Interfaccia utente
L'interfaccia utente di LogicalDOC è progettata con flessibilità, pensando ad un'accessibilità semplice per l'utente, nata per essere compatibile con varie piattaforme e per soddisfare le esigenze degli utilizzatori. Uno dei modi principali in cui gli utenti interagiscono con LogicalDOC è tramite un browser web. L'interfaccia web è completa e intuitiva, ottimizzata esplicitamente per computer desktop e portatili. Ciò consente agli utenti di gestire, caricare e recuperare documenti comodamente da qualsiasi luogo tramite una connessione Internet.
Oltre all'interfaccia web, LogicalDOC fornisce anche un'interfaccia specifica per dispositivi mobili. Questo design ottimizzato garantisce che il sistema sia accessibile e pienamente sfruttabile su smartphone e tablet, consentendo di gestire i propri documenti anche mentre si è in movimento. Questo rappresenta un prezioso vantaggio per i professionisti che necessitano di accedere a documenti essenziali al di fuori dell'ambiente di ufficio.
Per gli utenti che necessitano di un uso frequente e intensivo delle applicazioni Microsoft Office, LogicalDOC include potenti componenti aggiuntivi per le suite Office, come Word ed Excel. Questi componenti aggiuntivi si integrano perfettamente con Microsoft Office, consentendo agli utenti di salvare, modificare e gestire i propri documenti direttamente all'interno di queste applicazioni con le quali hanno maggiore familiarità. Questa perfetta integrazione riduce le interruzioni del flusso di lavoro e garantisce che i processi di gestione dei documenti siano snelli ed efficienti.
Inoltre, LogicalDOC supporta il protocollo FTP, fornendo un ulteriore livello di flessibilità per utenti e professionisti IT. Questo supporto del protocollo è utile per interazioni più tecniche o trasferimenti automatizzati di documenti, ampliando la portata delle modalità di gestione e di accesso ai documenti all'interno del sistema.
LogicalDOC supporta anche WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning), un protocollo che consente agli utenti di modificare e gestire file su server Web remoti in modo collaborativo. WebDAV migliora l'esperienza dell'utente, consentendo l'interazione diretta con il repository di documenti di LogicalDOC attraverso interfacce di gestione file standard, come quelle fornite da Windows Explorer o macOS Finder. Ciò rende più semplice per gli utenti aprire, modificare e salvare i documenti direttamente all'interno di LogicalDOC, senza dover ricorrere l'interfaccia web.
Offrendo più metodi di interazione e diverse interfacce utente, LogicalDOC garantisce un'ampia accessibilità e facilità d'uso.
API/Delivery
L'API completa di LogicalDOC è una caratteristica fondamentale che contraddistingue il software. Basata sui servizi Web RESTful, l'API vanta quasi 500 diversi tipi di richiesta, rendendola uno strumento incredibilmente versatile e potente per l'integrazione di applicazioni di terze parti. Questa vasta gamma di richieste consente agli sviluppatori di eseguire un'ampia gamma di operazioni, dalle semplici attività di gestione dei documenti a integrazioni più complesse con sistemi esterni.
Oltre all'API RESTful, LogicalDOC supporta anche un'API SOAP. Questo garantisce la compatibilità con una gamma più ampia di applicazioni e sistemi, consentendo alle organizzazioni di integrare perfettamente LogicalDOC in vari ambienti IT. Inoltre, LogicalDOC supporta il protocollo CMIS (Content Management Interoperability Services), standardizzando l'accesso ai sistemi di gestione dei documenti, consentendo l'interoperabilità e una più semplice integrazione con altre soluzioni di gestione dei contenuti. La disponibilità di API RESTful, SOAP e CMIS consente agli sviluppatori di scegliere il protocollo più adatto alle proprie esigenze specifiche, migliorando l'adattabilità e la scalabilità del sistema.
L'API consente lo sviluppo di integrazioni personalizzate e script di automazione, garantendo che LogicalDOC possa adattarsi perfettamente alle infrastrutture IT e ai flussi di lavoro già esistenti. Questo livello di personalizzazione e capacità di integrazione rende LogicalDOC un programma unico e contemporaneamente una soluzione altamente adattabile a diverse esigenze organizzative.
Livello di sicurezza
La sicurezza è una preoccupazione fondamentale per qualsiasi sistema di gestione dei documenti e LogicalDOC la affronta senza timore grazie ai suoi robusti livelli di sicurezza. La sicurezza di LogicalDOC è costruita su basi solide e scalabili, come l'applicazione Java EE che utilizza Spring Framework. Il nucleo di questa infrastruttura di sicurezza è alimentato da Spring Security, un framework apprezzato per l'implementazione della sicurezza nelle applicazioni Java.
