Quante volte vi siete trovati a lavorare ad un documento per poi scoprire che non stavate operando sull’ultimo aggiornamento disponibile?
Quante volte avete perso tempo a cercare un documento o un file rinominato in maniera errata da un collega fantasioso o semplicemente distratto?
Quante volte ha circolato in azienda o, peggio all’esterno di essa, una versione obsoleta o non approvata di un documento, magari con conseguenze negative sulla produzione o sulla brand reputation?
Se vi siete ritrovati in una o più di queste domande allora è superfluo spiegarvi quanto sia importante una corretta procedura di controllo di revisione nella gestione documentale, perché lo sapete già perfettamente.
IL CONTROLLO DI VERSIONE
Il controllo della versione di un documento è il processo che garantisce il tracciamento e la gestione di tutte le sue versioni (comprese le bozze) e deve includere tutti gli elementi di monitoraggio e registrazione delle modifiche, garantendone allo stesso tempo l’integrità.
Ci sono alcuni ambiti lavorativi in cui questo processo è indispensabile, come gli uffici legali o i dipartimenti di progettazione e sviluppo, dove occorre tenere registri meticolosi di ciò che è stato modificato nei vari passaggi e qual è la versione corrente in uso e approvata. In realtà tutte le aziende minimamente strutturate o nelle quali sia necessario lavorare in collaborazione su uno stesso progetto, sono coinvolte nei processi di controllo di revisione.
Nonostante l’importanza di mantenere il tracciamento della creazione e delle modifiche di un documento, la codifica di questo processo può risultare meno semplice e agevole di quanto non sembri e paradossalmente se mal strutturata può aggiungere ulteriori problemi. Ad esempio, la mancanza di standardizzazione e di norme chiare su come effettuare e rinominare le revisioni, può rendere il processo caotico e difficile da gestire. Così come un sovraccarico di informazioni e dettagli sulle revisioni può rendere difficile individuare le modifiche rilevanti.
TRACCIAMENTO E AUTOMAZIONE DEI PROCESSI
Per questo motivo ormai la maggior parte delle aziende affida questi processi a software di gestione dedicati.
Grazie ai programmi di gestione documentale è possibile ottenere un “versionamento automatico”, cioè registrare automaticamente la creazione e tutte le modifiche di un progetto, mantenerne la cronologia e permettere l’accesso a tutte le versioni. E’ bene ricordare infatti che il controllo di versione, inteso in senso ingegneristico e lavorativo, nasce nell’ambito dello sviluppo dei processi basati sui disegni cartacei. Con l’avanzamento dei lavori era indispensabile identificare le diverse modifiche, inizialmente con la semplice aggiunta di un numero incrementale (detto appunto numero di versione, o semplicemente “versione”) ed etichettandola con il nome dell’autore della modifica.
Con questa modalità di controllo doveva essere implicita la possibilità di tornare allo stato precedente del progetto, nei casi in cui malauguratamente si giungesse ad uno stallo o ad un vicolo cieco dello sviluppo.
Allo stesso modo la possibilità di ricostruire in maniera precisa la genesi e l’evoluzione di un documento, così come lo stato delle sue iterazioni, è fondamentale ormai in ogni processo di lavoro.
Sistemi di gestione più sofisticati come LogicalDOC permettono una fruizione più semplice e riducono le possibilità di errore durante i flussi di lavoro, poiché eliminano la necessità di una denominazione manuale dei file, evitano la possibilità di duplicati non autorizzati dello stesso documento, assicurano l’accesso sia alle versioni principali che a quelle secondarie, pur mantenendo una distinzione chiara e univoca fra le diverse versioni.
LogicalDOC rafforza ulteriormente tutte queste procedure, poiché prevede nel suo sistema un doppio controllo delle versioni dei documenti ed addirittura dei file ad essi allegati.
SICUREZZA E COLLABORAZIONE
Abbiamo già introdotto come nelle fasi di sviluppo condiviso di un progetto o di un documento sia parimenti importante favorire la collaborazione fra i diversi membri del team di lavoro e contemporaneamente garantire la sicurezza e l’integrità dei dati. Il software di LogicalDOC non solo evita che persone non autorizzate abbiano accesso ai documenti, ma può essere configurato in modo da associare diversi livelli di autorizzazione, fino alla costituzione di un vero e proprio flusso di approvazione, che definisca la gestione delle modifiche e delle approvazioni in maniera strutturata e automatizzata.
Tenendo traccia di tutte le modifiche e dell’utente che le ha effettuate, LogicalDOC assicura che anche gli errori accidentali possano essere facilmente individuati e corretti.
Il software prevede la possibilità di inviare notifiche automatiche – a tutti o solo a membri qualificati- ogni volta che vengono apportate modifiche o altri eventi selezionati (download, approvazioni, firme digitali, ecc.). Possiede una funzionalità per apportare annotazioni e commenti che sono poi memorizzate su ogni nuova versione, aiutando ogni membro a rimanere aggiornato sul progetto e l’avanzamento dei lavori.
Generalmente anche i gruppi di lavoro che non possiedono un solido background con queste tecnologie, con pochissima formazione, riescono ad adeguarsi velocemente e trovano questo modo di collaborare semplice e proficuo in termini di produttività.
COMPARAZIONE E GESTIONE
Il controllo di versione di LogicalDOC include non solo la comparazione del contenuto dei file, ma anche dei suoi metadati. Poiché questi ultimi rappresentano un sistema strutturato di dati su dati generati con lo specifico scopo di definire l’ambito in cui si inquadra un documento informatico, la loro comparazione assume un valore preziosissimo per la corretta gestione e archiviazione nel tempo delle varie versioni.
Poter fare affidamento su un sistema dotato di efficienti meccanismi di controllo di revisione è vitale per la conformità, l’efficienza e la qualità nell’ambito della gestione documentale.
Con le giuste informazioni e conoscenze, la scelta corretta di un software di gestione documentale può risultare decisiva per garantire un processo di revisione efficiente e accurato.
Per saperne di più leggi anche: Notifica degli eventi; Confronto di documenti e versioni.
