LogicalDOC 9.3: una gestione documentale sempre più intelligente

Un sistema di gestione dei documenti non dovrebbe limitarsi a mantenere le informazioni organizzate. Il vero valore emerge quando le informazioni contenute nei documenti possono essere identificate, estratte, indirizzate e utilizzate con il minor intervento manuale possibile.

LogicalDOC 9.3 va avanti in questa direzione.

La nuova versione di LogicalDOC 9.3 introduce funzionalità per l’elaborazione dei documenti assistita dall’intelligenza artificiale, amplia le possibilità di comunicazione e sicurezza tramite WhatsApp e migliora le modalità di classificazione ed elaborazione delle informazioni che entrano nell’archivio.

Anziché aggiungere funzionalità isolate, la versione 9.3 si concentra su un obiettivo comune: ridurre il numero di passaggi manuali tra la ricezione di un documento e la trasformazione del suo contenuto in informazioni aziendali utilizzabili.

Rilevamento degli oggetti: un’IA che capisce dove si trovano le informazioni

Una delle novità più significative di LogicalDOC 9.3 è il Rilevamento Oggetti, una funzionalità di visione artificiale che identifica e localizza elementi specifici all’interno dei documenti.

La classificazione tradizionale delle immagini risponde a una domanda relativamente semplice: cosa rappresenta questa immagine? Il Rilevamento Oggetti va oltre. È in grado di identificare più elementi all’interno dello stesso documento e determinarne la posizione esatta.

In un documento aziendale, questi elementi potrebbero includere un numero di fattura, una data, informazioni su clienti o fornitori, totali, loghi, firme o dettagli di pagamento.

LogicalDOC utilizza questa funzionalità per identificare le sezioni rilevanti di un documento prima che avvenga l’estrazione del testo. L’OCR può quindi essere applicato specificamente alle aree rilevate, anziché trattare l’intera pagina allo stesso modo.

Il risultato è un approccio più mirato all’estrazione di informazioni strutturate dai documenti.

LogicalDOC supporta modelli di rilevamento oggetti basati sull’architettura YOLO (You Only Look Once). Le organizzazioni possono addestrare un modello YOLO utilizzando i propri set di dati di documenti annotati e importare il modello risultante in LogicalDOC. Una volta configurato, può essere utilizzato per identificare le aree rilevanti in nuovi documenti digitalizzati o scansionati.

Ciò rende questa tecnologia particolarmente utile per i documenti con strutture visive ricorrenti, tra cui:

•  fatture;
• ordini di acquisto;
• moduli e domande;
• contratti;
• documenti di spedizione;
• altri documenti aziendali strutturati.

Le aree rilevate possono essere successivamente utilizzate da motori OCR, classificatori basati sull’intelligenza artificiale o flussi di lavoro automatizzati, creando un ponte tra il riconoscimento visivo dei documenti e i processi aziendali a valle.

Dalle informazioni estratte ai metadati del documento

Il rilevamento degli oggetti diventa ancora più utile quando le informazioni che identifica possono contribuire direttamente alla classificazione del documento.

LogicalDOC 9.3 introduce la compilazione automatica degli attributi estesi, riducendo ulteriormente la necessità di inserire manualmente i metadati dopo l’acquisizione di un documento. Questa versione estende le capacità di intelligenza artificiale di LogicalDOC dall’analisi del contenuto dei documenti alla sua trasformazione in metadati strutturati che possono essere ricercati, filtrati e utilizzati da altri processi.

Ciò si inserisce nella più ampia architettura Filler di LogicalDOC, in cui il contenuto dei documenti può essere analizzato per compilare automaticamente proprietà e metadati. I Filler possono anche essere combinati in catene di elaborazione e applicati manualmente o tramite criteri di cartella, rendendo l’arricchimento dei documenti parte integrante del normale processo di acquisizione.

Per le organizzazioni che elaborano grandi volumi di documenti aziendali ripetitivi, si tratta di un cambiamento importante: il documento non viene semplicemente inserito nell’archivio, ma può arrivare già predisposto per i processi successivi.

WhatsApp diventa un canale di comunicazione di LogicalDOC

Non tutte le notifiche importanti vengono trasmesse al meglio tramite e-mail.

Con la versione 9.3, WhatsApp può essere integrato con LogicalDOC come canale di comunicazione aggiuntivo, consentendo alle organizzazioni di raggiungere gli utenti tramite un’applicazione che fa già parte del loro flusso di lavoro quotidiano.

LogicalDOC può ora inviare notifiche tramite un account WhatsApp aziendale, inclusi gli avvisi generati dai flussi di lavoro. L’integrazione utilizza modelli di messaggi WhatsApp predefiniti configurati tramite la piattaforma Meta Business.

