Come Lesepidado ha azzerato i tempi di archiviazione manuale e digitalizzato quasi 200.000 schede di produzione con LogicalDOC

Lesepidado è un’azienda chimica italiana specializzata nel settore alimentare, con sede a Castel San Pietro Terme (Bologna), in Emilia-Romagna. Con un organico compreso tra gli 80 e i 100 dipendenti, l’azienda opera attraverso due rami principali: la produzione di coloranti alimentari per le decorazioni di pasticceria (sia dolce che salata) e la progettazione e produzione di inchiostri e stampanti alimentari, con una gamma che spazia dai piccoli dispositivi per pasticcerie fino ai complessi impianti industriali.

Prima di adottare LogicalDOC, Lesepidado gestiva un volume imponente di documenti cartacei, affidandosi a cartelle condivise disordinate e a processi di archiviazione manuale che assorbivano notevoli risorse, mettendo a rischio la rapidità operativa richiesta dalle rigide certificazioni di qualità del settore alimentare.

La svolta è arrivata con l’introduzione di LogicalDOC, oggi utilizzato come sistema centrale e sicuro per l’automazione dei flussi documentali e la gestione della compliance aziendale.

Lesepidado in sintesi

Quali sfide affrontava Lesepidado prima di LogicalDOC?

La sfida principale era legata alla gestione quotidiana di un flusso continuo di documenti cartacei sensibili. L’azienda produce ogni giorno tra le 140 e le 160 schede di produzione cartacee: oltre a contenere le ricette e le modalità di preparazione, queste schede includono le annotazioni scritte a mano dagli operatori sui controlli di qualità e sui rilievi tecnici.

Per soddisfare i requisiti della certificazione alimentare BRC, l’azienda deve garantire la tracciabilità totale e immediata di ogni lotto: in caso di non conformità o di richiamo del prodotto, le tempistiche di reazione sono estremamente strette.

«Il problema vero era che occupavamo quasi una settimana/uomo al mese per l’archiviazione delle schede di produzione. Con la certificazione BRC, se c’è un richiamo hai tempistiche molto strette per recuperare tutta la documentazione di un lotto.»

Stefano Cassanelli — Sistemista IT, Lesepidado

Perché Lesepidado ha scelto LogicalDOC come sistema di gestione documentale?

Durante la fase di selezione, Lesepidado ha valutato il modulo documentale integrato nel proprio sistema gestionale (una soluzione basata su una versione modificata di Alfresco). Tale sistema è però apparso subito troppo chiuso, rigido e costoso: anche solo per creare una nuova classe documentale era necessario richiedere un intervento a pagamento al fornitore. LogicalDOC è stato scelto per tre fattori determinanti.

1. Un sistema aperto, flessibile e personalizzabile

LogicalDOC ha offerto un ambiente aperto che permette al team IT interno di interagire direttamente con il sistema e con il database (anche in sola lettura) per sviluppare integrazioni e applicativi su misura. Un esempio concreto: un pannello di controllo sviluppato internamente che confronta le schede versate nel gestionale con i documenti scansionati presenti in LogicalDOC, permettendo al capoturno di verificare a colpo d’occhio se manca qualche scheda.

«Quando abbiamo trovato LogicalDOC l’abbiamo trovato subito un sistema aperto, personalizzabile e molto valido. A noi piace molto smanettare: avere un sistema aperto, dove il database è utilizzabile anche in lettura per fare delle integrazioni, per noi è fondamentale.»

Stefano Cassanelli — Sistemista IT, Lesepidado

2. Deployment on-premise per proteggere le ricette

Lesepidado ha deliberatamente preferito un’installazione on-premise. La scelta è nata inizialmente da limiti storici di connettività, ma è stata mantenuta nel tempo per una ragione strategica: le schede di produzione contengono le formule e le ricette proprietarie dell’azienda, che si è preferito custodire all’interno della propria sala macchine, sotto il pieno controllo dell’IT interno.

3. Semplicità d’uso e documentazione completa

Il software è risultato intuitivo fin da subito. Grazie a una documentazione tecnica completa e accessibile, il sistemista interno ha potuto procedere in totale autoformazione, istruendo poi i colleghi senza necessità di costose sessioni di formazione esterne. L’implementazione iniziale con le schede di produzione è stata messa in piedi molto rapidamente.

Come Lesepidado utilizza LogicalDOC in tutta l’organizzazione?

Oggi LogicalDOC gestisce un archivio storico imponente, con quasi 200.000 documenti digitalizzati e indicizzati. I principali casi d’uso includono:

Automazione delle schede di produzione

Il flusso è quasi completamente automatizzato: al termine della lavorazione, l’operatore scansiona la scheda di produzione. Un software intermedio legge il codice a barre stampato sul modulo e rinomina il file con il numero univoco della scheda — funzionalità che LogicalDOC offre anche nativamente, tramite lettore di codici a barre e OCR zonale. LogicalDOC quindi monitora la cartella di destinazione, preleva i file in automatico e li carica nel sistema, rendendoli subito disponibili e ricercabili.

Risultato: la settimana/uomo al mese prima dedicata all’archiviazione manuale è stata completamente eliminata.

Gestione dell’Ufficio Qualità e dei certificati fornitori

L’area Qualità ha fatto da apripista all’espansione del software. Oggi i fornitori inviano i certificati d’origine delle materie prime direttamente in formato PDF e il team Qualità li archivia in LogicalDOC con metadati strutturati, impostando anche le scadenze dei documenti.

