Anneghi in un mare di documenti? Un workflow ti salverà!

Quanti documenti circolano quotidianamente nella nostra azienda? E in una settimana? In un mese quanti ne dovremo visionare, consultare, approvare o conservare? Quanti ne verranno richiesti dai nostri clienti e fornitori o dalla Pubblica amministrazione?

Anche chi non ha un lavoro di ufficio o non svolge mansioni prettamente amministrative, percepisce immediatamente l’enorme impatto che i processi documentali hanno sulla vita di un’azienda. Spesso la gestione documentale rappresenta l’infrastruttura base delle nostre attività, qualunque sia il settore di afferenza. Provate a pensare a cosa succederebbe se ogni volta dovessimo “improvvisare” una nuova soluzione di gestione: Chi lo ha visionato? In che modo lo modifico? Dove lo conservo? Come lo inoltro agli interessati?  Lo spreco di risorse ed energie (e denaro!) sarebbe enorme, senza contare le difficoltà e le perdite di tempo per rintracciare i documenti dopo il loro primo utilizzo.

Chiaramente ogni organizzazione che non volesse fallire dopo i primi giorni di attività ha già dato una riposta a queste domande, ma per ottimizzare le fasi di lavoro in una grande azienda non è sufficiente che si definiscano processi e chiari ed efficienti, ma occorre che questi siano “scorrevoli”, che siano incanalati in un flusso che gli consenta di avanzare in modo veloce e automatico.

Caratteristiche di un Workflow

Il Workflow è appunto una catena di attività, che possono essere orchestrate, ripetibili e abilitate alla ripetizione automatica, stabilendo delle regole di funzionamento. Il workflow documentale nello specifico è la definizione regolamentata del “ciclo di vita” dei nostri documenti. Per quanto i documenti possano essere variegati, difformi o avere diverse provenienze, è possibile definire per tutti uno schema condiviso nella loro gestione.

Possiamo sommariamente riassumere le fasi di questo ciclo:

• La creazione o l’acquisizione di un nuovo documento;
• La verifica e il controllo di autenticità;
• L’inserimento nel sistema di gestione documentale e la definizione dei criteri di ricerca;
• La modifica dei contenuti e l’eventuale approvazione degli aggiornamenti;
• La condivisione o la distribuzione ai collaboratori o agli stakeholder pertinenti;
• Le modalità di conservazione;
• L’eventuale eliminazione. 

Naturalmente ad un sistema di gestione documentale digitalizzato si richiede un efficientamento di tutti questi step, grazie all’impiego di un workflow automatizzato. Modellare i processi documentali attraverso un DMS significa prima di tutto identificare le strategie di gestione necessarie per le varie tipologie di documenti (difficilmente contratti, report informativi o documenti di marketing richiederanno lo stesso tipo di gestione!), in seguito identificare gli utenti coinvolti nel ciclo di vita di un documento e stabilire quali sono i ruoli e le modalità di intervento di ciascuno (revisione, modifica, approvazione, ecc.).

I vantaggi di un Workflow efficiente

In seguito alla corretta configurazione di un workflow documentale sarà lecito attendersi numerosi vantaggi in termini di efficienza e produttività. Centralizzare e regolamentare l’attività garantisce una tracciabilità più immediata dei documenti, e la possibilità di monitorare la posizione e lo stato di avanzamento, così come di facilitare la ricerca in futuro. 

L’automatizzazione e l’eliminazione di alcuni processi manuali velocizza le procedure, riduce il rischio di errori umani, fa risparmiare tempo e libera i dipendenti da azioni ripetitive e spesso noiose e demotivanti, lasciando loro la libertà di dedicarsi ad attività più proficue e stimolanti. Senza dimenticare che standardizzare determinate operazioni fornisce maggiori garanzie di rimanere conformi alle normative di non incorrere in sanzioni o cause legali.

La configurazione corretta di un workflow documentale è un prerequisito fondamentale dell’automatizzazione del nostro lavoro, senza la quale tutta la catena si bloccherebbe già dal primo anello. Ma la tecnologia informatica come sempre deve essere al servizio delle nostre attività e non rappresentare una ulteriore complicazione. Per questo un software di gestione documentale deve essere raffinato e contemporaneamente di facile utilizzo; capace di cogliere tutta la complessità dei nostri processi aziendali, semplificandoli senza banalizzarli.

Gestire un flusso di lavoro con LogicalDOC

LogicalDOC ha lavorato con attenzione per sviluppare una soluzione in grado di soddisfare queste esigenze. La funzione di creazione di workflow non richiede l’inserimento di complesse istruzioni o dettagliate descrizioni (che possono comunque essere implementate), ma si presenta con un comodo graphic designer completamente web, che può essere utilizzato dagli utenti per modellare visivamente i propri processi aziendali in modo semplice e intuitivo, senza la necessità di dover installare nessun software aggiuntivo. 

Gli amministratori possono creare workflow partendo da zero, o sfruttando i numerosi modelli proposti, adattandoli ai propri processi di business. In seguito, possono individuare gli altri utenti da coinvolgere nel flusso, definire i loro ruoli e le loro azioni, stabilire come notificare e monitorare lo stato di avanzamento.

Tutta la costruzione del Workflow si basa sui semplici concetti di Attività (graficamente rappresentata da un rettangolo) e Transizione (indicata con una freccia), connotate anche da colorazioni diverse per renderne immediatamente esplicito l’avanzamento (ad esempio il colore Verde per lo stato iniziale e Nero per quello finale). 

Un ‘Attività può essere definita come un “momento” identificato nel ciclo di vita del nostro documento, mentre le Transizioni rappresentano le azioni che muovono il documento all’attività successiva. Partendo dallo Stato Iniziale definito per ogni documento e seguendo questi concetti base è possibile disegnare ogni tipo di workflow, dai più lineari fino a quelli più complessi, con l’inserimento di Transizioni, Diramazioni, Congiungimenti e Approvatori. Fino a quando il documento non approderà al suo Stato Finale decretando il termine dell’esecuzione.

Con LogicalDOC inoltre è previsto che specifici workflow possano essere lanciati automaticamente per determinate situazioni: ogni volta che si verifica un evento specifico in una cartella preimpostata, viene innescata un’azione ed eseguito automaticamente il relativo workflow. 

Ogni transizione innescata, sia lanciata automaticamente che eseguita manualmente verrà registrata e conservata nella cronologia con possibilità di monitoraggio. 

Tutte i tuoi percorsi aziendali dai più semplici ai più specifici potranno trovare una configurazione che li rappresenti, anche grazie all’aiuto e alla consulenza del nostro staff di supporto. 

In conclusione, le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori possono ottenere molto snellendo i processi documentali attraverso l’automazione e la modellazione del flusso di lavoro. L’acquisto di strumenti e processi adeguati può avere un grande impatto sull’aumento della competitività del mercato, sulla riduzione delle spese e sull’aumento dell’efficienza operativa.