Software per la gestione della conoscenza

Per ogni organizzazione, produrre conoscenza gioca un ruolo di vitale importanza relativamente allo sviluppo organizzativo. Il software di knowledge management si occuperà delle problematiche più pressanti dell’organizzazione stessa, al fine di assicurare la competenza necessaria ad affrontare i sempre più numerosi cambiamenti a cui il mondo imprenditoriale va costantemente incontro. Si tratta di un processo essenziale per gestire le procedure organizzative che necessitano di un’interazione accessibile e sicura tra l’insieme di capacità di trattamento dei dati e le innovative competenze degli impiegati in ambito di tecnologie dell’informazione.

Porre Fine al Caos delle Informazioni

Gran parte delle informazioni economiche si presentano in un formato dati privo di forma

Di conseguenza, quasi tutti i professionisti del campo spendono una notevole quantità di tempo alla ricerca delle informazioni necessarie a svolgere il proprio lavoro. Nell’ambito della competizione aziendale, è fondamentale poter attingere rapidamente alle conoscenze che possono condurre al recupero di fattori di essenziale rilievo per l’efficacia dell’azienda. LogicalDOC è un sistema di gestione documentale che faciliterà il recupero delle conoscenze in qualsiasi organizzazione, indicizzando e mettendo al sicuro i contenuti di cui avete bisogno. Questa funzione vi permetterà di risparmiare tempo prezioso, che potrete dedicare alla ricerca di risorse e alla creazione di nuova conoscenza.

Sulla base delle informazioni rilevanti e pertinenti, riuscirete a prendere decisioni in modo più repentino. Ciò condurrà ad un considerevole aumento dell’abilità dei vostri impiegati di lavorare in modo produttivo, invece di continuare a cercare documenti su scaffali o unità condivise. Si tratta di un modo semplice per incrementare la soddisfazione di clienti e impiegati, e al contempo ottenere un vantaggio competitivo e un innovativo self-service nel vostro settore industriale.

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Crea un Deposito di Conoscenza

Central Repository – Come si può intuire dal nome, la conoscenza viene qui organizzata all’interno di aree di lavoro, cartelle e documenti categorizzati e strutturati. Potrete accedere con semplicità e velocità a tutte le informazioni relative alla vostra impresa che sono contenute nell’archivio centralizzato.

Il software di knowledge management si occupa di condividere e archiviare l’esperienza e il sapere collettivi accumulati all’interno delle tecniche, dei processi e delle operazioni dell’organizzazione. Considera la conoscenza una risorsa di vitale importanza, nonché un fattore chiave per quanto concerne il capitale intellettuale che consente agli esperti di risorse umane di ricoprire un ruolo sostanziale nella gestione del personale.

Gestione del Ciclo Vitale della Conoscenza

Controllo di Versione e di Revisione

Il controllo di versione permette di tenere traccia di chi e quando ha modificato un dato documento, consentendo di tornare ad una versione precedente qualora necessario. Una nuova versione viene creata quando un utente modifica i metadati o quando il contenuto del documento viene modificato.

Registro degli Accessi

LogicalDOC possiede una funzione di tracciabilità completa che cattura le azioni eseguite sui documenti, quali visualizzare, inviare per email, controllare, scaricare e cancellare. Ciò consente di ricostruire l’esatta sequenza di eventi di un documento o di una cartella.

Approvazione dei Documenti

I Workflow di approvazione costituiscono un modo semplice per automatizzare la redazione, la revisione e l’approvazione dei documenti tra più utenti di LogicalDOC. Ciò permetterà di migliorare il livello di collaborazione del vostro team, così come la operatività del gruppo.

Annotazioni e Commenti

Le Annotazioni svolgono un ruolo fondamentale nel processo di condivisione della conoscenza. Costituiscono una parte di rilievo del ciclo di feedback relativo alla qualità del contenuto e alla presentazione di un documento o di un articolo.

Questa è la struttura all’interno della quale l’organizzazione visualizza tutti i suoi processi di gestione dell’informazione come un singolo processo di conoscenza. Sulla base di tale struttura, i processi imprenditoriali consisteranno nel disseminare, creare, applicare e rinnovare la conoscenza al fine di garantire la sopravvivenza e il mantenimento dell’organizzazione. In sostanza, si tratta di concentrarsi sul fare le cose giuste piuttosto che sull’aggiustare le cose. È essenziale comprendere che quella che si è rivelata essere la scelta migliore ieri, potrebbe non esserlo domani o oggi. Ciononostante, l’apprendimento a doppio ciclo è vitale: il processo del disimparare e re-imparare è fondamentale nello sviluppo del ciclo vitale della conoscenza organizzativa, a sua volta necessaria per ogni organizzazione commerciale a causa dei rapidi ritmi di cambiamento attuali. Al fine di strutturare queste modifiche del mondo imprenditoriale e assicurare un’efficacia continuativa, le organizzazioni hanno bisogno di riesaminare costantemente le procedure base della gestione della propria impresa.

Condividere e Riutilizzare la Conoscenza d’Impresa

Grazie al supporto di un sistema di knowledge management potrete trovare rapidamente informazioni esistenti specifiche e riutilizzarne i contenuti all’interno di relazioni, file, richieste di preventivo, offerte e qualsiasi altro tipo di documento di uso comune. Il sistema vi offrirà una piattaforma di condivisione dei documenti tra i membri dell’impresa, ovunque essi si trovino: in un unico stabilimento, o in centinaia di luoghi diversi.

Eliminare il Tempo di Formazione del Personale

Utilizzando LogicalDOC, la vostra azienda potrà ridurre notevolmente il tempo di formazione necessario per il personale. Non solo potrete ridurre la formazione dei membri del personale, ma velocizzerete l’apprendimento dei nuovi impiegati. Per raggiungere questi obiettivi, è fondamentale caricare i documenti e le procedure della vostra impresa in modo che siano ricercabili e indicizzate. Potrete assegnare diversi privilegi a diversi utenti. Le informazioni archiviate all’interno di un sistema di gestione di documenti possono essere salvate e stampate in diversi formati. Potrete assegnare questi elementi di conoscenza ai nuovi arrivati o agli impiegati veterani affinché li leggano, apprendano e si formino con efficacia.

Le organizzazioni devono essere consapevolmente competitive per poter integrare con successo un sistema di knowledge management. LogicalDOC offre una piattaforma software che include una relazione applicativa tra le prassi migliori attuate dall’organizzazione e le azioni svolte dai membri dell’organizzazione sulla base delle informazioni disponibili. Comprende inoltre una connessione separativa tra le azioni svolte dai membri dell’organizzazione volte alla verifica e al controllo delle suddette prassi. Si tratta del luogo in cui gli elementi intellettuali, innovativi e creativi di un’organizzazione si uniscono per completare un quadro unito e completo. Rimpiazzerà gli antichi sistemi di condivisione della conoscenza, comprese le dinamiche di formazione sistematica, e contribuirà a migliorare il benessere organizzativo, le prestazioni e l’efficacia degli impiegati.