La Necessità Di Un Software Di Controllo Dei Documenti Nell'industria Manifatturiera

Il processo produttivo è l'anello di congiunzione tra pensiero creativo e soluzioni implementabili. Una persona potrebbe concepire una nuova innovazione di tanto in tanto, ma a meno che l'invenzione non sia fabbricata e messa in pratica, non sarà altro che un'idea.

In breve, LogicalDOC può aiutarti ad automatizzare l'intera officina e può anche consentire ad altro personale di officina di passare all'era digitale. Attraverso l'uso di LogicalDOC come software di gestione dei documenti per la produzione, è possibile ottenere un'officina totalmente priva di carta, garantendo al contempo la conformità ai rigorosi requisiti del settore semplificando e automatizzando il processo di documentazione.

Gestione del flusso di lavoro

Il modo in cui il processo di produzione funziona dall'inizio alla fine rivela che esiste un mercato considerevole per il controllo dei documenti. LogicalDOC può aiutarti a risolvere rapidamente i tuoi problemi relativi alla documentazione. Ti consente di gestire i processi garantendo che tutti i partecipanti abbiano accesso alle informazioni più aggiornate senza dover ricontrollare nulla. Ciò implica che tutti i file di origine sono stati rivisti e convalidati e che tutti gli output e i report sono stati aggiornati e condivisi correttamente.

Il modo per raggiungere questo obiettivo è creare un file o una cartella che contenga tutti i file necessari e concedere l'accesso a tutte le parti interessate, come avvocati e titolari di processi. Se ci sono persone coinvolte che devono avere diritti di sola visualizzazione, senza che contribuiscano direttamente al processo, possiamo concedere loro tali diritti. Insieme agli audit trail che mantengono registri di accesso e registri di quale utente accede a quale file e per quanto tempo, puoi anche garantire la conformità.

Per mantenere la necessaria trasparenza dall'intero processo, tutto ciò che devi fare è assicurarti che tutte le persone richieste abbiano accesso al file e che il resto si occupi da solo.

Per gli output, ovunque venga mantenuto un libro mastro, possono caricare un file in una cartella e concedere un altro round di accesso alle stesse parti interessate. Ciò renderà l'intero processo molto più agevole ed efficiente rispetto al dover gestire ogni passaggio individualmente.

La ricerca è semplice

Per configurare rapidamente un archivio di documenti centralizzato e sicuro che gestisca tutti i documenti, inclusi standard, disegni dei clienti, procedure e così via, è necessaria un'ampia libreria di file facilmente ricercabili. La ricerca basata su OCR in LogicalDOC può aiutarti a trovare qualsiasi file di cui hai bisogno, indipendentemente dalla struttura delle cartelle o dal disordine. Per determinare quale file viene richiesto, la ricerca utilizza dati, metadati e materiale di sola lettura, come il testo di una scansione, un'immagine o un file PDF. Inoltre, puoi creare file correlati, come quelli relativi a un fornitore, che porteranno con se tutti i file, le fatture, gli ordini e così via. In questo modo, hai solo bisogno del contesto e tutto il resto seguirà.

Versioning

LogicalDOC ti consente persino di impostare il controllo delle versioni dei file in modo da poter monitorare l'avanzamento di un file. Invece di dipendere da backup aggiuntivi, l'impostazione delle versioni ti consentirà di tornare a una versione precedente se qualcuno apporta una modifica da provare.

Notifiche

Puoi anche impostare il tuo flusso di lavoro in modo tale che tutte le approvazioni vengano consegnate ai membri del team tramite e-mail, avvisandoli che un documento deve essere valutato. Lo stesso vale per qualsiasi autorizzazione scritta richiesta.

Ritenzione e numerazione automatiche

Puoi impostare i tuoi file per utilizzare lo schema di numerazione che preferisci. Questo può rendere l'ordinamento di un gran numero di file molto più semplice. Quando è necessario conservare un file per un determinato periodo di tempo, ad esempio un file di origine o un report, è possibile utilizzare criteri di conservazione automatici  . Puoi anche definire un timer di autodistruzione per far sì che il file non esista più dopo che è stato rilevato.

Conclusione

Non perderai mai file grazie alla sicurezza a livello di banca e al sistema di cancellazione a tre livelli. Puoi caricare un singolo file di diversi gigabyte (GB) alla volta, consentendoti di gestire comodamente enormi file di origine per la produzione. Nel complesso, LogicalDOC è progettato per semplificare digitalmente il processo di produzione.

Inizia ora la tua prova senza rischi!