canali multimediali

Gestione di ogni eccezione di consegna

Consultazione in tempo reale tramite computer, tablet e smartphone

Controllo delle caselle email (spedizione e ricezione automatica)

Meccanismo di Workflow per i documenti

Accesso tramite interfaccia Web HTML 5

Ampia gamma di opzioni di personalizzazione e integrazione

IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE (DMS)

(Da Wikipedia: Sistema di gestione dei documenti)

“Un sistema di gestione dei documenti (DMS) è solitamente un sistema computerizzato utilizzato per archiviare, condividere, tracciare e gestire file o documenti. Alcuni sistemi includono il tracciamento della cronologia in cui viene registrato un registro delle varie versioni create e modificate da diversi utenti. Il termine ha alcune sovrapposizioni con i concetti di sistemi di gestione dei contenuti.

È spesso visto come un componente dei sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM) e correlato alla gestione delle risorse digitali, all'imaging dei documenti, ai sistemi Workflow e ai sistemi di gestione dei record”.

FLUSSO DI LAVORO DOCUMENTALE E GESTIONE DOCUMENTALE

La vera digitalizzazione degli ultimi tempi riguarda le operazioni complete e i flussi documentali, e quindi si parla di workflow documentale, che integra la tradizionale gestione documentale.

LogicalDOC, al passo con i tempi, è in grado di sviluppare e implementare rapidamente procedure di workflow che contribuiscono al miglioramento dei processi collaborativi e consentono una maggiore efficienza e competitività complessive.

LA SOLUZIONE DI LOGICALDOC

LogicalDOC Enterprise, la piattaforma di gestione documentale nata da 15 anni di esperienza e centinaia di implementazioni, è la soluzione di gestione documentale di LogicalDOC.

Per avere gli elaborati disponibili ovunque, anche in mobilità, firmarli digitalmente, condividerli con altri utenti, modificarli storicizzando le versioni, trasferirli con diverse modalità analogiche e digitali nel rispetto delle esigenze di legge e di mercato.

I documenti digitali vengono mantenuti e resi disponibili per la revisione, lo studio e il trasferimento istantanei.

LOGICALDOC ENTERPRISE È L'AVANGUARDIA NEL SOFTWARE DI GESTIONE DOCUMENTALE

Per tutti i flussi di documenti e le procedure nella nostra suite, funge da "sistema guida".

Un flusso si verifica quando c'è un documento e un processo si verifica quando c'è un flusso.

LogicalDOC si occupa da molti anni del problema di dare risposte digitali a idee astratte. In realtà, il sistema è impostato per facilitare l'amministrazione e la supervisione dei documenti digitali in ogni fase della loro esistenza.

LogicalDOC supporta tutti i moduli specialistici nella continua evoluzione richiesta dalle imprese e dalla legge. Si basa su motori di database ad alte prestazioni scelti dal cliente e dai leader del settore come Microsoft SQL Server e Oracle.

Con l'aiuto di LogicalDOC, si può:

