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LogicalDOC ha vinto FORTE ai SoftwareSuggest Recognition Awards

SoftwareSuggest Recognition Awards Spring 2021 badges

Ai SoftwareSuggest Recognition Awards Spring 2021 LogicalDOC ha portato a casa 4 premi in diverse categorie:
Miglior Supporto, Migliore Usabilità, Miglior Software, Implementazione Più Veloce.

Siamo assolutamente entusiasti di questa notizia, ci ha colto davvero di sopresa, avevamo fatto la iscrizione per il premio quasi all'ultimo momento e non avevamo idea di essere così competitivi. 

Ovviamente ne siamo super entusiasti e cercheremo di mettere a frutto questa opportunità nel migliore dei modi.

Elena Malpighi - Marketing Manager

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Disegno - progetto di costruzione

Perché Utilizzare un Sistema di Gestione dei Documenti in Edilizia e Come Trovare Quello Giusto?

Il settore delle costruzioni e dei servizi sta rapidamente passando alla digitalizzazione poiché le aziende si spostano verso gli uffici in cloud e senza carta. Questa trasformazione sta spingendo le aziende ad avere sistemi di gestione dei documenti efficaci al fine di soddisfare le proprie esigenze, integrando i principali fattori aziendali: i costi del lavoro, il servizio, la contabilità, ecc..

Cos'è un Sistema di Gestione dei Documenti (DMS)?

In termini più semplici, è un sistema elettronico che gestisce e organizza i documenti aziendali. Nel settore delle costruzioni e dei servizi viene prodotta molta documentazione, come ordini di acquisto, ordini di lavoro, ordini di modifica, documenti delle risorse umane, fatture AP, ecc..

Perché la Tua Attività di Costruzione e Servizi Ha Bisogno di un DMS?

In primis, un sistema di gestione dei documenti è uno strumento senza carta che consente di risparmiare molto spazio di archiviazione fisico e altri costi. Ma non è solo un repository centralizzato per mantenere i record aziendali. Piuttosto, il DMS avanzato automatizza il flusso di lavoro e i processi di approvazione. In poche parole, il DMS porta efficienza e un migliore controllo interno nella tua azienda. Tuttavia, prima di selezionare un sistema di gestione dei documenti adatto alla propria situazione, è necessario concentrarsi su alcune caratteristiche chiave.

6 Caratteristiche Indispensabili in un Buon Sistema di Gestione dei Documenti

La selezione del giusto sistema di gestione dei documenti per le imprese può essere un compito impegnativo per molti datori di lavoro. Bene, abbiamo fatto un elenco di quelle caratteristiche che sono obbligatorie per un buon DMS.


Recupero Comodo

Office girl overwhelmed by piles of documents

La cosa più frustrante del sistema di documentazione cartacea è la conservazione di "tonnellate" di file e documenti in ufficio. Naturalmente, occupa anche molto spazio fisico. Un sistema di gestione dei documenti può semplicemente sostituirlo con record digitalizzati mantenuti in modo efficace.

Inoltre, i tuoi dipendenti non dovranno recarsi in ufficio ogni volta che avranno bisogno di un documento per motivi di lavoro. Piuttosto, possono accedervi facilmente da qualsiasi luogo, e questo è ancora più utile per le attività di "Smart Working".

La ricercabilità è un'altra caratteristica del sistema di gestione dei documenti che fa risparmiare molto tempo. Senza l’ausilio di un DMS, se tu o i tuoi dipendenti avete bisogno di un documento specifico, potreste dover esaminare molti file prima di recuperarlo. Un DMS consente di trovare immediatamente il file grazie alla sua ricerca ottimizzata. Ricercabilità significa semplicemente che puoi trovare facilmente un documento con l'aiuto di qualsiasi funzione di file. Puoi trovare un file per nome, tipo, contenuto, categoria o cercando il nome del dipendente che l’ha creato o caricato.

Completa Automazione e Integrazione con il tuo Software di Costruzione

 

Un buon DMS deve essere in grado di integrarsi completamente con il software di gestione di un'azienda. Ciò consente una migliore visibilità e un migliore coordinamento tra proprietari, project manager, caposquadra, tecnici dell'assistenza, altri dipendenti e persino fornitori o clienti.

La minore trasparenza è un altro dei principali svantaggi della documentazione cartacea. Ad esempio, è possibile che il tuo responsabile venga a conoscenza di diversi acquisti o fatture al momento della firma degli assegni di pagamento. Inoltre, i documenti cartacei possono essere facilmente persi durante i transiti interdipartimentali anche se esiste un apposito sistema manuale.

