C'è qualche rischio nell'usare un DMS online?

La necessità di una soluzione di gestione esisteva molto prima del coronavirus ed è ora parte integrante della transizione di molte aziende al lavoro da remoto. Educare sé stessi e mettere a frutto tali conoscenze utilizzando risorse IT aggiornate è fondamentale.

I preziosi documenti dell'azienda sono protetti da accessi non autorizzati, facilmente ricercabili e facilmente accessibili.

Contratti, dati anagrafici, lettere, file multimediali, basi di conoscenza, post sui social media e materiali d'archivio sono solo alcuni dei documenti che possono essere gestiti.

Qual è l’obiettivo?

Le aziende hanno spesso centinaia di migliaia di file nel loro database. Quando si tratta di gestire le pratiche burocratiche, ogni azienda deve affrontare il problema dell'automazione e della sistematizzazione dei propri processi. Tutto è curato dal sistema DM. Forse l'azienda ha superato la sua attuale struttura o il team di gestione deve implementare nuove procedure e processi per renderla più competitiva.

L'implementazione tempestiva del sistema di gestione dei documenti, o sistema elettronico di gestione dei documenti, aiuta a risolvere tali problemi e fornisce una risorsa preziosa per valutare lo stato di salute di vari processi aziendali. La tua azienda sarà più efficiente se riesci a individuare le inefficienze in anticipo e ad apportare le modifiche necessarie ai metodi e alle procedure di gestione dei documenti.

Puoi spiegare i possibili vantaggi e le differenze?

È possibile mantenere un tono più ufficiale utilizzando un sistema di gestione dei documenti piuttosto che un servizio di scrittura educativa che comunica con te solo tramite e-mail. Se avessi una forza lavoro numerosa, potresti assegnare loro le attività per posta e attendere una risposta, ma si tratta di una gestione scomoda. Inoltre, i server di posta dovrebbero segnalare sempre quando i messaggi sono stati aperti o letti in modo coerente.

Il concetto di flusso di lavoro viene utilizzato nei sistemi EDMS. Questo tipicamente consiste in percorsi che corrono paralleli o in un ordine prestabilito. Un'attività, una data di scadenza e un campo del report possono essere tutti inclusi in un singolo punto.

I solidi sistemi di gestione dei documenti elettronici tengono traccia delle azioni degli utenti sui documenti, come l'apertura di un'attività o l'invio di un rapporto. Tutti i file sull'EDMS aziendale possono essere crittografati per una maggiore sicurezza contro malware e virus.

Lavorare con dati strutturati è possibile utilizzando un EDMS, e ciò rappresenta un altro vantaggio significativo. Ad esempio, un documento fattura può essere facilmente creato compilando un semplice modulo che non richiede alcuna esperienza di codifica.

Funzionalità fondamentali per la gestione dei documenti

La crescita dell'efficienza è garantita da un sistema ben strutturato per la gestione dei documenti elettronici perché permette:

• Inserimento rapido dei dati nel sistema
• Accesso alle informazioni con il minimo sforzo
• Analisi computerizzata di formati analogici e digitali
• Custodia di informazioni sensibili
• Manutenzione dei dati per un'utilità continua
• Evitare la distruzione accidentale dei documenti
• Snellisce la comunicazione telematica con avamposti e collaboratori

I sistemi di gestione dei documenti elettronici sono flessibili e possono essere adattati alle esigenze di qualsiasi organizzazione.

Esistono cinque categorie in cui ricadono gli aspetti più importanti di un sistema di gestione sicura dei documenti:

