Custom Reports: ottieni il massimo dal tuo software di gestione documentale

“La conoscenza consiste nel filtraggio delle informazioni”. Queste parole venivano pronunciate dal Maestro Umberto Eco durante una lectio magistralis presso il Collegio di Milano. Quasi vent’anni dopo le parole del grande semiologo italiano sono ancora attuali per ricordarci come “troppe informazioni equivalgano a nessuna informazione”, senza un’adeguata capacità di controllo, ricerca e filtraggio.

E’ quello che spesso accade in molte aziende, quando la mole di documenti e informazioni presenti non viene gestita adeguatamente e l’information overload (sovraccarico informativo) supera le capacità di elaborazione e rallenta o paralizza la possibilità di compiere scelte adeguate. (B. Schwartz, The paradox of choice)

In queste situazioni la possibilità di un reporting approfondito è fondamentale per un processo decisionale informato e per l'efficienza operativa.

I Vantaggi di un Software di Gestione Documentale con Funzionalità Avanzate di Custom Report

Per le aziende poter fare affidamento su un software di gestione documentale dotato di funzionalità avanzate per la creazione report personalizzati, rappresenta un vantaggio cruciale per ottimizzare la gestione delle informazioni. Queste funzionalità consentono di generare report altamente personalizzati, mirati a soddisfare esigenze specifiche, offrendo notevoli vantaggi sia operativi che strategici.

Maggiore Flessibilità e Personalizzazione

Grazie ai custom report è possibile configurare contenuti, formati e modalità di presentazione dei dati secondo le proprie necessità. Un'azienda può creare report periodici che analizzano l'uso dei documenti in base a parametri come l'utente, il reparto, o lo stato del flusso di lavoro. Con la funzione di custom report di LogicalDOC si potrebbe richiedere ad esempio quale utente ha creato più documenti in un determinato periodo o chi ne ha eliminati di più? O ancora definire quanto è cresciuto il mio archivio nel tempo e con quale progressione. In questo modo abbiamo la possibilità di accedere a informazioni non immediatamente visibili nell’interfaccia classica di LogicalDOC. In questo modo è possibile evidenziare tendenze, individuare anomalie o problematiche e filtrare i dati in maniera produttiva.

Il custom report di LogicalDOC permette di creare diverse soluzioni visive dei nostri rapporti (grafici a barre, a torta, cartesiani o in 3D) ed in grado di generare diversi formati di output (PDF, XLSX, o HTML) che verranno poi pubblicati come documenti nel repository.

Questo livello di personalizzazione consente di allineare i report agli obiettivi aziendali o anche di individuare eventuali anomalie di processo, migliorando la precisione delle decisioni basate sui dati.

Integrazione con Database e Sistemi Esterni

I software avanzati offrono strumenti per l'integrazione con database relazionali o altri sistemi aziendali (ad esempio ERP o CRM). Tramite connessioni dirette a database SQL o API REST, i report possono estrarre informazioni da diverse fonti, creando una visione unificata e completa delle operazioni aziendali. Questo migliora la qualità dell'analisi ed evita la formazione di sistemi di storage o database distinti incapaci di comunicare o condividere le informazioni tra loro (information silo).

LogicalDOC è in grado di creare report personalizzati tramite le potenzialità di Eclipse BIRT. Il motore BIRT necessario per generare i report in fase di esecuzione da LogicalDOC, non deve essere installato separatamente, perché è già compreso nell'installazione di LogicalDOC. L’utente può generare i report desiderati direttamente all’interno di LogicalDOC in assoluta sicurezza, analizzando le tendenze del repository con precisione.

Automazione, Pianificazione e Sicurezza

Molti sistemi di gestione documentale permettono di automatizzare la generazione e la distribuzione dei report. È possibile configurare trigger basati su eventi (es. il completamento di un workflow) o pianificare l'invio periodico dei report via e-mail a destinatari predefiniti. Questa automazione riduce i carichi manuali e assicura che le informazioni critiche siano disponibili al momento giusto. È importante che possano essere definiti diversi livelli di autorizzazione e di accesso alla creazione dei rapporti. Con LogicalDOC, ad esempio, gli amministratori e gli utenti esperti possono definire report specifici per assumere il controllo dell'archivio documentale, mentre gli utenti regolari possono accedere ai report pubblicati per eseguire attività di business intelligence.

Inoltre, per le aziende che operano in settori regolamentati, i custom report semplificano il monitoraggio della conformità alle normative. Possono essere progettati per tracciare e documentare attività come l’accesso ai file o le modifiche ai documenti, fornendo un audit trail completo che può essere utilizzato anche durante le ispezioni.

In conclusione: rafforzare la Decision-Making basata sui dati

Un software di gestione documentale con funzionalità avanzate di custom report non solo migliora la gestione dei documenti, ma diventa un potente alleato per la business intelligence, favorendo decisioni informate e il raggiungimento degli obiettivi strategici aziendali. 
Grazie a funzionalità come filtri dinamici, aggregazione di dati e visualizzazioni grafiche (es. tabelle pivot o grafici), i custom report trasformano i dati grezzi in informazioni utili. Questo consente ai manager di identificare tendenze, misurare le performance e intervenire rapidamente in caso di inefficienze.