Scadenziari automatizzati e report Excel

Grazie alle procedure automatiche di LogicalDOC, l’azienda ha configurato un’estrazione periodica dei documenti in scadenza, che genera un report in formato Excel. L’Ufficio Qualità non deve più effettuare controlli manuali settimanali o mensili, riducendo drasticamente il rischio di lavorare con certificazioni scadute.

Riorganizzazione automatica di quasi 200.000 documenti

Quando l’archivio ha raggiunto il limite di file per cartella, il sistemista — aiutandosi con la documentazione ufficiale e con l’intelligenza artificiale — ha creato script personalizzati che hanno riorganizzato automaticamente quasi 200.000 schede di produzione in una struttura di cartelle per anno e mese, senza alcuna perdita di dati e senza interrompere l’operatività.

Gestione dei contratti aziendali

Dopo una profonda pulizia delle vecchie cartelle condivise, Lesepidado sta progressivamente estendendo LogicalDOC anche alla gestione dei contratti, beneficiando della stessa struttura centralizzata e ricercabile.

Prima e dopo: la trasformazione della gestione documentale

Quali risultati ha ottenuto Lesepidado con LogicalDOC?

• Risparmio netto di una settimana/uomo al mese: la risorsa di produzione prima dedicata all’ordinamento fisico delle schede è stata completamente liberata da questa attività.

• Audit BRC più rapidi e sereni: durante le ispezioni, il reperimento delle schede di produzione e dei lotti associati richiede pochi istanti, nel pieno rispetto dei vincoli temporali di tracciabilità.

• Indicizzazione avanzata con OCR: il sistema indicizza non solo il numero della scheda ma anche il contenuto del documento, permettendo di rintracciare una scheda partendo dal codice di un lotto — impensabile con il cartaceo.

• Eliminazione degli archivi fisici: una volta digitalizzate, le schede cartacee vengono distrutte dopo una settimana, liberando gli armadi prima destinati all’archivio.

• IT autonomo: la migrazione completa a un nuovo server è stata effettuata in mezza giornata seguendo esclusivamente la documentazione ufficiale, licenze comprese; il supporto tecnico, nelle rare occasioni in cui è stato necessario, ha risposto e risolto in tempi molto brevi.

«Per l’Ufficio Qualità è uno strumento fondamentale. Tornare indietro vorrebbe dire non solo riperdere una settimana/uomo al mese, ma gestire di nuovo in cartaceo una mole di quasi 200.000 schede di produzione: oggi non sarebbe più possibile.»

Stefano Cassanelli — Sistemista IT, Lesepidado

Informazioni su Lesepidado

Fondata nel 1999 dall’idea di applicare la stampa ink-jet al mondo alimentare, Lesepidado Srl ha sede a Castel San Pietro Terme (Bologna). L’azienda opera con due divisioni: Vivy, dedicata a coloranti e prodotti per la decorazione alimentare professionale, e Vivitech, specializzata in sistemi di stampa e inchiostri alimentari, dai dispositivi da banco per pasticcerie fino agli impianti industriali. Gli stabilimenti sono certificati BRC e IFS e operano secondo i più alti standard internazionali di sicurezza alimentare.

Informazioni su LogicalDOC

LogicalDOC è un sistema di gestione documentale fondato nel 2006 da Marco Meschieri e Alessandro Gasparini. Disponibile in modalità cloud e on-premise, la piattaforma offre ricerca full-text con OCR, controllo versioni, automazione dei workflow, integrazione con Microsoft Office, REST API e WebDAV. Queste funzionalità la rendono adatta ai team che hanno bisogno di archivi ricercabili, accesso controllato e collaborazione strutturata sui documenti business-critical. Richiedi una prova gratuita per vederla in azione.

Domande frequenti

• In che modo LogicalDOC supporta le aziende del settore alimentare con certificazione BRC?
  LogicalDOC permette di centralizzare e indicizzare istantaneamente ogni documento legato alla produzione e alla qualità, come le schede di produzione e i certificati fornitori. In caso di audit BRC o di richiamo del prodotto, il sistema consente di rintracciare le informazioni in pochi secondi tramite ricerca full-text o metadati, rispettando le rigide tempistiche imposte dagli enti di controllo.
• LogicalDOC può gestire la transizione da archivi cartacei molto voluminosi?
  Sì. Lesepidado gestisce con successo quasi 200.000 documenti all’interno del sistema. Grazie all’automazione dell’archiviazione tramite lettura di codici a barre e importazione da cartelle di rete, il passaggio dal cartaceo al digitale avviene senza interrompere i flussi di produzione.
• È possibile utilizzare LogicalDOC on-premise per tutelare i segreti industriali?
  Certamente. LogicalDOC offre una soluzione on-premise completa, installabile direttamente sui server aziendali. Lesepidado ha scelto questa opzione per mantenere il controllo totale delle proprie schede di produzione, che contengono ricette e formule proprietarie di alto valore commerciale.
• Come si comportano l’assistenza tecnica e la documentazione di LogicalDOC?
  La documentazione di LogicalDOC è completa e strutturata per consentire l’autoformazione del personale IT e la gestione autonoma di operazioni complesse, come una migrazione di server completata in mezza giornata. Per le richieste specifiche, il supporto tecnico fornisce risposte risolutive in tempi molto brevi.

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