Blackout in azienda: i rischi per la gestione documentale e come prevenirli

I recenti fatti di cronaca legati al clamoroso blackout che il 28 aprile scorso ha colpito Spagna e parte del Portogallo, il più grave nella storia recente europea, hanno riportato l’attenzione sul tema della sicurezza energetica.

Quali che siano le cause che possano portare ad un’interruzione della fornitura elettrica, dal guasto tecnico all’errore umano, da eventi metereologici estremi fino al sabotaggio o al cyberattacco (nel caso spagnolo, ad esempio, dopo settimane di indagini ancora non si sono chiarite con certezza le cause del blackout), i danni procurati possono essere ingenti e onerosi.  Oltre alla paralisi di servizi essenziali come i trasporti e le comunicazioni, anche le produzioni industriali subirebbero perdite importanti. Si calcola ad esempio che gli effetti del blackout iberico abbiano comportato conseguenze economiche per quasi 1,6 miliardi di euro.

Un’interruzione di energia elettrica e delle connessioni internet rischia di bloccare tutte le principali funzioni aziendali, dalla produzione alla logistica, dall’amministrazione fino alla gestione documentale, ponendo importanti interrogativi sull’affidabilità delle nostre tecnologie digitali.

I rischi di un blackout per la gestione digitale dei documenti

Un’interruzione improvvisa dell’energia elettrica o un blackout informatico possono bloccare all’istante l’accesso ai documenti digitali aziendali, lasciando inattivo il personale fino al corretto ripristino on line dei sistemi. Ma l'aspetto più critico di un'interruzione imprevista di corrente elettrica in un'azienda che utilizza un gestionale documentale non risiede tanto nella temporanea impossibilità di accedere al sistema, quanto piuttosto nel significativo rischio che i processi informatici attivi vengano interrotti in modo anomalo o incompleto, causando così errori nella scrittura dei dati, corruzione degli archivi digitali o perdita irreversibile delle informazioni, situazioni che potrebbero compromettere seriamente l'integrità e l'affidabilità complessiva dell'intero sistema documentale, con conseguenze operative e gestionali potenzialmente molto gravi.

Backup regolari: la prima linea di difesa

Il backup consiste nel creare copie di sicurezza dei documenti e archiviarle in luoghi sicuri (ad esempio server remoti o cloud) con cadenza regolare. In caso di blackout o guasto grave, un backup recente permette di recuperare rapidamente i file e riprendere le attività aziendali. È importante pianificare backup frequenti e automatizzati: più spesso si esegue un backup, minore è il rischio di perdere definitivamente dati critici. Ad esempio, un backup incrementale quotidiano assicura che solo le modifiche più recenti vengano salvate, ottimizzando i tempi di esecuzione. Senza un backup adeguato, un guasto può provocare perdite di informazioni irreversibili e lunghi fermi operativi. Un solido piano di backup – possibilmente seguendo la regola del “3-2-1” (tre copie dei dati, su due supporti diversi, di cui uno off-site) – rappresenta la prima linea di difesa contro i blackout e altre emergenze informatiche.

Gruppi di continuità (UPS Uninterruptible power supply): protezione hardware immediata

Un gruppo di continuità (UPS) è fondamentale per garantire che server e workstation possano essere spenti correttamente in caso di interruzione improvvisa dell'alimentazione. L’UPS offre un intervallo temporale sufficiente per completare i processi in corso e chiudere i file correttamente, evitando corruzioni dovute a interruzioni brusche durante operazioni di scrittura o aggiornamento dei dati.

Ridondanza informatica e di rete: garantire la continuità

Oltre ai backup, la ridondanza dei sistemi IT e delle reti è essenziale per assicurare la continuità operativa. Per “ridondanza” si intende predisporre componenti duplicati o alternativi che possano subentrare automaticamente in caso di guasto. Ad esempio, server ridondanti in cluster o dislocati in diversi data center possono mantenere attivi i servizi anche se uno dei server principali va offline. Nelle architetture di disaster recovery più avanzate, è previsto il passaggio a un set secondario di server e sistemi di storage finché il data center principale non torna operativo.

 Allo stesso modo, una rete con connessioni ridondate (ad esempio più provider Internet o percorsi di comunicazione alternativi) eviterà che un singolo guasto di connettività isoli l’azienda. Anche l’alimentazione elettrica può essere resa ridondante: un gruppo di continuità (UPS) e generatori di emergenza forniscono energia temporanea ai server, mantenendoli accesi finché non subentrano i sistemi di backup. In sintesi, la ridondanza informatica e di rete elimina i singoli punti di fallimento, permettendo all’infrastruttura di “auto-riprendersi” e continuare a funzionare anche di fronte a interruzioni impreviste.

Continuità operativa con LogicalDOC

Un sistema di gestione documentale affidabile può integrare tutte queste misure, e LogicalDOC offre una piattaforma progettata per minimizzare i rischi in caso di interruzione improvvisa. Ad esempio, scegliendo LogicalDOC Cloud, i documenti aziendali vengono ospitati sui nostri server, protetti da procedure di backup professionali che ne garantiscono sicurezza e conformità. La soluzione cloud è ideale per chi non desidera gestire un data center interno con complessi protocolli di backup e firewall. In questo modo si libera l’azienda dagli oneri tecnici, assicurando al contempo un’elevata disponibilità del servizio.

Anche nelle installazioni on-premise, LogicalDOC supporta configurazioni ridondate e include strumenti per backup automatizzati, così da proteggere i dati e consentire un rapido ripristino in caso di guasto.

LogicalDOC propone anche soluzioni con Cloud ibrido: un'installazione locale può sincronizzare il repository locale con un'installazione di cloud remoto, fornendo sia storage in locale che su cloud remoto

Il sistema può essere ulteriormente potenziato con la funzione Syndication di LogicalDOC; si tratta del processo di alimentazione di un sistema remoto con i contenuti memorizzati nell'installazione locale di LogicalDOC. In questo contesto, è possibile configurare il sistema locale per trasferire parti del DMS interno in una seconda installazione ospitata all'esterno dei propri locali. Con lo storage cloud ibrido all'avanguardia di LogicalDOC, hai la garanzia che i tuoi dati siano tutti sottoposti a backup in più posizioni fisiche, con la tranquillità che i tuoi documenti siano al riparo da qualsiasi evento catastrofico.

Adottare una soluzione come LogicalDOC permette di gestire i documenti digitali in modo sicuro e continuativo, proteggendo il business dai rischi di blackout e interruzioni non pianificate.