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Il settore delle costruzioni e dei servizi sta rapidamente passando alla digitalizzazione poiché le aziende si spostano verso gli uffici in cloud e senza carta. Questa trasformazione sta spingendo le aziende ad avere sistemi di gestione dei documenti efficaci al fine di soddisfare le proprie esigenze, integrando i principali fattori aziendali: i costi del lavoro, il servizio, la contabilità, ecc..
Cos'è un Sistema di Gestione dei Documenti (DMS)?
In termini più semplici, è un sistema elettronico che gestisce e organizza i documenti aziendali. Nel settore delle costruzioni e dei servizi viene prodotta molta documentazione, come ordini di acquisto, ordini di lavoro, ordini di modifica, documenti delle risorse umane, fatture AP, ecc..
Perché la Tua Attività di Costruzione e Servizi Ha Bisogno di un DMS?
In primis, un sistema di gestione dei documenti è uno strumento senza carta che consente di risparmiare molto spazio di archiviazione fisico e altri costi. Ma non è solo un repository centralizzato per mantenere i record aziendali. Piuttosto, il DMS avanzato automatizza il flusso di lavoro e i processi di approvazione. In poche parole, il DMS porta efficienza e un migliore controllo interno nella tua azienda. Tuttavia, prima di selezionare un sistema di gestione dei documenti adatto alla propria situazione, è necessario concentrarsi su alcune caratteristiche chiave.
6 Caratteristiche Indispensabili in un Buon Sistema di Gestione dei Documenti
La selezione del giusto sistema di gestione dei documenti per le imprese può essere un compito impegnativo per molti datori di lavoro. Bene, abbiamo fatto un elenco di quelle caratteristiche che sono obbligatorie per un buon DMS.
- Recupero Comodo
- Piena integrazione
- Conformità Aziendale
- Controllo delle Versioni
- Protezione dei Documenti
- Riduzione dei Costi
Recupero Comodo
La cosa più frustrante del sistema di documentazione cartacea è la conservazione di "tonnellate" di file e documenti in ufficio. Naturalmente, occupa anche molto spazio fisico. Un sistema di gestione dei documenti può semplicemente sostituirlo con record digitalizzati mantenuti in modo efficace.
Inoltre, i tuoi dipendenti non dovranno recarsi in ufficio ogni volta che avranno bisogno di un documento per motivi di lavoro. Piuttosto, possono accedervi facilmente da qualsiasi luogo, e questo è ancora più utile per le attività di "Smart Working".
La ricercabilità è un'altra caratteristica del sistema di gestione dei documenti che fa risparmiare molto tempo. Senza l’ausilio di un DMS, se tu o i tuoi dipendenti avete bisogno di un documento specifico, potreste dover esaminare molti file prima di recuperarlo. Un DMS consente di trovare immediatamente il file grazie alla sua ricerca ottimizzata. Ricercabilità significa semplicemente che puoi trovare facilmente un documento con l'aiuto di qualsiasi funzione di file. Puoi trovare un file per nome, tipo, contenuto, categoria o cercando il nome del dipendente che l’ha creato o caricato.
Completa Automazione e Integrazione con il tuo Software di Costruzione
Un buon DMS deve essere in grado di integrarsi completamente con il software di gestione di un'azienda. Ciò consente una migliore visibilità e un migliore coordinamento tra proprietari, project manager, caposquadra, tecnici dell'assistenza, altri dipendenti e persino fornitori o clienti.
La minore trasparenza è un altro dei principali svantaggi della documentazione cartacea. Ad esempio, è possibile che il tuo responsabile venga a conoscenza di diversi acquisti o fatture al momento della firma degli assegni di pagamento. Inoltre, i documenti cartacei possono essere facilmente persi durante i transiti interdipartimentali anche se esiste un apposito sistema manuale.
Tuttavia, un sistema d’integrazione dei documenti può automatizzare questi processi. Ad esempio, una fattura non verrà registrata finché non viene approvata. Ciò evita ai tuoi dipendenti di fissare l'allocazione dopo o di accreditare le fatture.
Inoltre, un DMS consente di migliorare il flusso di lavoro, rimuovere la doppia voce per le informazioni e potenziare i processi di approvazione. Un software DMS automatizza il movimento dei documenti attraverso diverse parti del software di gestione della tua azienda di costruzioni.
Conformità Aziendale
Un DMS consente ai datori di lavoro di automatizzare i processi. Pertanto, si consiglia vivamente ai datori di lavoro di aggiungere una lista di controllo di regole e linee guida per la conformità aziendale e governativa al fine di garantire che la tua azienda segua tutti i protocolli stabiliti dal governo prima di inviare o approvare i documenti.
Ci sono molte transazioni interne ed esterne che richiedono tempo che si verificano nell'attività di costruzione, come la gestione delle buste paga, il completamento di documenti per un progetto di costruzione o un lavoro di servizio, ecc. Tuttavia, le aziende possono risparmiare tempo prezioso se implementano questi protocolli prima. Ciò eliminerà la necessità di rivedere o inviare nuovamente i documenti.
Controllo di Versione
È essenziale recuperare e identificare l'ultima versione di qualsiasi documento. Si assicura che qualsiasi informazione errata non provochi lavori impropri o problemi di comunicazione. Il Controllo di Versione diventa più importante nei lavori di costruzione per modificare gli ordini o visualizzare le fatture.
Un buon sistema di gestione dei documenti tiene traccia delle versioni vecchie e aggiornate di tutti i file. Mantiene anche un registro di tutte le modifiche (ad esempio, l'ora, il motivo e la persona che ha apportato queste modifiche). Questo fornisce un quadro completo di tutto ciò che riguarda qualsiasi file specifico.
Un DMS ti consente di tenere traccia dei tuoi documenti in modo accurato se lo utilizzi come unica fonte di archiviazione e recupero dei documenti, e ti dà la libertà di gestire diverse versioni di documenti o gli errori amministrativi che possono verificarsi. Ti "libera" anche dal completare o modificare documenti scritti a mano.
Protezione dei Documenti
La sicurezza dei tuoi dati aziendali e dei tuoi dipendenti è sicuramente la cosa più importante per te. Pertanto, un sistema di gestione dei documenti deve avere funzionalità di sicurezza come modelli di autorizzazione per determinati dipendenti e reparti. Ciò consente a un'azienda di mantenere dati riservati, come le informazioni dei dipendenti o dati di lavoro specifici al sicuro.
Inoltre, sarà più facile per te o per il tuo personale IT recuperare i dati dal cloud o da altri sistemi di backup se le cose vanno storte a causa di un disastro naturale o fisico come inondazioni, incendi, tempeste, ecc. La documentazione cartacea di certo non offrirebbe questo vantaggio…
Riduzione dei Costi
I documenti cartacei richiedono molto spazio per uffici o archivi. Ecco perché le aziende che sono passate a un sistema di gestione dei documenti risparmiano più spazio per gli uffici e migliori opportunità di business. Se non hai bisogno di spazio aggiuntivo per la documentazione cartacea, significa che non devi pagare un importo extra sul tuo contratto di locazione e, naturalmente, puoi ridurre i costi fissi come cartucce di inchiostro e carta.
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