Gestione documentale e Disaster Recovery Plan
La sicurezza e l’integrità dei dati aziendali sono oggi più che mai la priorità di ogni compagnia. In un’epoca sempre più digitale è indispensabile assicurarsi che anche in caso di eventi inaspettati o di incidenti gravi le informazioni e i documenti di un’azienda non vengano irrimediabilmente perduti e i servizi produttivi possano essere ripristinati.
Cos'è un Disaster Recovery Plan?
Il Disaster recovery plan (DRP) è quel documento che esplicita tutte le misure (tecnologiche, logistiche e organizzative) volte a ripristinare servizi, sistemi e dati di un’azienda, anche a fronte di gravi emergenze che ne compromettano la regolare attività.
Nella gestione documentale, un DRP fornisce una guida per ripristinare rapidamente documenti e informazioni essenziali, riducendo al minimo le interruzioni operative e mitigando i rischi di perdita di dati, sia in caso di disastri tecnologici, di attacchi informatici o calamità naturali.
L'importanza della gestione documentale in un Disaster Recovery Plan
La gestione documentale rappresenta il cuore amministrativo e operativo di un'azienda. La perdita di documenti può avere conseguenze gravissime, tra cui la perdita di dati sensibili, la compromissione della fiducia dei clienti e una significativa riduzione della produttività.
Il danneggiamento di documenti operativi può interrompere il flusso di lavoro, generando ritardi e disservizi. In caso di compromissione di informazioni riservate o dati sensibili l’azienda può essere esposta a rischi e sanzioni legali. Bisogna poi considerare quanto l’immagine aziendale sia influenzata da questo aspetto; mentre una perdita di documenti influisce in maniera molto negativa sulla reputazione di un’azienda, al contrario la capacità di ripristinare i dati in caso di emergenza è un considerevole valore aggiunto per guadagnare la fiducia dei clienti e dei partner commerciali.
Il ruolo dei software di gestione documentale nel Disaster Recovery
I software di gestione documentale rappresentano un supporto tecnologico essenziale per l'implementazione del DRP. Questi software forniscono strumenti di sicurezza e ripristino che diventano cruciali in situazioni di emergenza. Per supportare efficacemente un Disaster Recovery Plan è necessario che un software di gestione documentale possieda alcune caratteristiche fondamentali:
- È essenziale che il software offra opzioni di replica dei dati e backup automatizzati. La ridondanza distribuisce copie dei dati su server o data center differenti, assicurando che i documenti siano sempre recuperabili anche in caso di guasti hardware.
- La possibilità di ripristinare versioni precedenti di un documento è fondamentale per garantire l'integrità dei dati. Il software deve mantenere un registro completo delle modifiche e supportare il tracciamento, la gestione e il recupero delle versioni precedenti.
- In caso di disastro, poi la velocità di ripristino è fondamentale. Un buon software di gestione documentale deve permettere l'accesso ai dati tramite cloud e prevedere opzioni di ripristino veloce minimizzando i tempi di inattività.
- Le funzionalità di sicurezza avanzate come la crittografia dei dati, l’autenticazione a più fattori e i log di accesso sono essenziali per proteggere i documenti da accessi non autorizzati. In un contesto di DRP, queste caratteristiche proteggono i dati durante le operazioni di ripristino.
- La possibilità di eseguire test di recupero periodici del DRP aiuta a verificare l’efficacia del piano e a identificare eventuali vulnerabilità. Un software di gestione documentale dovrebbe permettere test e simulazioni per garantire che il sistema di backup e ripristino funzioni correttamente.
Conclusione
LogicalDOC con le sue funzionalità di sicurezza, ridondanza e tracciabilità, può rivestire un ruolo strategico per la protezione e il ripristino dei dati. La solidità del software e il suo continuo aggiornamento soddisfano tutti i requisiti chiave che consentono di minimizzare il rischio di perdita di dati e di garantire la continuità operativa anche nei momenti più
critici.