• trasformare i documenti del sistema informativo in documenti elettronici con valore legale e fiscale
• consegnarli automaticamente ai destinatari:
• in forma elettronica via email o Web (compresa la pubblicazione nella parte riservata del sito e la notifica ai destinatari via email e/o SMS)
• l'archiviazione elettronica dei documenti ne garantisce la continuità legale e finanziaria
• archiviare tutti i documenti, siano essi cartacei o digitali
• gestire i più diffusi sistemi di codici a barre ("barcode") per l'indicizzazione automatizzata dei documenti negli archivi elettronici
• fornire agli utenti i permessi per l'accesso agli archivi, restringendoli alle sezioni di loro competenza
• organizzare i documenti archiviati in modo autonomo, comodo, flessibile ed efficiente, grazie alla possibilità di definire a proprio piacimento "contenitori logici" dei dati archiviati (i "volumi virtuali"), nei quali i documenti (o loro sottoinsiemi) sono contenuti in uno o più volumi di archivio fisico possono essere associati; i "volumi virtuali" possono essere organizzati e riorganizzati più volte, successivamente, in qualsiasi momento, secondo le esigenze di archiviazione, lavoro, gestione e visualizzazione o
• accedere agli archivi tramite rete locale, Internet o Intranet per qualsiasi azione da te autorizzata (consultazione, stampa, invio tramite email, archiviazione), non solo da computer ma anche da tablet e smartphone grazie all'interfaccia web HTML 5
• accedere immediatamente ai documenti archiviati con programmi software (per i sistemi più diffusi, come SAP, JD Edwards, AS400, BAAN, ecc.)
• consentire ai clienti di studiare gli elaborati di loro proprietà tramite un apposito portale online, comprensivo di servizio di notifica della pubblicazione di nuovi documenti via email o SMS
• scrivere, trasmettere e monitorare i messaggi e le notifiche in arrivo, nonché modificare dinamicamente lo stato dei documenti archiviati
• archiviazione dei messaggi ricevuti e degli avvisi associati
• archiviare automaticamente le email, sia in entrata che in uscita
• creare e gestire Workflow e procedure

Vuoi saperne di più?

• Cosa è esattamente la gestione dei documenti?

  La gestione documentale è la corretta gestione di un documento durante il suo intero ciclo di vita, dalla creazione alla conservazione. Lo sviluppo di un processo documentale condiviso consente di gestire correttamente i documenti, l'archiviazione, la ricerca, la condivisione, la trasmissione e la conservazione digitale.

• Quali vantaggi offre la gestione dei documenti?
  • minori costi di stampa dei documenti (circa il 90% della carta utilizzata) e spazio di archiviazione
  • un calo complessivo delle spese dovuto alla razionalizzazione e al miglioramento dei processi interni
  • tempi più brevi di ricerca interna e gestione documentale
  • recupero rapido e consegna dei documenti agli uffici interni ed esterni
  • maggiore efficacia
  • maggiore competitività rispetto a imprese mal gestite e di conseguenza inefficienti
  • sicurezza delle informazioni
• Quali opzioni software sono disponibili per la gestione dei documenti?

  È possibile strutturare la tua attività utilizzando soluzioni interne o esternalizzate.
  Ci sono altre opzioni disponibili sul mercato, incluso LogicalDOC.

• Qual è il prezzo di una soluzione di gestione dei documenti?

  LogicalDOC può fornire soluzioni ad hoc ai propri clienti a seconda delle loro esigenze specifiche (richieste standard o personalizzate). Il prezzo può variare a seconda di ciò. In generale, i risparmi generati dal conseguimento dei vantaggi ottenuti dall'implementazione di un sistema di gestione documentale e flusso di lavoro documentale ripagano il costo.

Puoi contattarci senza impegno per avere maggiori informazioni e prenotare una demo online del nostro software di gestione documentale e workflow: verificheremo insieme le tue esigenze e, se lo desideri, svilupperemo per te un'offerta ad hoc.

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La necessità di una soluzione di gestione esisteva molto prima del coronavirus ed è ora parte integrante della transizione di molte aziende al lavoro da remoto. Educare sé stessi e mettere a frutto tali conoscenze utilizzando risorse IT aggiornate è fondamentale.

I preziosi documenti dell'azienda sono protetti da accessi non autorizzati, facilmente ricercabili e facilmente accessibili.

Contratti, dati anagrafici, lettere, file multimediali, basi di conoscenza, post sui social media e materiali d'archivio sono solo alcuni dei documenti che possono essere gestiti.

Qual è l’obiettivo?

Le aziende hanno spesso centinaia di migliaia di file nel loro database. Quando si tratta di gestire le pratiche burocratiche, ogni azienda deve affrontare il problema dell'automazione e della sistematizzazione dei propri processi. Tutto è curato dal sistema DM. Forse l'azienda ha superato la sua attuale struttura o il team di gestione deve implementare nuove procedure e processi per renderla più competitiva.

