Le 7 domande più frequenti sull'elaborazione dei documenti

Perché l'elaborazione dei documenti è importante per le aziende?

L'elaborazione dei documenti è diventata una parte essenziale del moderno processo aziendale, con molti livelli e tipi diversi di pratiche burocratiche da gestire e gestire quotidianamente.

È fondamentale che tutte le aziende, dalle più grandi alle più piccole, utilizzino alcuni servizi di elaborazione dei documenti per garantire che i propri dipendenti siano sempre al passo con tutto il lavoro necessario per mantenere tutto in ordine ed efficiente.

Questo articolo illustrerà l'elaborazione dei documenti e il motivo per cui qualsiasi azienda deve trarne vantaggio.

Continua a leggere per saperne di più sull'elaborazione dei documenti.

Che cos'è l'elaborazione dei documenti?

Il trattamento documentale è la gestione elettronica dei documenti e dei dati al loro interno.

Ciò può includere qualsiasi cosa, dalla scansione e indicizzazione dei documenti all'archiviazione elettronica e alla loro disponibilità ai dipendenti.

I documenti sono disponibili in diversi formati e tipi di file e in genere contengono informazioni specifiche.

Sebbene i vecchi approcci di elaborazione manuale dei documenti si traducano in processi soggetti a errori e dispendiosi in termini di tempo, richiedono anche che tu sia coinvolto nella lunga procedura.

Tuttavia, è importante estrarre tutto questo valore da quei documenti in modo da poterli utilizzare a valle, cosa impossibile con metodi complessi di elaborazione manuale dei documenti.

Ecco perché l'automazione dell'elaborazione dei documenti attraverso la tecnologia moderna è diventata più popolare del vecchio modo di fare le cose.

Come può un'azienda iniziare con l'archiviazione digitale?

In passato, le aziende conservavano copie fisiche di documenti importanti.

Tuttavia, ciò richiedeva molto spazio e rendeva difficile l'accesso rapido ai documenti.

Con l'archiviazione digitale, le aziende possono scansionare i propri documenti e archiviarli elettronicamente; questo occupa meno spazio e semplifica la ricerca e la condivisione di documenti.

Questi sono i passaggi da eseguire per automatizzare l'elaborazione dei documenti:

• Esistono regole specifiche che regolano l'elaborazione dei documenti. Una volta determinate queste regole, il team implementa l'estrazione della struttura e del layout.
• L'OCR, noto anche come riconoscimento ottico dei caratteri, è un metodo che consente la conversione di documenti scansionati in dati digitali. Un'altra tecnologia intelligente è il riconoscimento del testo scritto a mano (HTR), in grado di riconoscere testi scritti in lettere standard e anche tipi di carattere diversi.
• Poiché la tecnologia OCR è sensibile agli errori, è necessario rivedere i dati manualmente al termine dell'operazione di estrazione.
• Ogni volta che elabori un documento o noti un errore, puoi segnalarlo per l'ispezione manuale in modo che il tuo team possa correggerlo in seguito.
• Un formato intuitivo consente ai documenti elaborati di integrarsi facilmente con le applicazioni aziendali esistenti.

Quali sono gli usi dell'elaborazione dei documenti?

L'elaborazione dei documenti ha molti usi, tra cui l'ordinamento, il filtraggio, la creazione e la manipolazione dei dati.

Può automatizzare attività noiose, rendendole più veloci e facili da completare.

Inoltre, l'elaborazione dei documenti può aiutarti a controllare l'accesso alle informazioni, assicurando che solo il personale autorizzato possa visualizzare o apportare modifiche ai dati sensibili.

Nel complesso, l'elaborazione dei documenti può far risparmiare tempo e denaro alle aziende migliorando al contempo la sicurezza.

Il processo richiede una formazione minima, che è un'opzione ideale per i proprietari di piccole imprese che hanno bisogno di portare a termine il lavoro rapidamente.

Inoltre, il software di elaborazione dei documenti può includere il rilevamento della registrazione dei tasti o la crittografia dei file, strumenti essenziali nell'era digitale.

Diverse agenzie governative in tutto il mondo richiedono che questa tecnologia sia conforme alle normative HIPAA.

Quali sono i vantaggi dell'elaborazione dei documenti?

Ci sono molti vantaggi dell'elaborazione dei documenti per le aziende. Discutiamone alcuni di seguito:

1. Può aiutare a risparmiare tempo automatizzando le attività ripetitive.
2. Può migliorare la precisione eliminando l'errore umano.
3. Può aiutare a migliorare il servizio clienti fornendo tempi di consegna più rapidi.
4. Può aiutare a ridurre i costi riducendo la necessità di carta e altre risorse.
5. Può aiutare ad aumentare l'efficienza consentendo ai dipendenti di accedere ai documenti da qualsiasi luogo.
6. Può aiutare a migliorare la comunicazione fornendo un repository centrale per tutti i record.
7. Può aiutare a proteggere le informazioni sensibili mantenendole riservate e sicure.
8. Può aiutare a standardizzare i flussi di lavoro e le procedure.
9. Può aiutare le aziende a diventare ecologiche riducendo la necessità di documenti cartacei.
10. L'elaborazione dei documenti può aiutare le aziende a soddisfare i requisiti di conformità.

C'è qualche rischio nel passare al digitale?

Poiché le aziende si spostano sempre più verso i processi digitali, è essenziale comprendere le implicazioni di questo cambiamento. Sebbene il passaggio al digitale possa indubbiamente trarre vantaggio, ci sono anche alcuni rischi.

Una possibilità è quella delle violazioni dei dati. Le informazioni archiviate elettronicamente sono suscettibili di pirateria informatica, ma non devi preoccuparti di utilizzare il software giusto.

Inoltre, i processi digitali possono essere più difficili da gestire e monitorare rispetto a quelli cartacei. Ciò può rendere difficile tenere traccia degli errori e impedire che si ripetano in futuro.

Infine, i documenti digitali possono essere persi o danneggiati più rapidamente di quelli fisici. Ad esempio, un'interruzione di corrente potrebbe distruggere i file elettronici mentre i documenti cartacei non sarebbero interessati.

Nonostante questi rischi, molte aziende scelgono ancora di passare al digitale perché i vantaggi superano i rischi.

La maggior parte delle aziende utilizza già ogni giorno strumenti digitali come e-mail e software di elaborazione testi, quindi l'adozione di un altro processo digitale non è molto diverso: stanno solo aggiungendo un altro elemento al loro flusso di lavoro attuale.

Chi può aiutarmi a implementarlo nella mia organizzazione?

Alcuni attori chiave possono aiutarti a iniziare con l'elaborazione dei documenti nella tua organizzazione.

Innanzitutto, dovrai trovare un software di elaborazione dei documenti di qualità. Infine, dovrai trovare un partner affidabile per l'elaborazione dei documenti che possa aiutarti con la transizione e fornire supporto continuo.

LogicalDOC può aiutarti a elaborare i documenti automaticamente, inclusi l'ordinamento, la categorizzazione e l'etichettatura, il che può farti risparmiare tempo e fatica, soprattutto se hai molti documenti da elaborare.

LogicalDOC può anche aiutarti a tenere traccia dei tuoi documenti e del controllo delle versioni, in modo da avere sempre le versioni più aggiornate.

Ciò può essere estremamente utile quando si collabora con altri a un progetto o si condividono documenti con i clienti. Non c'è niente di meglio di così. Se desideri automatizzare il processo di elaborazione dei documenti, contattaci oggi stesso!

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