Tuttavia, un sistema d’integrazione dei documenti può automatizzare questi processi. Ad esempio, una fattura non verrà registrata finché non viene approvata. Ciò evita ai tuoi dipendenti di fissare l'allocazione dopo o di accreditare le fatture.

Inoltre, un DMS consente di migliorare il flusso di lavoro, rimuovere la doppia voce per le informazioni e potenziare i processi di approvazione. Un software DMS automatizza il movimento dei documenti attraverso diverse parti del software di gestione della tua azienda di costruzioni.

Conformità Aziendale

Stack of lego bricks with: compliance, laws, regulations, control, standards and policy

 

Un DMS consente ai datori di lavoro di automatizzare i processi. Pertanto, si consiglia vivamente ai datori di lavoro di aggiungere una lista di controllo di regole e linee guida per la conformità aziendale e governativa al fine di garantire che la tua azienda segua tutti i protocolli stabiliti dal governo prima di inviare o approvare i documenti.

Ci sono molte transazioni interne ed esterne che richiedono tempo che si verificano nell'attività di costruzione, come la gestione delle buste paga, il completamento di documenti per un progetto di costruzione o un lavoro di servizio, ecc. Tuttavia, le aziende possono risparmiare tempo prezioso se implementano questi protocolli prima. Ciò eliminerà la necessità di rivedere o inviare nuovamente i documenti.

Controllo di Versione

È essenziale recuperare e identificare l'ultima versione di qualsiasi documento. Si assicura che qualsiasi informazione errata non provochi lavori impropri o problemi di comunicazione. Il Controllo di Versione diventa più importante nei lavori di costruzione per modificare gli ordini o visualizzare le fatture.

Un buon sistema di gestione dei documenti tiene traccia delle versioni vecchie e aggiornate di tutti i file. Mantiene anche un registro di tutte le modifiche (ad esempio, l'ora, il motivo e la persona che ha apportato queste modifiche). Questo fornisce un quadro completo di tutto ciò che riguarda qualsiasi file specifico.

Un DMS ti consente di tenere traccia dei tuoi documenti in modo accurato se lo utilizzi come unica fonte di archiviazione e recupero dei documenti, e ti dà la libertà di gestire diverse versioni di documenti o gli errori amministrativi che possono verificarsi. Ti "libera" anche dal completare o modificare documenti scritti a mano.

Protezione dei Documenti

La sicurezza dei tuoi dati aziendali e dei tuoi dipendenti è sicuramente la cosa più importante per te. Pertanto, un sistema di gestione dei documenti deve avere funzionalità di sicurezza come modelli di autorizzazione per determinati dipendenti e reparti. Ciò consente a un'azienda di mantenere dati riservati, come le informazioni dei dipendenti o dati di lavoro specifici al sicuro.

Una delle massime priorità della tua amministrazione è garantire la sicurezza dei documenti

Inoltre, sarà più facile per te o per il tuo personale IT recuperare i dati dal cloud o da altri sistemi di backup se le cose vanno storte a causa di un disastro naturale o fisico come inondazioni, incendi, tempeste, ecc. La documentazione cartacea di certo non offrirebbe questo vantaggio…

Riduzione dei Costi

 

I documenti cartacei richiedono molto spazio per uffici o archivi. Ecco perché le aziende che sono passate a un sistema di gestione dei documenti risparmiano più spazio per gli uffici e migliori opportunità di business. Se non hai bisogno di spazio aggiuntivo per la documentazione cartacea, significa che non devi pagare un importo extra sul tuo contratto di locazione e, naturalmente, puoi ridurre i costi fissi come cartucce di inchiostro e carta.

Usa i pulsanti sottostanti se sei interessato a maggiori informazioni relative al sistema di gestione dei documenti di LogicalDOC, oppure sentiti libero di contattare uno specialista di LogicalDOC o richiedere una demo.

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immagini cloud della tecnologia

I 5 principali vantaggi del cloud computing in regime di smart working

Negli ultimi anni si sente sempre più parlare di Cloud Computing, ma che cos'è il cloud computing nella pratica?

Il cloud computing è la tecnologia che permette ad un fornitore di distribuire i propri servizi attraverso la rete internet, consentendo così ai clienti di usufruire di applicazioni che non necessitano di installazioni (e quindi infrastruttura hardware), configurazioni e mantenimento.

In particolare, i sistemi in cloud più utilizzati sono quelli che permettono di elaborare condividere e gestire i dati attraverso la rete tra più utenti, soprattutto in questo periodo dove una delle parole più utilizzata è smart working.

 

L’utilizzo di applicazioni aziendali in cloud

Parlando di applicazioni aziendali in cloud possiamo dire che negli ultimi anni sono molte le aziende che stanno trasferendo buona parte dei propri sistemi sul cloud vincendo la paura di avere i propri dati in rete per rendere più agili e snelli i propri processi lavorativi.