L'implementazione tempestiva del sistema di gestione dei documenti, o sistema elettronico di gestione dei documenti, aiuta a risolvere tali problemi e fornisce una risorsa preziosa per valutare lo stato di salute di vari processi aziendali. La tua azienda sarà più efficiente se riesci a individuare le inefficienze in anticipo e ad apportare le modifiche necessarie ai metodi e alle procedure di gestione dei documenti.

Puoi spiegare i possibili vantaggi e le differenze?

È possibile mantenere un tono più ufficiale utilizzando un sistema di gestione dei documenti piuttosto che un servizio di scrittura educativa che comunica con te solo tramite e-mail. Se avessi una forza lavoro numerosa, potresti assegnare loro le attività per posta e attendere una risposta, ma si tratta di una gestione scomoda. Inoltre, i server di posta dovrebbero segnalare sempre quando i messaggi sono stati aperti o letti in modo coerente.

Il concetto di flusso di lavoro viene utilizzato nei sistemi EDMS. Questo tipicamente consiste in percorsi che corrono paralleli o in un ordine prestabilito. Un'attività, una data di scadenza e un campo del report possono essere tutti inclusi in un singolo punto.

I solidi sistemi di gestione dei documenti elettronici tengono traccia delle azioni degli utenti sui documenti, come l'apertura di un'attività o l'invio di un rapporto. Tutti i file sull'EDMS aziendale possono essere crittografati per una maggiore sicurezza contro malware e virus.

Lavorare con dati strutturati è possibile utilizzando un EDMS, e ciò rappresenta un altro vantaggio significativo. Ad esempio, un documento fattura può essere facilmente creato compilando un semplice modulo che non richiede alcuna esperienza di codifica.

Funzionalità fondamentali per la gestione dei documenti

La crescita dell'efficienza è garantita da un sistema ben strutturato per la gestione dei documenti elettronici perché permette:

• Inserimento rapido dei dati nel sistema
• Accesso alle informazioni con il minimo sforzo
• Analisi computerizzata di formati analogici e digitali
• Custodia di informazioni sensibili
• Manutenzione dei dati per un'utilità continua
• Evitare la distruzione accidentale dei documenti
• Snellisce la comunicazione telematica con avamposti e collaboratori

I sistemi di gestione dei documenti elettronici sono flessibili e possono essere adattati alle esigenze di qualsiasi organizzazione.

Esistono cinque categorie in cui ricadono gli aspetti più importanti di un sistema di gestione sicura dei documenti:

1. Attribuzione di Metadati. Per facilitare la ricerca e la selezione automatiche delle informazioni, i sistemi di gestione dei documenti elettronici consentono l'aggiunta di identificatori utente, date e altri contrassegni alle strutture informative.
2. I sistemi di gestione dei documenti elettronici (EDMS) vengono utilizzati dalle aziende per digitalizzare e centralizzare i propri documenti cartacei in modo che i dipendenti possano accedervi elettronicamente, collaborare su di essi in tempo reale e utilizzare i dati risultanti per prendere decisioni gestionali migliori.
3. Conversione di documenti cartacei in formato digitale. Il sistema di gestione dei documenti consente la digitalizzazione dei documenti cartacei, il riconoscimento del testo per l'elaborazione automatizzata e l'archiviazione sicura.
4. Supponiamo di disporre di un sistema sicuro per la gestione dei documenti elettronici. In tal caso, puoi organizzare i tuoi file in base a metadati e indici, rendendo molto più facile trovare ciò di cui hai bisogno e portare a termine il lavoro rapidamente.
5. Conservare i documenti in un programma intuitivo e affidabile è preferibile che tenerli in uno schedario chiuso a chiave. Le impostazioni di autorizzazioni, backup e migrazione dei dati sono tutte regolabili. Un investimento in un affidabile programma di gestione dei documenti che aiuta a mantenere tutto al suo posto ripagherà immediatamente.

