Gestione documentale e calendari integrati
Disporre di una buona gestione documentale significa soprattutto pianificazione e organizzazione. Oltre a creare, importare e conservare documenti è essenziale avere il pieno controllo delle attività legate ai documenti, poter gestire le tempistiche in maniera sicura ed efficiente, e pianificare i flussi di lavoro ottemperando in modo preciso a scadenze e tempi aziendali. Per questo motivo la maggior parte dei software di gestione documentale dispongono di un calendario integrato nel quale sia semplice tenere traccia degli eventi importanti.
I vantaggi di un calendario integrato
La funzione principale di un calendario integrato è quella di consentire la pianificazione e l’organizzazione delle attività legate ai documenti, come le approvazioni, le revisioni e le scadenze. Inoltre, collegando i documenti ai promemoria del calendario e impostando apposite notifiche è possibile tenere traccia in maniera automatica delle scadenze di un progetto, evitando dimenticanze o ritardi.
Il calendario integrato al software di gestione documentale è condiviso da tutto il team di lavoro e facilita la collaborazione tra i membri, permettendo a tutti di essere aggiornati sugli impegni e le attività in corso. I gruppi di lavoro possono programmare riunioni, discussioni o revisioni sui documenti direttamente attraverso il calendario, con link o accessi diretti ai file necessari. Inoltre, quando tutti lavorano con un calendario integrato in un unico sistema, si riducono le probabilità di creare duplicati di file o eventi. Ciò garantisce che tutti lavorino sempre sulla versione più aggiornata dei documenti. Grazie all'integrazione, è possibile associare direttamente i documenti a eventi o appuntamenti specifici nel calendario. In questo modo, durante una riunione o una scadenza, i partecipanti possono accedere immediatamente ai documenti necessari senza doverli cercare manualmente.
Un calendario integrato può automatizzare processi ripetitivi, come l’invio di documenti per l’approvazione o la programmazione di revisioni periodiche, riducendo il carico di lavoro manuale. L’impostazione di notifiche automatiche e flussi di lavoro basati su eventi del calendario (ad esempio la scadenza per la revisione di un documento o l'invio di report mensili) riduce il rischio di errori e migliora la gestione del tempo.
La gestione del calendario in LogicalDOC e l'integrazione con Google Calendar
LogicalDOC, ad esempio, ha sempre considerato l’automazione un aspetto preponderante della propria piattaforma. Per questa ragione al suo interno, tra i tanti strumenti a disposizione, integra un calendario, semplice e intuivo, altamente personalizzabile che consente di automatizzare facilmente eventi e promemoria. Un flusso degli eventi automatizzato e ordinato semplifica la tracciabilità, creando, fra le altre cose, uno storico utile per audit e verifiche.
Per venire incontro ad ogni esigenza e ad ogni abitudine, LogicalDOC non dispone soltanto del proprio calendario, ma ha sviluppato e reso disponibile anche l’integrazione con Google Calendar. Grazie a questa funzione puoi mantenere una gestione integrata, anche dal tuo telefono, di tutti i tuoi appuntamenti personali e riunioni organizzate con i colleghi.
In sintesi, anche se la maggior parte dei software dei adottano un calendario integrato, affinché questo aumenti realmente l'efficienza organizzativa e garantisca un flusso di lavoro più fluido e trasparente è necessario che vengano soddisfatti alcuni requisiti essenziali.
Che promemoria, notifiche ed eventi possano essere condivisi facilmente a tutti i partecipanti, che i processi possano essere automatizzati e customizzati secondo le esigenze aziendali, che l’integrazione con altri strumenti produttivi sia effettiva ed operativa. LogicalDOC rispetta ed implementa tutte queste caratteristiche ed anche nel caso di integrazione con Google Calendar permette una sincronizzazione bidirezionale pianificata tra i due software.