Spring Security centralizza la gestione degli accessi e l'autenticazione degli utenti, garantendo che solo il personale autorizzato possa accedere alle informazioni sensibili. Il modulo AccessManager all'interno di LogicalDOC esegue una sofisticata scansione di valutazione della sicurezza, che governa i controlli di accesso in tutta l'applicazione. Ciò garantisce che l'accesso ai documenti e ad altre risorse sia strettamente regolato in base alle credenziali e ai ruoli degli utenti.
LogicalDOC supporta più metodi di autenticazione per soddisfare diversi requisiti organizzativi. Gli utenti possono autenticarsi tramite LDAP o tramite il database interno di LogicalDOC, consentendo alle organizzazioni di selezionare l'approccio di autenticazione che meglio si adatta ai loro protocolli di sicurezza e alla loro infrastruttura.
Inoltre, LogicalDOC supporta SAML 2.0 (Security Assertion Markup Language) per la funzionalità Single Sign-On (SSO). Ciò consente agli utenti di effettuare il login una sola volta e accedere a più applicazioni senza reinserire le credenziali, migliorando la sicurezza e la comodità dell'utente. L'integrazione con SAML 2.0 garantisce un'autenticazione fluida e sicura su numerose piattaforme e servizi, rendendo LogicalDOC adatto ad ambienti aziendali con sistemi integrati.
Core
LogicalDOC Core è il cuore del sistema, centralizza e implementa la logica di gestione ed elaborazione per vari oggetti archiviati nel repository. Questi oggetti includono documenti, cartelle, messaggi di posta elettronica, record e strutture di metadati che ne definiscono le relazioni e le proprietà.
Il Core gestisce in modo efficiente l'organizzazione, il recupero e la manipolazione di questi oggetti, garantendo che gli utenti possano gestire i propri documenti in modo rapido e semplice. Questa logica centralizzata facilita l'elaborazione efficiente e riduce la ridondanza, contribuendo a un processo più efficiente di gestione dei documenti.
Motore del flusso di lavoro
LogicalDOC utilizza Activiti Engine per la gestione dei workflow, un motore di flusso di lavoro altamente flessibile e robusto, basato su BPMN (Business Process Model and Notation). L'integrazione di Activiti Engine consente alle organizzazioni di progettare, eseguire e monitorare rapidamente processi aziendali complessi all'interno di LogicalDOC. Questo motore supporta molti scenari di flusso di lavoro, da semplici flussi di documenti e approvazioni a processi complessi che coinvolgono più utenti e logica condizionale.
Activiti Engine è noto per la sua scalabilità ed efficienza nella gestione di operazioni di flusso di lavoro ad alta intensità, rendendolo adeguato per aziende di tutte le dimensioni. Questa flessibilità consente a LogicalDOC di adattarsi perfettamente ai processi aziendali esistenti o di stabilire nuovi flussi di lavoro ottimizzati su misura per esigenze organizzative specifiche.
Inoltre, il supporto di LogicalDOC per BPMN 2.0, lo standard internazionale per la modellazione dei processi aziendali, garantisce che i flussi di lavoro siano chiari e standardizzati, facilitando una comunicazione e una comprensione più facili tra diversi dipartimenti e parti interessate.
Archiviazione
La gestione dell'archiviazione in LogicalDOC utilizza Hibernate per Object-Relational Mapping (ORM). Questo approccio consente a LogicalDOC di supportare una varietà di database relazionali, inclusi PostgreSQL, MySQL, Oracle e MS SQL Server. Hibernate semplifica le interazioni con il database astraendo le complessità delle operazioni del database, rendendo il sistema più efficiente e più facile da mantenere.
L'architettura LogicalDOC separa l'archiviazione dei metadati dall'archiviazione degli oggetti binari. I metadati, che includono informazioni su documenti e oggetti, sono archiviati nel database relazionale (DBMS). D'altro canto, gli oggetti binari, come i documenti veri e propri, sono archiviati in un file system definito dall'archivio dati. LogicalDOC offre flessibilità nelle opzioni di archiviazione, consentendo alle organizzazioni di utilizzare archiviazione su disco locale, archiviazione NFS (Network File System) e soluzioni di archiviazione cloud come Amazon S3 e Microsoft Azure. Questa separazione garantisce che le operazioni sui metadati siano veloci ed efficienti, mentre i dati binari vengono gestiti in modo sicuro e accessibili secondo necessità.