Snellimento delle pratiche burocratiche e dell'archiviazione elettronica

Pensa alla sfida di coordinare i processi. È una parte essenziale della gestione dell'azienda. Fornendo modelli di documenti e file predefiniti e percorsi definiti dall'utente per la loro elaborazione, il sistema ridurrà notevolmente il tempo necessario per gestire i documenti.

Il sistema di gestione dei documenti sicuro e protetto è sempre semplice e facile da usare per l'utente finale poiché vede solo i suoi compiti e documenti, indipendentemente dalla complessità della logica dei processi che li stanno dietro.

Ecco alcuni esempi di processi di gestione dei documenti e flusso di documenti:

• Registrazione di tutta la posta inviata e ricevuta
• Conversione di documenti cartacei in formato digitale
• Generazione di documenti basata su modelli all'interno del sistema
• Convalida, autenticazione e arruolamento di documenti legali
• Prendere decisioni sui documenti ufficiali
• Facilitare le risoluzioni e assumere il controllo automatizzato delle prestazioni.
• Condivisione di documenti tramite mezzi elettronici
• Archiviazione computerizzata

Lo sviluppo del software viene effettuato seguendo il modello CMMI 3 e i requisiti mondiali di gestione della qualità ISO 9001.

È possibile accedere ai documenti da remoto

Le moderne soluzioni di gestione dei documenti basate su cloud devono fornire l'accesso remoto ai documenti e l'amministrazione dei processi aziendali. Un app mobile su un dispositivo mobile non può avere tutte le funzionalità di un sistema robusto. In realtà, però, questo non è necessario. Non puoi apportare modifiche significative a un documento sul telefono; dovrebbe essere fatto su un computer desktop.

Supponi di disporre di un software di protezione dei dati mobile che ti avvisa delle attività e dei documenti assegnati e ti consente di accedervi. In tal caso, puoi continuare a lavorare senza uscire dal flusso di lavoro.

Puoi leggere rapidamente il contratto che deve essere concordato e poi lavorarci sopra, nominare esecutori responsabili dell'incarico o delegarne l'esecuzione.

Le aziende specializzate in soluzioni di gestione dei documenti spesso gestiscono la creazione, l'implementazione e la manutenzione di EDMS. Puoi contare su puntualità, professionalità e considerazione per le esigenze e le preferenze uniche di ogni cliente. Ogni organizzazione dispone anche di un reparto di assistenza per la gestione del software di gestione dei documenti che offre assistenza con dati, aggiornamenti e formazione per esperti.

Ho bisogno di sapere come avviare il trasferimento dei documenti e delle procedure interne della nostra azienda in una nuova sede.

In altre parole, il coronavirus finirà per estinguersi. Sì, questo è un ostacolo significativo per tutte le parti coinvolte, personalmente e professionalmente. Tuttavia, le difficoltà possono portare a benefici inaspettati. E la possibilità di aumentare la produttività è una di queste. Raccomandiamo di considerare le procedure gestionali un valido strumento per l'ottimizzazione dei documenti aziendali.

Anche prima del coronavirus, le aziende erano interessate a trovare un modo per gestire meglio le proprie operazioni. Ciò è particolarmente vero ora che così tanti lavoratori scelgono di telelavorare spesso spinti dalle aziende stesse. È fondamentale prepararsi con le informazioni e applicarle correttamente con l'ausilio di risorse informatiche aggiornate.

CHE COS'È L'AUTOMAZIONE DEI DOCUMENTI? UNA PANORAMICA COMPLETA

"L'automazione dei documenti è semplice come sembra: automatizza il processo di produzione di vari tipi di documenti su larga scala".

L'automazione dei documenti è uno strumento potente che può farti risparmiare molto tempo e lavoro. Ma cos'è e perché è così importante? Ecco un'introduzione all'automazione dei documenti e a come può aiutarti a gestire i flussi di lavoro.

È il processo di automatizzazione della creazione e gestione dei documenti. Il requisito per l'inserimento manuale dei dati, i promemoria via e-mail, la documentazione cartacea e altre misure che richiedono tempo viene eliminato. Può aiutare le aziende a risparmiare tempo e denaro semplificando le operazioni relative ai documenti.

