L'importazione automatizzata di documenti digitali: sfide e opportunità

Quando un’azienda già avviata pensa di passare alla gestione digitale dei propri documenti o anche semplicemente di adottare un nuovo software gestionale, probabilmente una delle prime preoccupazioni riguarda l’importazione di tutti i propri documenti e file nel nuovo sistema. Spesso si tratta di volumi considerevoli di materiale, raccolti in formati diversi e conservati in modo non omogeneo. L’importazione manuale dei documentali digitali rappresenta il più delle volte di un’opzione non percorribile: questa operazione richiederebbe un utilizzo di risorse umane sproporzionato, tempi e sforzi considerevoli, nonché un dispendio esagerato di forza lavoro e soldi. Si tratta di un processo non solo lungo e laborioso, ma anche suscettibile a errori umani, che possono compromettere l’integrità e la completezza dei dati.

L’importazione automatica di documenti digitali da cartelle o da altri sistemi di raccolta e archiviazione già esistenti rappresenta una soluzione estremamente utile, se non addirittura indispensabile per ovviare a questi problemi. La maggior parte dei software di gestione documentale forniscono sistemi per l’automazione dell’importazione di file; tuttavia, questo non è sufficiente per mettersi al riparo da tutti i rischi, poiché anche l’importazione automatica presenta sfide tecniche considerevoli.

In primo luogo, i documenti nella maggior parte dei casi si presentano con una grande difformità di formati (Jpeg, PDF, Docx, Png, e moltissimi altri) e il software deve garantire l’importazione corretta di tutti i formati, assicurando la compatibilità col sistema e l’integrità di tutti i dati acquisiti.  Anche la dimensione dei file è un elemento da non sottovalutare; il DMS deve essere in grado di gestire file di grandi dimensioni senza compromettere le prestazioni del sistema.

Inoltre i documenti digitali contengono metadati: l’assegnazione accurata di questi elementi è fondamentale per una futura ricerca e recupero dei documenti, ma l’importazione può essere complessa per un software gestionale non raffinato, specialmente se questi metadati non sono standardizzati fra i documenti.

Ultimo ma non meno importante, è l’aspetto della sicurezza: durante l’importazione i dati possono essere vulnerabili a tentativi di violazione ed è indispensabile prendersi cura della protezione dei documenti, specialmente di quelli contenenti dati sensibili, e garantire la conformità agli standard di sicurezza e alle normative sulla privacy.

In sintesi, l’integrazione dei documenti digitali preesistenti con un sistema di gestione documentale rappresenta una sfida decisiva per l’implementazione dei processi aziendali. La scelta del programma giusto può rivelarsi un vantaggio competitivo notevole in termini di produttività.

L’impegno di LogicalDOC

Nello sviluppo del proprio software LogicalDOC si è continuamente evoluta per offrire ai propri utenti un sistema di importazione che risponda in maniera efficiente a tutte le complessità del settore e al tempo stesso sia di immediato utilizzo.

LogicalDOC consente infatti l’importazione diretta da tutti i tipi di cartelle, anche condivise, ed è in grado di collegarsi a tutte le posizioni selezionate (PC, server, sistemi di archiviazione di rete, ecc.) Grazie alla funzione Import Folders (Cartelle di Importazione) può caricare dati provenienti da molteplici sorgenti, sia locali che remote, evitando di importare manaulmente tutti i dati.

Ogni documento verrà automaticamente catalogato, versionato e indicizzato e potrà anche essere replicata la stessa struttura di cartelle e sottocartelle di origine. I dipendenti che producono documentazione non avranno nemmeno bisogno di collegarsi a LogicalDOC, ma potranno salvare i loro file nelle stesse posizioni di prima e LogicalDOC farà tutto il lavoro al loro posto. Anche la ricerca e la visione dei documenti potrà comodamente essere eseguite tramite browser.

Inoltre, la configurazione avanzata nel menù Import Folders prevede numerose opzioni in grado di soddisfare anche le richieste più esigenti e sofisticate (scopri di più)

La sincronizzazione dei documenti

L’importazione dei documenti da cartelle non è un’operazione che può esaurirsi in un’unica esecuzione una volta per tutte. La sincronizzazione dei documenti presenti nelle varie cartelle è fondamentale per mantenere correttamente attivo il ciclo di lavoro. Grazie all’applicazione LogicalDOC Sync tutte le cartelle configurate verranno ispezionate e il loro contenuto sarà sincronizzato con tutti i cambiamenti che avvengono nell’archivio remoto. Con LogicalDOC Sync puoi anche lavorare offline e i documenti verranno automaticamente sincronizzati non appena la connessione tornerà disponibile, uniformando l’archivio centrale con i cambiamenti che avvengono nelle cartelle locali e viceversa. Questa funzione risulta particolarmente vantaggiosa per chi ha personale non sempre connesso, ad esempio agenti di commercio in viaggio o operatori in trasferta. Potranno comodamente continuare a lavorare sui loro device anche in condizioni off line, ed in seguito le modifiche verranno sincronizzate non appena la connessione con l’archivio ritorna disponibile.

Hot Folders

LogicalDOC ha studiato una soluzione anche per chi non dispone di un’installazione interna al proprio sistema; perché ad esempio si è optato per LogicalDOC Cloud o perché il proprio data center è esterno. Grazie all’applicazione Hot Folders sarà sufficiente installare questo semplice componente aggiuntivo in un pc o in un dispositivo connesso alla rete aziendale ed il programma analizzerà le cartelle e attraverso un protocollo di comunicazione Web Service importerà e sincronizzerà le cartelle desiderate. Con Hot Folders import tool puoi trasferire grossi volumi di dati con la massima sicurezza e affidabilità.

L’adozione di un software di gestione documentale che permetta l’importazione automatica di documenti dalle cartelle digitali esistenti è un investimento strategico che può trasformare radicalmente l’infrastruttura informativa di un’organizzazione. Se la scelta operata sarà adeguata alle sfide collegate, i benefici a lungo termine in termini di efficienza, sicurezza e conformità saranno incommensurabili, posizionando le aziende all’avanguardia nell’innovazione digitale.