Approfondimenti sulla Gestione dei Processi aziendali e l'Automazione dei Flussi di Lavoro
Nonostante il Business Process Management (BPM) possa essere trattato come un argomento distinto, è strettamente correlato al flusso di lavoro e alla gestione dei documenti, poiché quasi tutte le procedure aziendali utilizzano documenti.
Anche il processo decisionale fa parte del processo aziendale. L'identificazione e la registrazione elettronica, o la mappatura, del processo aziendale e delle relative regole sono note come processo del flusso di lavoro. Ciò consente ai sistemi informatici di impostare automazioni basate su regole, consentendo alla tua azienda di operare più rapidamente.
D’altra parte, i dipendenti impegnati a vario titolo nei diversi reparti devono essere consapevoli del flusso di lavoro della tua azienda. Le vostre procedure sono una risorsa importante per la vostra azienda, e i tuoi dipendenti si fanno carico di queste informazioni ogni giorno. Ma ciò apre lo scenario anche a una serie di potenziali problemi; come si gestiscono le responsabilità quando qualcuno si ammala, si dimette o viene promosso? Quando un dipendente prende il posto ad un collega, sa ereditarne il ruolo? La trasmissione delle mansioni è lineare? O ancora peggio, stai pagando il tuo personale per aggiungere valore alla tua azienda o per svolgere compiti di routine?
Il valore di un dipendente deriva dalla sua capacità di esprimere giudizi e prendere decisioni che non possono essere automatizzati, piuttosto che dall’esecuzione di compiti ripetitivi. A cosa giova pagare dipendenti affinché ripetano le stesse operazioni ogni giorno, senza apportare contributi originali? Sebbene non tutti i lavori possano essere completamente automatizzati, i tuoi dipendenti saranno notevolmente più produttivi se potranno disporre di una procedura di gestione dei documenti ben definita, che li sgravi dalla reiterazione di operazioni noiose e ripetitive.
Qual è la definizione di BPM (Business Process Management) ?
È dedicare del tempo a conoscere le procedure della tua azienda in modo da poter capire quali sono quelle migliori. Solo perché un’azienda utilizza lo stesso approccio da anni non significa che questo sia efficiente. Il BPM inizia esaminando la condizione attuale dei processi aziendali. La fase successiva è determinare quali sono le migliori procedure attualmente utilizzate e come potrà essere ottimizzato il processo nell’immediato futuro. Dopo aver identificato, mappato e semplificato i tuoi processi, puoi automatizzare il flusso di lavoro per eliminare le fasi ripetitive che i dipendenti avevano precedentemente bisogno di completare manualmente. La forza della gestione dei processi aziendali (BPM) e dell'automazione dei processi del flusso di lavoro risiede principalmente in questo.
Automazione dei flussi di lavoro
Se utilizzi il tuo sistema di gestione dei documenti per automatizzare i processi del flusso di lavoro, devi prima identificare i documenti e le procedure per ogni passaggio. Proviamo a vedere l’esempio di un ciclo documentale di fatturazione: potremmo includere procedure in cui il dipartimento che in origine necessita dell'acquisto originale presenti una richiesta. Il sistema potrebbe esaminare la domanda per controllare se rientra nel budget o se proviene da un fornitore affidabile.
La richiesta d'acquisto potrebbe essere autorizzata e un ordine d'acquisto creato se tutto soddisfa automaticamente i requisiti stabiliti. Se qualcosa non è conforme agli standard di approvazione automatica, la richiesta di acquisto può essere inoltrata a un responsabile di livello superiore per l'approvazione. Dopo che quest’ultimo approva o rifiuta la richiesta, la procedura può avanzare alla successiva fase automatizzata.
Non importa se l'esempio sopra riportato rappresenta o meno le vostre politiche aziendali, non fa differenza. Business Process Management è il processo di identificazione delle regole dei processi per automatizzarli: una volta compresa la logica sottesa, può essere applicato a ogni dinamica aziendale. Business Process Management può rivedere ogni processo, dalle vendite alle risorse umane, dalla produzione su contratto, all'elaborazione dei sinistri.
Sempre seguendo il nostro esempio, andiamo avanti rapidamente fino al momento in cui il venditore invia gli articoli acquistati. Un messaggio automatico al dipartimento per ritirare o controllare la spedizione potrebbe essere stato attivato dalla ricezione della documentazione in fase di compilazione presso la banchina di carico. Il carico potrà successivamente essere soggetto ad approvazione del dipartimento. Una volta approvato il carico, potrà essere inviata una notifica contabile per saldare la fattura e usufruire dello sconto.
La conservazione e la conformità dei documenti saranno gli ultimi pezzi del puzzle della gestione dei documenti.
Non preoccuparti se non ti rivedi in queste procedure o se pensi che i metodi di lavoro della tua compagnia siano troppo tradizionali e poco si adattino ad un workflow. Ogni azienda è unica e ha i propri requisiti. Ciò che è costante è che la maggior parte delle procedure può essere automatizzata per aumentare l’efficienza.