IMPORTANZA DELL'AUTOMAZIONE DOCUMENTALE

Man mano che un’azienda cresce aumenta anche il numero di documenti da generare, gestire e archiviare di cui ha bisogno. Questo può diventare un problema, soprattutto se questi documenti vengono creati e gestiti manualmente. L'automazione dei documenti può aiutare automatizzando questi processi e semplificando la creazione e la gestione di enormi quantità di contenuti.

CHI BENEFICIA DELL'AUTOMAZIONE DOCUMENTALE?

L'automazione dei documenti ha un'ampia gamma di applicazioni in quanto può assistere qualsiasi azienda che necessita di documenti o documenti basati su transazioni. L'automazione dei documenti viene utilizzata in una varietà di settori, tra cui:

• Legale
• Immobiliare
• Servizi finanziari
• Assistenza sanitaria
• Risorse umane
• Produzione
• Agenzie governative
• Etc…

Qualsiasi azienda che dipenda da pratiche burocratiche, come contratti, documenti di assunzione, documenti legali, moduli finanziari e moduli sanitari, può automatizzare i propri documenti e processi.

I VANTAGGI DELL'AUTOMAZIONE DOCUMENTALE

L'automazione dei documenti può aiutare in molti modi, dal semplificare la creazione e l'instradamento dei documenti alla modifica dei flussi di lavoro e dei processi.

• MAGGIORE EFFICIENZA

I giorni in cui si redigevano scrupolosamente contratti di lavoro, accordi di riservatezza e altra documentazione da zero sono ormai lontani. L'automazione dei documenti consente di creare un'ampia gamma di documenti legali in una frazione del tempo necessario.

• MAGGIORE ACCESSO

Invece di essere incatenato alla tua workstation o di accedere al server corretto, il cloud storage ti consente di visualizzare i tuoi documenti quando e dove vuoi. Una piattaforma di automazione dei documenti reattiva ai dispositivi mobili consente inoltre a utenti e partecipanti di completare i record in movimento.

• ERRORI RIDOTTI

L'automazione dei sistemi relativi ai documenti può aiutare a ridurre al minimo gli errori. Le organizzazioni possono ridurre significativamente il rischio di errori di immissione dei dati alleviando la necessità di immissione manuale dei dati.

• SICUREZZA MIGLIORATA

L'automazione dei documenti può anche migliorare notevolmente la sicurezza garantendo che solo gli utenti autorizzati abbiano un'esposizione diretta alle informazioni sensibili. Inoltre, strumenti di amministrazione avanzati consentono di controllare chi ha accesso per visualizzare flussi di lavoro specifici, migliorando la sicurezza e la privacy.

• RISPARMIO SUI COSTI

Il processo di automazione dei documenti aiuta le aziende a risparmiare denaro. Le organizzazioni possono risparmiare sulla stampa e l'archiviazione eliminando la necessità di documenti cartacei.

• CONFORMITÀ PIÙ FACILE

Un controllo e una gestione dei documenti sicuri ed efficienti sono necessari per conformarsi a molti regolamenti e standard. Senza la formazione, l'archiviazione e il recupero di documentazione cruciale, le aziende rischiano multe, licenze revocate e persino accuse penali per non conformità.

Il software di controllo dei documenti riduce il rischio di non conformità semplificando l'aggiornamento e la sicurezza della documentazione. Il sistema mantiene una cronologia completa delle attività dei documenti per facilitare e convalidare la conformità a standard e leggi.

• MAGGIORE REDDITIVITÀ

Infine, l'automazione dei documenti consente di risparmiare denaro e aumenta la redditività quando tutti gli aspetti di cui sopra vengono considerati insieme. Automatizzando e digitalizzando i tuoi documenti, stai integrando efficienza e organizzazione nella tua attività: una svolta decisiva.

SEI PRONTO AD IMPLEMENTARE UN PROCESSO DI AUTOMAZIONE DEI DOCUMENTI?

