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02 Gennaio 2025

Gestione documentale: le scadenze non devono essere un incubo!

Spesso con il passaggio da un anno all’altro per molte aziende si accumula una mole imponente di incombenze amministrative e burocratiche. Bilanci da chiudere, contratti da rinnovare, dichiarazioni fiscali, rapporti da inviare e documenti da archiviare: le scadenze sembrano non finire mai. Questa complessità può rapidamente trasformarsi in un incubo gestionale, soprattutto per le grandi organizzazioni con flussi di lavoro articolati e team distribuiti.

La sfide delle scadenze

Le scadenze in questo periodo presentano due grandi ostacoli: quantità e complessità. Da una parte, il volume di documenti e attività aumenta esponenzialmente; dall’altra, la necessità di rispettare normative stringenti richiede precisione e organizzazione impeccabili.

A complicare il tutto, spesso le informazioni sono distribuite su piattaforme diverse, e-mail dimenticate o file salvati in cartelle locali difficili da tracciare. Il rischio concreto è quello di perdere scadenze importanti, commettere errori e, di conseguenza, subire danni economici e reputazionali.

LogicalDOC Semplifica la gestione documentale

LogicalDOC è una soluzione all’avanguardia pensata per ottimizzare la gestione dei documenti aziendali e supportare le organizzazioni nei periodi di maggiore pressione, come il passaggio da un anno all’altro. Ecco come alcune delle sue funzionalità principali possono fare la differenza:

Workflows per automatizzare i processi

Le scadenze coinvolgono diversi reparti, ognuno con responsabilità specifiche. Grazie al sistema di workflow di LogicalDOC puoi:

  • Definire flussi di lavoro personalizzati per ogni processo.
  •  Assicurarti che ogni attività venga assegnata alla persona giusta.
  •  Monitorare lo stato di avanzamento delle attività in tempo reale.

Calendario Integrato per non perdere di vista le scadenze

Il calendario di LogicalDOC ti consente di tenere traccia di tutte le scadenze in un unico luogo. Puoi configurare promemoria per attività critiche, come la consegna di documenti fiscali o la revisione di bilanci. L’integrazione con i workflow garantisce che le attività vengano automaticamente sincronizzate, evitando duplicazioni o dimenticanze. Adesso LogicalDOC può essere facilmente integrato anche con Google Calendar.

Notifiche per rimanere sempre aggiornati

Le notifiche personalizzabili sono un alleato prezioso nei periodi di maggiore pressione. LogicalDOC invia avvisi via e-mail o direttamente nella piattaforma, informandoti di documenti che necessitano di approvazione, scadenze imminenti, attività assegnate o modificate, ed altro ancora.

Importazione diretta da caselle di posta elettronica

Con LogicalDOC, puoi importare automaticamente file e allegati direttamente dalla tua casella di posta, evitando che documenti importanti si perdano tra le mail. Ad esempio, tutte le fatture ricevute via e-mail possono essere automaticamente organizzate in una cartella specifica e assegnate al reparto contabilità.

Controllo di Versione per gestire le modifiche

Durante il periodo di chiusura annuale, è comune che documenti vengano modificati più volte. LogicalDOC offre un sistema di controllo di versione avanzato che mantiene traccia di tutte le modifiche apportate a un documento, permette agevolmente di confrontare versioni precedenti e garantisce sempre a tutti l’accessibilità all’ultima versione. Questo è fondamentale per evitare errori legati a versioni obsolete o conflitti tra collaboratori.

 

Conclusioni

Adottare LogicalDOC significa trasformare un periodo di alta pressione in un processo fluido e organizzato. Le scadenze non devono mai rappresentare un ostacolo per le compagnie. Con LogicalDOC, le aziende possono affrontare ogni periodo dell’anno con serenità, sapendo che ogni documento e attività è sotto controllo. Investire in un sistema di gestione documentale avanzato non è solo una scelta strategica, ma una necessità per mantenere competitività ed efficienza in un mondo sempre più complesso.

Se vuoi scoprire come LogicalDOC può aiutare la tua azienda, contatta il nostro team per una demo gratuita.

 

 

 

 

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