Documenti sempre a portata di mano anche in estate

Nel nostro immaginario l’estate è tempo di viaggi, di vacanze, di relax. Di pomeriggi assolati trascorsi in spiaggia, di tramonti in riva al mare o di rilassanti passeggiate in montagna. Più semplicemente di lunghe giornate fuori dall’ufficio, lontano dai nostri pc.
Essere in viaggio o lontano dall’azienda non significa però dover stare lontano dai propri documenti. Molti professionisti hanno necessità di dover accedere alle proprie basi documentali anche in questo tempo estivo che spesso ci porta, per necessità o per piacere, lontano dai nostri abituali luoghi di lavoro.
Avvocati, medici, responsabili tecnici o commerciali possono ricevere richieste dai propri clienti anche quando si trovano fuori sede. Avere a portata di mano i documenti necessari anche in queste situazioni rappresenta un vantaggio considerevole.

Vantaggi dell’utilizzo di un’applicazione mobile per la gestione documentale

Un’applicazione mobile per la gestione documentale può trasformare il modo in cui i professionisti accedono e gestiscono i loro documenti, offrendo un accesso comodo, sicuro e versatile anche fuori dall'ufficio.
Poter contare su un programma di gestione documentale che dispone anche di una versione mobile garantisce agli utenti un accesso immediato in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.  Non è più necessario avere con sé ingombranti copie cartacee o dispositivi specifici, ma lo smartphone o il tablet saranno più che sufficienti per gestire tutto il necessario. La sincronizzazione tra dispositivi garantisce che le versioni più aggiornate dei documenti siano sempre disponibili. Le funzionalità di collaborazione consentono a più utenti di lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti, scambiarsi commenti e modifiche in tempo reale.
LogicalDOC Mobile è un’applicazione che vi permette di lavorare con tutti i documenti memorizzati sia in LogicalDOC on-premise che in LogicalDOC Cloud.

Caratteristiche Tecniche Essenziali per la Gestione Mobile

Perché un’applicazione di gestione documentale sia davvero efficiente deve però possedere alcune caratteristiche essenziali.
L'app deve essere facile da usare, con un’interfaccia utente intuitiva e un design pulito e funzionale che permetta una navigazione semplice e un accesso rapido ai documenti. LogicalDOC Mobile unisce a una gestione efficiente e  affidabile anche una immediata facilità di utilizzo. Al primo accesso, l'app richiede la creazione di un account e ti presenta una schermata per inserire i parametri di connessione alla tua installazione di LogicalDOC.
Se le credenziali sono corrette, verranno mostrati gli spazi di lavoro del repository. Da questo punto in poi sarà possibile navigare cliccando sulle cartelle e visualizzando i documenti contenuti.
Quando si è in viaggio o in vacanza non sempre si può fare affidamento su una connessione stabile e veloce. Per questo la possibilità di accedere e modificare documenti anche senza connessione Internet è fondamentale per garantire la continuità del lavoro in qualsiasi situazione. Con LogicalDOC Mobile puoi scaricare i documenti in locale, consultarli, modificarli e reinserirli comodamente nel sistema.
Lontano dall’ufficio o dalla abituale postazione di lavoro spesso non si ha a disposizione il tempo e la concentrazione necessari per ricordare come sono archiviati i documenti. E’ quindi indispensabile un robusto motore di ricerca che supporti la ricerca tramite parole chiave, filtri, e categorie.   LogicalDOC Mobile integra strumenti di ricerca full-text sui documenti e sui metadati, per ritrovare rapidamente quello che state cercando.

È bene che l’app funzioni su diverse piattaforme per garantire l’accesso da qualsiasi dispositivo. LogicalDOC Mobile è compatibile per sistemi iOS e Android per poter accedere alla tua repository comodamente da qualsiasi smartphone. 

La protezione dei dati è un altro aspetto fondamentale che deve essere tenuto in considerazione. L’app dovrebbe garantire la sicurezza dei documenti, ad esempio attraverso l’autenticazione a due fattori, controlli di acceso e implementazione di crittografia end-to-end.

Anche se lontano o in viaggio continuiamo a far parte di un’azienda ed è bene assicurarsi che l’applicazione ci fornisca gli strumenti per poter continuare a collaborare e condividere i documenti coi colleghi o i clienti. LogicalDOC Mobile semplifica l’accesso ai documenti, la modifica, e la condivisione ovunque ci si trovi, sempre mantenendo traccia delle varie versioni dei documenti e con la cronologia sempre accessibile. Le notifiche intelligenti mantengono informati sui cambiamenti nei documenti e sulla programmazione delle attività.

Con LogicalDOC Mobile hai inoltre a diposizione tante altre funzioni aggiuntive:
puoi riprodurre video in streaming senza doverli scaricare, puoi inviare via mail un documento all’interno del repository o caricare file e immagini o registrare audio su LogicalDOC direttamente dal tuo smartphone o tablet. Puoi gestire più account contemporaneamente, visualizzare documenti in griglia e miniature per i documenti di tipo immagine.

In sintesi

Per riassumere, un'app mobile per la gestione dei documenti migliora la produttività e rende più semplice il lavoro fuori dall'ufficio fornendo accesso immediato, flessibilità ed efficienza ai documenti. LogicalDOC Mobile per la gestione documentale può cambiare il modo in cui i professionisti accedono ai loro documenti e li gestiscono, offrendo un accesso facile, sicuro e versatile in ogni situazione.