LogicalDOC offre un software di gestione della qualità modulare e basato su cloud, incluso il software di controllo dei documenti. LogicalDOC semplifica la creazione di documenti digitali semplificati e consente ai dati di fluire attraverso i tuoi sistemi. Con LogicalDOC puoi digitalizzare i documenti che sono la spina dorsale della tua attività e creare flussi di lavoro efficienti che funzionano per te.

Contattaci per saperne di più sull'automazione del controllo dei documenti utilizzando il nostro software di gestione dei documenti.

Perché l'elaborazione dei documenti è importante per le aziende?

L'elaborazione dei documenti è diventata una parte essenziale del moderno processo aziendale, con molti livelli e tipi diversi di pratiche burocratiche da gestire e gestire quotidianamente.

È fondamentale che tutte le aziende, dalle più grandi alle più piccole, utilizzino alcuni servizi di elaborazione dei documenti per garantire che i propri dipendenti siano sempre al passo con tutto il lavoro necessario per mantenere tutto in ordine ed efficiente.

Questo articolo illustrerà l'elaborazione dei documenti e il motivo per cui qualsiasi azienda deve trarne vantaggio.

Continua a leggere per saperne di più sull'elaborazione dei documenti.

Che cos'è l'elaborazione dei documenti?

Il trattamento documentale è la gestione elettronica dei documenti e dei dati al loro interno.

Ciò può includere qualsiasi cosa, dalla scansione e indicizzazione dei documenti all'archiviazione elettronica e alla loro disponibilità ai dipendenti.

I documenti sono disponibili in diversi formati e tipi di file e in genere contengono informazioni specifiche.

Sebbene i vecchi approcci di elaborazione manuale dei documenti si traducano in processi soggetti a errori e dispendiosi in termini di tempo, richiedono anche che tu sia coinvolto nella lunga procedura.

Tuttavia, è importante estrarre tutto questo valore da quei documenti in modo da poterli utilizzare a valle, cosa impossibile con metodi complessi di elaborazione manuale dei documenti.

Ecco perché l'automazione dell'elaborazione dei documenti attraverso la tecnologia moderna è diventata più popolare del vecchio modo di fare le cose.

Come può un'azienda iniziare con l'archiviazione digitale?

In passato, le aziende conservavano copie fisiche di documenti importanti.

Tuttavia, ciò richiedeva molto spazio e rendeva difficile l'accesso rapido ai documenti.

Con l'archiviazione digitale, le aziende possono scansionare i propri documenti e archiviarli elettronicamente; questo occupa meno spazio e semplifica la ricerca e la condivisione di documenti.

Questi sono i passaggi da eseguire per automatizzare l'elaborazione dei documenti:

• Esistono regole specifiche che regolano l'elaborazione dei documenti. Una volta determinate queste regole, il team implementa l'estrazione della struttura e del layout.
• L'OCR, noto anche come riconoscimento ottico dei caratteri, è un metodo che consente la conversione di documenti scansionati in dati digitali. Un'altra tecnologia intelligente è il riconoscimento del testo scritto a mano (HTR), in grado di riconoscere testi scritti in lettere standard e anche tipi di carattere diversi.
• Poiché la tecnologia OCR è sensibile agli errori, è necessario rivedere i dati manualmente al termine dell'operazione di estrazione.
• Ogni volta che elabori un documento o noti un errore, puoi segnalarlo per l'ispezione manuale in modo che il tuo team possa correggerlo in seguito.
• Un formato intuitivo consente ai documenti elaborati di integrarsi facilmente con le applicazioni aziendali esistenti.

Quali sono gli usi dell'elaborazione dei documenti?

L'elaborazione dei documenti ha molti usi, tra cui l'ordinamento, il filtraggio, la creazione e la manipolazione dei dati.

Può automatizzare attività noiose, rendendole più veloci e facili da completare.

Inoltre, l'elaborazione dei documenti può aiutarti a controllare l'accesso alle informazioni, assicurando che solo il personale autorizzato possa visualizzare o apportare modifiche ai dati sensibili.