Il motivo di tale cambiamento è principalmente economico perché sviluppare applicazioni aziendali è costoso, “pesa” a livello di software e hardware, anche e soprattutto per la manutenzione necessaria e per il costante aggiornamento necessario che richiede personale tecnico da impiegare.

Ecco, quindi, che i servizi in cloud diventano maggiormente ricercati ed apprezzati perché permettono di eliminare una buona parte di queste problematiche e di queste spese. L'azienda cliente, in questo modo, acquista soltanto le funzionalità di cui ha bisogno, gli aggiornamenti avvengono in automatico, la scalabilità è garantita così come sicurezza e backup.

Le applicazioni che si basano sul cloud, come anche il nostro Sistema di Gestione Documentale LogicalDOC Cloud, hanno tempi di messa in opera brevi e dal punto di vista della spesa sono molto più competitive rispetto ad un tempo, ma soprattutto permettono di organizzare il proprio archivio e condividere i documenti in maniera semplice e veloce: si apre il browser, si accede attraverso le proprie credenziali, e si trovano in un batter d’occhio i documenti che servono!

Applicazioni aziendali sempre più Mobile

Uomo d'affari in un datacenter con uno smartphone nelle sue mani

Abbiamo quindi visto come il cloud computing sia diventato una realtà sempre più considerata quando si tratta di scegliere delle applicazioni aziendali, ora la domanda è nello scenario odierno che ci ha costretti tutti allo smart working per un’azienda è meglio utilizzare applicazioni in cloud oppure creare infrastrutture interne da cui accedere da remoto?

Se prendiamo come esempio il nostro sistema di gestione documentale LogicalDOC possiamo fare due distinguo guardando il listino:

Da una parte installare un software di gestione documentale sui propri server permette di risparmiare sul software in sé (LogicalDOC nelle versioni Enterprise e Business ha un costo una-tantum).

Dall’altra, tuttavia, ritornano gli argomenti appena affrontati: l’hardware ha un costo, va mantenuto e aggiornato, serve personale dedicato.

Ma soprattutto il nodo cruciale è un altro: se i nostri collaboratori lavorando da remoto devono connettersi e scaricare spesso documenti la banda di upload potrà essere intasata. Magari sullo stesso server sono installate altre applicazioni aziendali importanti e questo può causare blocchi e rallentamenti.

Ecco che quindi possiamo definire una scelta sicuramente più smart l’utilizzo dell’applicazione in cloud per permettere a tutti i nostri collaboratori di lavorare con efficienza da remoto senza gravare sulla banda di upload del server aziendale e mantenendo alto il livello di efficienza di tutti i processi.

A proposito, lo sapevi che LogicalDOC ha da poco rilasciato la nuova app per dispositivi Android?!

Clicca qui per il video sul nostro canale YouTube

 

In sintesi, i vantaggi del cloud computing

Facciamo quindi un riepilogo dei 5 principali vantaggi che il cloud computing offre rispetto all’installazione di applicativi sui server aziendali:

Maggiore flessibilità

L'azienda ha la possibilità di implementare le applicazioni in base alle proprie necessità, aumentandole o diminuendole con agilità senza dover sempre considerare gli investimenti in hardware fisici.

Sicurezza del sistema

I dati e le reti vengono protetti con protocolli specifici e sono praticamente sempre muniti di procedure di backup (con LogicalDOC il backup è incrementale e dotato di procedure di disaster recovery).

Maggiore velocità

Disponibilità immediata di dati e informazioni, grazie a delle bande dati dedicate con elevate capacità.

Accesso in mobilità

Questo può avvenire ovviamente anche con un sistema su server aziendale ma l’utilizzo del cloud computing consente di non gravare sulla rete aziendale. La connessione dei dati può essere così effettuata in qualsiasi posto, momento e da qualsiasi device: smartphone, pc, tablet.

Risparmio di denaro

Il cloud computing consente un gran risparmio sugli investimenti in Hardware e non richiede personale addetto alla manutenzione, all’aggiornamento ed al suo monitoraggio.

Questi sono i principali motivi che stanno facendo emergere sempre di più il cloud computing candidandolo ad alternativa più che valida già nel presente, soprattutto se consideriamo che sempre più aziende stanno promuovendo lo smart working (ora per necessità ma in un futuro non troppo remoto potrebbe essere diventare la norma).

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Schermo del computer che mostra la risonanza magnetica, scansione di immagini TC del cervello

Anteprima immagini DICOM

L’acronimo DICOM: Digital Imaging and COmmunications in Medicine, è uno standard internazionale che definisce nell’ambito biomedico una serie di conformità dei file grazie alle quali è possibile un interscambio fra apparecchiature appartenenti a produttori differenti.