1. Attribuzione di Metadati. Per facilitare la ricerca e la selezione automatiche delle informazioni, i sistemi di gestione dei documenti elettronici consentono l'aggiunta di identificatori utente, date e altri contrassegni alle strutture informative.
2. I sistemi di gestione dei documenti elettronici (EDMS) vengono utilizzati dalle aziende per digitalizzare e centralizzare i propri documenti cartacei in modo che i dipendenti possano accedervi elettronicamente, collaborare su di essi in tempo reale e utilizzare i dati risultanti per prendere decisioni gestionali migliori.
3. Conversione di documenti cartacei in formato digitale. Il sistema di gestione dei documenti consente la digitalizzazione dei documenti cartacei, il riconoscimento del testo per l'elaborazione automatizzata e l'archiviazione sicura.
4. Supponiamo di disporre di un sistema sicuro per la gestione dei documenti elettronici. In tal caso, puoi organizzare i tuoi file in base a metadati e indici, rendendo molto più facile trovare ciò di cui hai bisogno e portare a termine il lavoro rapidamente.
5. Conservare i documenti in un programma intuitivo e affidabile è preferibile che tenerli in uno schedario chiuso a chiave. Le impostazioni di autorizzazioni, backup e migrazione dei dati sono tutte regolabili. Un investimento in un affidabile programma di gestione dei documenti che aiuta a mantenere tutto al suo posto ripagherà immediatamente.

Snellimento delle pratiche burocratiche e dell'archiviazione elettronica

Pensa alla sfida di coordinare i processi. È una parte essenziale della gestione dell'azienda. Fornendo modelli di documenti e file predefiniti e percorsi definiti dall'utente per la loro elaborazione, il sistema ridurrà notevolmente il tempo necessario per gestire i documenti.

Il sistema di gestione dei documenti sicuro e protetto è sempre semplice e facile da usare per l'utente finale poiché vede solo i suoi compiti e documenti, indipendentemente dalla complessità della logica dei processi che li stanno dietro.

Ecco alcuni esempi di processi di gestione dei documenti e flusso di documenti:

• Registrazione di tutta la posta inviata e ricevuta
• Conversione di documenti cartacei in formato digitale
• Generazione di documenti basata su modelli all'interno del sistema
• Convalida, autenticazione e arruolamento di documenti legali
• Prendere decisioni sui documenti ufficiali
• Facilitare le risoluzioni e assumere il controllo automatizzato delle prestazioni.
• Condivisione di documenti tramite mezzi elettronici
• Archiviazione computerizzata

Lo sviluppo del software viene effettuato seguendo il modello CMMI 3 e i requisiti mondiali di gestione della qualità ISO 9001.

È possibile accedere ai documenti da remoto

Le moderne soluzioni di gestione dei documenti basate su cloud devono fornire l'accesso remoto ai documenti e l'amministrazione dei processi aziendali. Un app mobile su un dispositivo mobile non può avere tutte le funzionalità di un sistema robusto. In realtà, però, questo non è necessario. Non puoi apportare modifiche significative a un documento sul telefono; dovrebbe essere fatto su un computer desktop.

Supponi di disporre di un software di protezione dei dati mobile che ti avvisa delle attività e dei documenti assegnati e ti consente di accedervi. In tal caso, puoi continuare a lavorare senza uscire dal flusso di lavoro.

Puoi leggere rapidamente il contratto che deve essere concordato e poi lavorarci sopra, nominare esecutori responsabili dell'incarico o delegarne l'esecuzione.

Le aziende specializzate in soluzioni di gestione dei documenti spesso gestiscono la creazione, l'implementazione e la manutenzione di EDMS. Puoi contare su puntualità, professionalità e considerazione per le esigenze e le preferenze uniche di ogni cliente. Ogni organizzazione dispone anche di un reparto di assistenza per la gestione del software di gestione dei documenti che offre assistenza con dati, aggiornamenti e formazione per esperti.

Ho bisogno di sapere come avviare il trasferimento dei documenti e delle procedure interne della nostra azienda in una nuova sede.

In altre parole, il coronavirus finirà per estinguersi. Sì, questo è un ostacolo significativo per tutte le parti coinvolte, personalmente e professionalmente. Tuttavia, le difficoltà possono portare a benefici inaspettati. E la possibilità di aumentare la produttività è una di queste. Raccomandiamo di considerare le procedure gestionali un valido strumento per l'ottimizzazione dei documenti aziendali.

Anche prima del coronavirus, le aziende erano interessate a trovare un modo per gestire meglio le proprie operazioni. Ciò è particolarmente vero ora che così tanti lavoratori scelgono di telelavorare spesso spinti dalle aziende stesse. È fondamentale prepararsi con le informazioni e applicarle correttamente con l'ausilio di risorse informatiche aggiornate.