Parlare dei benefici dell’archiviazione digitale dei documenti ormai può apparire superfluo. Tutte le aziende, grandi o piccole, hanno optato o hanno preso in considerazione questa possibilità, a fronte dei numerosi vantaggi che comporta. L’enorme riduzione dello spazio fisico necessario per la conservazione dei documenti, la facilità organizzativa con cui i dati possono essere catalogati e ricercati, la possibilità di creare workflow per facilitare la condivisione e la tracciabilità dei documenti in tempo reale, l’immediata accessibilità anche online con la possibilità di lavorare da remoto. Inoltre, un importante riduzione dell’impatto ambientale dell’archiviazione e una notevole riduzione dei costi aziendali, sia per le spese di stampa che in termini di risorse umane.
Per quale motivo, allora, spesso non si è così sereni nel compiere il passaggio all’archiviazione digitale dei documenti? Perché insieme agli innegabili vantaggi le aziende hanno ben presenti anche i rischi o le possibili problematiche legate a questo delicato processo.
Le preoccupazioni più importanti riguardano senza dubbio la sicurezza e i rischi di corruzione o perdita dei dati. Scegliere un software di gestione documentale adeguato e sicuro è indispensabile per procedere con tranquillità alla migrazione del nostro archivio documentale.
Sicurezza dei dati e minacce informatiche
Durante l’archiviazione digitale i documenti possono risultare maggiormente vulnerabili alle minacce alla sicurezza informatica come hacking, malware, phishing e violazioni dei dati. Se non adeguatamente protette, le informazioni sensibili possono essere compromesse, con conseguenti ingenti danni economici, legali e di reputazione. LogicalDOC ha implementato sistemi di protezione e protocolli di sicurezza avanzati per fronteggiare questi rischi. I sistemi di sicurezza sono integrati e automatizzati su tre diversi livelli e le impostazioni sono altamente personalizzabili per rispondere alle esigenze di qualsiasi azienda. LogicalDOC dispone di un antivirus integrato per verificare la presenza di eventuali file infetti ed evitarne la propagazione all’interno del sistema di gestione.
LogicalDOC supporta l’autenticazione a due fattori ed è possibile impostare firewall, per autorizzare o negare l’accesso a determinati host, reti o insiemi di indirizzi IP. È possibile definire criteri per imporre una qualità minima delle password utente, oltre a impostarne e la scadenza e ad effettuare il controllo storico. Il sistema previene anche gli attacchi in modalità Forza Bruta, con la possibilità di impostare un numero massimo di tentativi di accesso per lo stesso nome utente.
I file vengono cifrati durante le fasi di importazione ed esortazione, per minimizzare il rischio di vulnerabilità a minacce informatiche esterne. Inoltre, LogicalDOC consente la geolocalizzazione degli accessi, come ulteriore misura di sicurezza.
Strumenti di archiviazione per prevenire la perdita di dati
Nel momento in cui si procede alla migrazione di documenti all’interno di un archivio digitale è necessario provvedere affinché i dati si conservino correttamente, non siano suscettibili di corruzione e non si perda l’accesso ai documenti anche in caso di guasti hardware, errori software o altri disastri. I documenti devono essere conservati in repository sicure in modo che siano inaccessibili ai soggetti non autorizzati e rimangano autentici e inalterati nel tempo.
LogicalDOC ha sviluppato un servizio di gestione documentale efficiente e veloce, progettato per adattarsi ad ogni esigenza aziendale, conforme agli standard internazionali, in grado di garantire la protezione, la sicurezza e l’accessibilità dei dati in ogni momento.
Il repository di LogicalDOC è pensato per fornire una elevata scalabilità, aggiungendo ulteriori volumi qualora si renda necessario maggiore spazio di archiviazione, gestendo l’importazione e l’esportazione degli archivi in maniera veloce e sicura, senza il rischio di perdere o corrompere dati. All’interno di ogni singolo volume è possibile scegliere di comprimere o crittografare le informazioni contenute, salvaguardando così l’accesso ai documenti anche in caso di violazione del server.
Lo strumento LogicalDOC Backup è studiato appositamente per poter ripristinare l’archivio in caso di danni o cadute del sistema. È testato per gestire archivi documentali con enormi quantità di dati e offre la possibilità di salvataggio su varie tipologie di supporto: disco locale, disco di rete, server FTP o SFTP, ecc. Consente opzioni di backup incrementali, differenziali e completi, ed opera con processi transazionali che garantiscono l’integrità del backup in qualsiasi momento.
LogicalDOC dispone anche di una specifica funzione che di archiviazione per i contenuti più obsoleti, che si desiderano comunque conservare all’interno del sistema, ma si preferisce non siano più accessibili ai normali utenti. Questa funzione ottimizza le prestazioni del sistema, definisce con più precisione il ciclo vita dei documenti, ed è completamente configurabile dall’amministratore, che può archiviare o ripristinare dati a suo piacimento.
Conclusione
Un software di gestione come LogicalDOC che ti accompagna nella migrazione del tuo archivio documentale, si integra perfettamente con le tue attività, garantisce sicurezza, efficienza e versatilità e affianca la tua impresa consentendogli di risparmiare tempo, spazio e risorse, aumentando contemporaneamente la produttività.