Nel complesso, l'elaborazione dei documenti può far risparmiare tempo e denaro alle aziende migliorando al contempo la sicurezza.

Il processo richiede una formazione minima, che è un'opzione ideale per i proprietari di piccole imprese che hanno bisogno di portare a termine il lavoro rapidamente.

Inoltre, il software di elaborazione dei documenti può includere il rilevamento della registrazione dei tasti o la crittografia dei file, strumenti essenziali nell'era digitale.

Diverse agenzie governative in tutto il mondo richiedono che questa tecnologia sia conforme alle normative HIPAA.

Quali sono i vantaggi dell'elaborazione dei documenti?

Ci sono molti vantaggi dell'elaborazione dei documenti per le aziende. Discutiamone alcuni di seguito:

1. Può aiutare a risparmiare tempo automatizzando le attività ripetitive.
2. Può migliorare la precisione eliminando l'errore umano.
3. Può aiutare a migliorare il servizio clienti fornendo tempi di consegna più rapidi.
4. Può aiutare a ridurre i costi riducendo la necessità di carta e altre risorse.
5. Può aiutare ad aumentare l'efficienza consentendo ai dipendenti di accedere ai documenti da qualsiasi luogo.
6. Può aiutare a migliorare la comunicazione fornendo un repository centrale per tutti i record.
7. Può aiutare a proteggere le informazioni sensibili mantenendole riservate e sicure.
8. Può aiutare a standardizzare i flussi di lavoro e le procedure.
9. Può aiutare le aziende a diventare ecologiche riducendo la necessità di documenti cartacei.
10. L'elaborazione dei documenti può aiutare le aziende a soddisfare i requisiti di conformità.

C'è qualche rischio nel passare al digitale?

Poiché le aziende si spostano sempre più verso i processi digitali, è essenziale comprendere le implicazioni di questo cambiamento. Sebbene il passaggio al digitale possa indubbiamente trarre vantaggio, ci sono anche alcuni rischi.

Una possibilità è quella delle violazioni dei dati. Le informazioni archiviate elettronicamente sono suscettibili di pirateria informatica, ma non devi preoccuparti di utilizzare il software giusto.

Inoltre, i processi digitali possono essere più difficili da gestire e monitorare rispetto a quelli cartacei. Ciò può rendere difficile tenere traccia degli errori e impedire che si ripetano in futuro.

Infine, i documenti digitali possono essere persi o danneggiati più rapidamente di quelli fisici. Ad esempio, un'interruzione di corrente potrebbe distruggere i file elettronici mentre i documenti cartacei non sarebbero interessati.

Nonostante questi rischi, molte aziende scelgono ancora di passare al digitale perché i vantaggi superano i rischi.

La maggior parte delle aziende utilizza già ogni giorno strumenti digitali come e-mail e software di elaborazione testi, quindi l'adozione di un altro processo digitale non è molto diverso: stanno solo aggiungendo un altro elemento al loro flusso di lavoro attuale.

Chi può aiutarmi a implementarlo nella mia organizzazione?

Alcuni attori chiave possono aiutarti a iniziare con l'elaborazione dei documenti nella tua organizzazione.

Innanzitutto, dovrai trovare un software di elaborazione dei documenti di qualità. Infine, dovrai trovare un partner affidabile per l'elaborazione dei documenti che possa aiutarti con la transizione e fornire supporto continuo.

LogicalDOC può aiutarti a elaborare i documenti automaticamente, inclusi l'ordinamento, la categorizzazione e l'etichettatura, il che può farti risparmiare tempo e fatica, soprattutto se hai molti documenti da elaborare.

LogicalDOC può anche aiutarti a tenere traccia dei tuoi documenti e del controllo delle versioni, in modo da avere sempre le versioni più aggiornate.

Ciò può essere estremamente utile quando si collabora con altri a un progetto o si condividono documenti con i clienti. Non c'è niente di meglio di così. Se desideri automatizzare il processo di elaborazione dei documenti, contattaci oggi stesso!

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