In uno studio condotto nel 2013 sullo sviluppo di un sistema di gestione dei documenti per i documenti clinici di laboratorio, la stragrande maggioranza degli istituti partecipanti ha ritenuto importante la standardizzazione e l'organizzazione dei documenti.
Un sistema di gestione dei documenti sviluppato appositamente per i laboratori di R & S migliora in modo significativo l'organizzazione, fornisce un accesso centralizzato alle informazioni, consente il backup automatico dei dati e rispetta l'ambiente.
Classificazione e Organizzazione Appropriata
Un sistema di gestione dei documenti consente una corretta classificazione e organizzazione. La corretta classificazione e organizzazione delle informazioni porta a migliorare le prestazioni e la collaborazione, poiché il tempo e l'energia non vengono sprecati cercando di trovare informazioni. Un sistema standardizzato consente ai nuovi colleghi, o a quelli non presenti nel tuo laboratorio, di trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno.
Inoltre, quando vengono presentate disposizioni per la revisione e l'approvazione, un sistema di gestione dei documenti appropriato riduce significativamente la quantità di tempo e le risorse necessarie. Le informazioni necessarie possono essere facilmente reperite e recuperate.
Accesso Centralizzato
La gestione dei documenti fornisce una posizione centralizzata per tutte le informazioni registrate. Ciò riduce notevolmente il rischio di perdere documenti, come potrebbe invece accadere se fossero ammucchiati in un armadio di deposito, su una scrivania di qualcuno o in un formato elettronico non salvato correttamente in rete.
Inoltre, fornisce gli strumenti per creare una base di conoscenze formale che può essere condivisa all'interno dell'organizzazione, dando accesso immediato a tutti gli utenti che si vuole abilitare. Ciò riduce la quantità di comunicazioni inutili con altre squadre all'interno dell'azienda.
Backup Automatico dei Dati
Utilizzando un sistema di gestione dei documenti basato su cloud, tutti i file sono sicuri da un guasto catastrofico dell'hardware o dell'infrastruttura. Nella stragrande maggioranza dei laboratori di ricerca e sviluppo, una perdita di dati significativa causerebbe una grave interruzione del lavoro, con ingenti perdite di tempo e denaro.
Se i backup non sono sufficienti, potrebbe essere impossibile ripristinare completamente le informazioni perse. Un sistema di gestione dei documenti basato su cloud elimina tale rischio.
Senza Carta & Ecologico
Un sistema di gestione dei documenti consente un processo completamente paperless (senza carta). Non solo questo è più efficiente e conveniente, ma anche migliore per l'ambiente.
Gli studi hanno scoperto che i processi senza carta sono ben sei volte più efficienti. Affrontare informazioni in formato cartaceo crea strozzature che soffocano la capacità di lavorare in modo efficiente. Un sistema di gestione dei documenti elimina queste strozzature rendendo le informazioni immediatamente disponibili a tutti.