Ciò può risultare particolarmente utile quando gli utenti sono lontani dalla propria postazione di lavoro, operano in sedi diverse o devono reagire rapidamente a un evento generato all’interno del sistema di gestione dei documenti.

Un flusso di lavoro, ad esempio, può attivare una notifica che raggiunge l’utente direttamente su WhatsApp, anziché affidarsi esclusivamente alle e-mail o ai messaggi interni al sistema.

Autenticazione a due fattori tramite WhatsApp

L’integrazione con WhatsApp si estende anche alla sicurezza.

LogicalDOC 9.3 può utilizzare WhatsApp per inviare il codice di sicurezza richiesto durante l’autenticazione a due fattori (2FA).

Ciò offre agli amministratori un’ulteriore opzione nella configurazione delle procedure di autenticazione e fornisce agli utenti un canale familiare per ricevere il secondo fattore di autenticazione.

Dal punto di vista dell’utente, il cambiamento è relativamente semplice. Tuttavia, riflette un aspetto importante della gestione documentale aziendale: i controlli di sicurezza sono più efficaci quando possono essere integrati in modo naturale nel modo in cui le persone lavorano effettivamente.

Combinando notifiche e autenticazione in un'unica integrazione, WhatsApp diventa più di una semplice opzione di messaggistica. Diventa parte integrante del rapporto tra LogicalDOC e i suoi utenti.

Maggiore controllo sulle e-mail importate

L’e-mail rimane uno dei principali punti di ingresso per i documenti aziendali e LogicalDOC 9.3 migliora anche il modo in cui tali messaggi vengono acquisiti.

Gli amministratori possono ora assegnare un modello di documento personalizzato alle e-mail scaricate per le singole caselle di importazione.

Ciò è particolarmente utile quando più caselle di posta servono diversi processi aziendali.

I messaggi in arrivo da una casella di posta dedicata agli acquisti, ad esempio, potrebbero richiedere metadati e regole di protocollo diversi rispetto a quelli delle e-mail ricevute da un account del servizio clienti o amministrativo. Anche i messaggi in entrata e in uscita gestiti tramite lo stesso account IMAP potrebbero dover essere classificati in modo diverso.

Anziché applicare la stessa struttura a ogni e-mail importata, le organizzazioni possono quindi allineare più strettamente l’acquisizione delle e-mail al processo a cui appartiene ciascuna casella di posta.

Si tratta di un miglioramento relativamente mirato, ma in grado di fare una differenza considerevole in ambienti in cui le e-mail vengono archiviate automaticamente o utilizzate come input per i flussi di lavoro documentali.

Un approccio più coerente all’acquisizione dei documenti

La versione 9.3 prosegue inoltre il consolidamento delle operazioni di elaborazione dei documenti attorno ai Filler.

Le precedenti attività pianificate dedicate specificamente all’OCR zonale e all’elaborazione dei codici a barre sono ora deprecate a favore dei Filler.

Il cambiamento è importante al di là dell’interfaccia stessa.

Anziché mantenere meccanismi separati per diversi tipi di estrazione, LogicalDOC si sta orientando verso un modello di elaborazione più coerente in cui diverse tecniche — tra cui OCR, riconoscimento dei codici a barre ed estrazione assistita dall’intelligenza artificiale — possono partecipare a processi di acquisizione dei documenti configurabili.

Ciò fornisce una base più solida per la creazione di flussi di documenti sempre più automatizzati.

LogicalDOC 9.3: meno lavoro manuale tra acquisizione e azione

L’aspetto più interessante di LogicalDOC 9.3 non è una singola funzionalità. È il modo in cui i diversi miglioramenti si integrano tra loro.

Un documento può entrare nell’archivio, vedere le aree rilevanti identificate tramite il rilevamento degli oggetti, avere le informazioni estratte e utilizzate per compilare i metadati, e quindi partecipare a flussi di lavoro in grado di raggiungere gli utenti attraverso canali come WhatsApp.

Allo stesso tempo, i meccanismi di sicurezza come l’autenticazione a due fattori diventano più facili da integrare nell’ambiente di lavoro quotidiano degli utenti.

Questa è la direzione alla base di LogicalDOC 9.3: i documenti non devono essere semplicemente archiviati e ritrovati. Devono diventare fonti attive di informazioni per i processi che li circondano.

Per le organizzazioni che devono gestire volumi di documenti in continua crescita, l’obiettivo è chiaro: dedicare meno tempo all’interpretazione, alla classificazione e all’inoltro manuale delle informazioni e rendere il sistema di gestione documentale una parte sempre più attiva del flusso di lavoro aziendale.