Motore di ricerca
Una delle caratteristiche distintive di LogicalDOC è il suo potente motore di ricerca, progettato per il recupero rapido e accurato delle informazioni. LogicalDOC sfrutta Apache Solr come motore di ricerca, fornendo efficaci funzionalità di indicizzazione e ricerca. Il motore indicizza tutti gli oggetti all'interno del sistema, binari o meno, consentendo agli utenti di individuare facilmente i documenti in base a vari criteri di ricerca.
Apache Solr, in particolare, migliora la capacità di ricerca con funzionalità avanzate come ricerca per attributi, indicizzazione in tempo reale e funzionalità di ricerca distribuita. Questo processo di indicizzazione completo garantisce che ogni aspetto di un documento, inclusi il contenuto e i metadati, sia ricercabile. Le avanzate funzionalità di ricerca migliorano significativamente la produttività degli utenti, consentendo un rapido accesso ai documenti necessari senza dover esaminare minuziosamente grandi volumi di dati.
Inoltre, LogicalDOC supporta l'architettura cluster, consentendone l'implementazione in un ambiente distribuito. Una configurazione in cluster può migliorare la disponibilità, la scalabilità e le prestazioni del sistema, rendendo LogicalDOC una soluzione adatta per aziende di grandi dimensioni con esigenze di gestione dei documenti ragguardevoli.
Catalogo e metadati
LogicalDOC facilita la catalogazione intelligente dei documenti integrandosi con una gamma di motori OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), sia open source come Tesseract, che soluzioni commerciali come Power PDF e Kofax, nonché soluzioni cloud come OCRWebService. Queste integrazioni consentono l'acquisizione automatica dei metadati dai documenti scansionati, migliorando l'organizzazione e la ricercabilità delle informazioni all'interno del sistema.
Inoltre, LogicalDOC incorpora Task Scheduling (Crontab) e Smart Job e fornisce uno strumento di report business-intelligente (progetto BIRT). Queste funzionalità consentono la pianificazione, l'esecuzione e il controllo dei processi automatici di acquisizione dei metadati e l'automazione di flussi di lavoro complessi. La capacità del sistema di automatizzare questi processi in modo intuitivo migliora l'efficienza complessiva e riduce il carico di lavoro manuale degli utenti.
Antivirus
La sicurezza in LogicalDOC si estende con l'integrazione di soluzioni antivirus, assicurando che tutti gli oggetti binari elaborati dal sistema vengano scansionati alla ricerca di potenziali minacce. Integrandosi con la maggior parte dei motori antivirus, LogicalDOC garantisce che la correttezza del repository venga mantenuta e che gli utenti possano interagire in sicurezza con i documenti.
Questa scansione antivirus impedisce a malware e altre minacce di compromettere il sistema di gestione dei documenti. Incorporando questo livello di sicurezza, LogicalDOC protegge il repository e promuove un ambiente sicuro in cui gli utenti possono gestire la propria documentazione.
Statistiche e rapporti
LogicalDOC fornisce un sistema completo di statistiche e report, che mette a disposizione degli amministratori una grande quantità di informazioni sullo stato e sulle prestazioni dell'applicazione. Attraverso questo sistema, gli amministratori possono monitorare i parametri chiave relativi all'utilizzo di Hibernate, l'efficienza della cache di secondo livello e i parametri delle prestazioni dell'API e dei metodi principali.
La funzionalità di reporting all'interno di LogicalDOC sfrutta la tecnologia del progetto BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools). BIRT è una tecnologia open source che fornisce affidabili funzionalità di reporting, consentendo agli amministratori di creare, personalizzare e generare report dettagliati. Questi report offrono informazioni preziose sulle prestazioni del sistema, sull'attività degli utenti e sui processi di gestione dei documenti, aiutando a prendere decisioni basate sui dati.
Offrendo funzionalità di analisi e reporting dettagliate, LogicalDOC consente agli amministratori di mantenere in modo proattivo prestazioni ottimali del sistema e affrontare potenziali problemi. Questo sistema di reporting completo garantisce che il sistema funzioni in modo fluido ed efficiente.
In sintesi, LogicalDOC si distingue come un sistema di gestione dei documenti potente e flessibile, che offre un'ampia gamma di caratteristiche e capacità progettate per soddisfare le diverse esigenze organizzative. Dalle complete e versatili opzioni dell'interfaccia utente e API, al robusto livello di sicurezza e all'efficiente gestione dell'archiviazione, LogicalDOC è attrezzato per gestire le complessità della moderna gestione dei documenti. Incorporando funzionalità avanzate di ricerca, catalogazione, flusso di lavoro e sicurezza, LogicalDOC garantisce che gli utenti possano gestire in modo efficiente e sicuro i propri documenti, migliorando la produttività e ottimizzando i flussi di lavoro.