DICOM dichiara i criteri per la visualizzazione, comunicazione, stampa ed archiviazione di informazioni nel settore biomedico e permette inoltre di inglobare e trattare parti di testo in documenti di vario tipo, ad esempio PDF.

DICOM LogoLo standard DICOM copre sia i formati da utilizzare per la memorizzazione di immagini mediche digitali e i relativi dati digitali, sia i protocolli da adottare per implementare diversi servizi di comunicazione che sono utili nel flusso di lavoro di imaging medico.

DICOM nasce nel 1993 per iniziativa dell'American College of Radiology (ACR) e della National Electrical Manufacturers Association (NEMA). All’epoca il precedente standard ACR-NEMA si trasformò radicalmente nella versione 3.0 nella quale, furono aggiunti numerosi servizi ed implementati i protocolli di rete TCP/IP e ISO/OSI. Il nuovo standard venne identificato con il termine DICOM, e proprio l'integrazione nelle specifiche del protocollo di rete TCP/IP ne decretò un successo ed una popolarità sempre crescenti.

La presenza di DICOM come metodo di archiviazione digitale è indispensabile nel settore radiologico, dove le immagini dei dati radiologici o le radiografie stesse, vengono chiamate comunemente “immagini DICOM”.

Oggi l’evoluta compatibilità dello standard DICOM permette l’archiviazione delle immagini anche in modo compresso utilizzando JPEG, JPEG Lossy, Jpeg Lossless e altri, che ne permettono una gestione universalizzata coi dispositivi di riproduzione e stampa.

A partire da LogicalDOC 8.3 è disponibile la preview dei documenti medici in formato DICOM.

Attivando la preview sul menù laterale oppure cliccando il link preview dal menù contestuale sia attiva la modalità di pre-visualizzazione.

LogicalDOC riconosce i documenti in formato DICOM dalla estensione file .dcm

All'interno della modulo di preview DICOM sono disponibili tante funzionalità: modifica della luminosità, contrasto, filtri colore, Zoom, strumenti per la misura di distanze, angoli ed aree.

Inoltre sono disponibili altre funzioni interessanti quale la animazione di sequenze, la applicazione di filtri di soglia e gli strumenti di disegno a mano libera e guidata.

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organized workspace

8 Ways You can be More Effective in the Office

Working in the office although great, can sometimes be a bit challenging and as anyone who has worked in an office before, it becomes more tasking to stay focused and productive both in the short-term and long-term basis. It is because of this obvious problem that we've highlighted 8 tried and trusted ways to stay effective in the office. Check it out below and see.

1. Make a daily plan

There is a common adage that says he/she who fails to plan, plans to fail. By making a well written out plan of all the task you have to do at the office, you are already on your way to having an effective work day. With this, you can plan the necessary details without leaving anything to chance. A well-detailed plan helps you to focus on the essentials, and it helps you to achieve your desired goals.

2. Prioritize your task

Set a priority on all your tasks. After you've highlighted a detailed plan on your work schedule, ensure you highlight the once that are most important and ensure you do those first. With this, you won't leave yourself stretched thin doing the right thing at the wrong time.

3. Take out time for yourself

You need your "me time" if you are going to be effective all day at work. Taking mini-breaks can do you a whole lot good and help you refocus and stay on track. Small breaks at scheduled intervals will help you refocus and re-energize yourself for what is ahead.

4. Set time brackets for each task

If you've written your plan out in detail, it is essential you set a specific timeline on each task. This allows you to place complete focus on the work you have to do at each particular time. This will add to your confidence, focus, and productivity all through the workday.

5. Organize your workspace

Having an organized workspace is always beneficial to you on any workday. Imagine having so many clutter around you, it will dampen your productivity. But if you clear out the clutter, and organize your office space, and desk, it will do you a whole lot of good and enhance your productivity.

6. Going for lunch

It sounds weird but trust us this can be a bonus for you in so many ways. Going out for lunch can help you change your environment and have an experience with another environment, and when you do get back to your office, you will observe that you are more productive than ever before.

7. Engage in what makes work enjoyable

Try and engage in a couple of things that make work more enjoyable for you as well as enhance your productivity. For some, it could be by listening to music, and for others, it could be by having a 5 minutes chit-chat with a colleague. With this, you will be more motivated to do your work because you are finding it enjoyable and fun.

8. Positive attitude

Having a positive attitude is the last step on our list on becoming more effective at the office. A positive attitude will make you feel about yourself and about the work you are doing, and it will make you see the positive side in everything.

So, there you have it, 8 ways via which you can remain productive in the office. Try them out and see.

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