On-premise o Cloud? Qual è la scelta giusta?

Quando si decide di adottare un software di gestione documentale per la propria azienda sono tante le valutazioni da fare e le caratteristiche tecniche che andrebbero prese in considerazione: l’affidabilità, l’efficienza, l’impatto economico, la versatilità, l’integrazione coi propri sistemi e altro ancora. E al momento dell’installazione c’è un ulteriore decisione da prendere: meglio una soluzione on-premise o in cloud?

Un sistema gestionale documentale on-premise è installato e gestito sui server fisici dell'azienda e in questo modo tutto l’ambiente software è ospitato all’interno dell’infrastruttura IT del cliente.  Al contrario un gestionale documentale in cloud è ospitato su server remoti e accessibile via Internet. Il software è fornito come servizio SaaS  (Software as a Service), come ad esempio LogicalDOC Cloud.

Vediamo quali sono i principali vantaggi e svantaggi dei due sistemi

On-Premise

Vantaggi

La soluzione on premise si basa su una installazione in locale, su server aziendali, e questo tendenzialmente garantisce un maggior controllo, l’azienda ha infatti il totale controllo sui dati, sulla configurazione e su tutta l’infrastruttura. Questo comporta in genere anche una maggiore flessibilità nella personalizzazione del software, con la possibilità di calibrare il programma di gestione documentale sulle specifiche esigenze dell’organizzazione aziendale. Ad esempio, nel caso di protocolli o conformità normative molto particolari o stringenti, con una installazione on premise è possibile adeguare la struttura alle proprie esigenze interne.

Svantaggi

Per contro questo tipo di personalizzazione si traduce spesso in costi iniziali più elevati. Infatti, per poter garantire il corretto funzionamento di un gestionale documentale di livello avanzato occorre investire in hardware, in licenze e software e poter disporre su risorse IT adeguate. Oltre ai costi legati all’attivazione bisogna poi tenere in considerazione che con un’installazione on premise anche tutta la manutenzione successiva sarà a carico del cliente. Aggiornamenti software, backup dei dati, sicurezza e gestione tecnica del sistema sono tutte responsabilità dell’azienda. Nel caso dovessero variare le necessità dell’azienda la scalabilità potrebbe risultare limitata, perché spesso espandere le risorse del sistema può richiedere ulteriori investimenti.

Cloud

Vantaggi

Senza dubbio il principale vantaggio di una soluzione in cloud è quello di una maggiore immediatezza e fruibilità. L’accessibilità è garantita praticamente ovunque, disponibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet e il software è generalmente già standardizzato e pronto all’uso con poche configurazioni.

Nella gestione delle risorse la soluzione in cloud può essere meno impegnativa e risultare economicamente più conveniente; non necessità di particolari infrastrutture informatiche interne, non servono server di proprietà o risorse IT dedicate e specificamente formate. Il provider si occuperà di tutti gli aspetti tecnici, degli aggiornamenti e della gestione della sicurezza.

Inoltre, in caso di rapida espansione del nostro archivio documentale, la soluzione in cloud permette una scalabilità immediata, potendo facilmente aumentare spazio, utenti o funzionalità.

Svantaggi

Uno delle principali limitazioni è sicuramente la dipendenza da internet. Nonostante le soluzioni in cloud dispongano in genere anche di funzionalità offline, in caso di assenza di connessione l’accesso al sistema risulta fortemente limitato.

Inoltre, per quanto i provider scelti siano sicuri e affidabili, i nostri dati saranno inevitabilmente gestiti da terze parti con un conseguente minor controllo da parte nostra. Questo potrebbe sollevare qualche perplessità in aziende che operano in settori vincolati da normativi o che necessitano di un controllo totale e riservato dei propri dati.

Dal punto di vista economico un’installazione in cloud ha spesso un impatto inferiore nella fase iniziale, ma prevede in genere un costo ricorrente con modelli di pagamento mensili o annuali, che possono risultare meno conveniente a lungo termine se usato intensivamente.

Qual è la scelta giusta?

Ma in definitiva qual è la soluzione migliore da adottare fra cloud e on premise? Non è possibile dare una risposta univoca a questa domanda, perché la verità è che la soluzione migliore è quella che si adatta meglio alle necessità della tua azienda. Prima di scegliere quella soluzione adottare fra una installazione on premise e una in cloud, è necessario identificare bene le necessità della propria azienda, di quali risorse si dispone, e quale sarà il principale utilizzo del DMS.

In generale ci sentiamo di consigliare una installazione on premise se disponi già di una solida infrastruttura IT, se la sicurezza e il controllo dei dati sono per la tua compagnia una priorità assoluta, o se deve rispettare normative che richiedono la gestione locale dei dati. Può essere conveniente optare per questo tipo di scelta anche se si prevede un utilizzo del software intensivo e a lungo termine, che consenta di ammortizzare i costi iniziali di acquisto.

Il cloud invece può essere la risposta giusta se vuoi una soluzione rapida da attivare, pronta da utilizzare, facile da usare e se non vuoi preoccuparti di manutenzioni e aggiornamenti. Il cloud può essere la scelta adatta anche se la tua azienda opera con team distribuiti o che lavorano spesso da remoto e se vuoi poter scalare il tuo software in base alle necessità, senza ulteriori investimenti hardware.

Le soluzioni di LogicalDOC

Qualsiasi siano le necessità della tua azienda relativamente alla gestione documentale, LogicalDOC è in grado di soddisfarle. LogicalDOC ha sviluppato robuste soluzioni di gestione dei dati sia con installazioni on-premise, sia adottando l’approccio SaaS di LogicalDOC Cloud, (o addirittura una soluzione ibrida) garantendo sempre efficienza, sicurezza e semplicità di utilizzo. Con LogicalDOC potrai personalizzare il tuo software di gestione documentale in accordo con le tue priorità, trovando sempre la risposta giusta per le tue esigenze. 

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