Conservare la documentazione necessaria: una guida alla gestione dei record

Lo sapevi che la produttività dei tuoi dipendenti o collaboratori potrebbe subire un calo del 21% solo a causa di una cattiva gestione dei record? Il modo in cui stai organizzando e archiviando i tuoi documenti può svolgere un ruolo fondamentale nell’economia della tua azienda.

I tuoi dipendenti o collaboratori trascorrono troppo tempo cercando di trovare documenti mancanti o ricreando documenti persi? L’ideale sarebbe metterli in condizione di trovare qualsiasi documento in pochi secondi.

Per sapere come puoi aiutarli a fare ciò, abbiamo preparato per te 5 punti che ti permetteranno di aumentare l’efficienza all’interno della tua azienda.

5 Passi per una gestione efficiente dei record

Prima di chiedere ai tuoi dipendenti di recuperare i file in pochi secondi, devi assicurarti di aver organizzato e archiviato tutto a dovere. La chiave qui è la coerenza.

Non puoi aspettarti che i tuoi dipendenti stiano al passo con un sistema confuso che non ha schemi. Quindi, devi creare un sistema che manterrà cartelle ed etichette coerenti.

Una volta definito come raggruppare i tuoi documenti, potrai passare alla loro corretta organizzazione.

1. Approfitta dell'automazione

Innanzitutto, dobbiamo implementare delle automazioni. Le automazioni rendono tutto più facile per te e i tuoi collaboratori.

Automatizzare l'organizzazione dei documenti consentirà di risparmiare molto tempo.

Oltre ad essere decisamente stressante sicuramente non è pratico passare ore a leggere documenti per trovarne alcuni di cui si ha bisogno. Un sistema automatizzato può farlo per te. Con l'identificazione delle parole chiave e la denominazione automatica, sarai in grado di ordinare qualsiasi documento senza sforzo.

La cosa migliore dell'automazione è che puoi impostare le regole. Puoi definire cosa vuoi che faccia il sistema e come vuoi che lo faccia. Hai ancora tutto il controllo, ma non devi occuparti di tutto.

2. Integra i tuoi dispositivi

I documenti vengono visualizzati ovunque in questi tempi. Le persone inviano loro messaggi di posta, messaggi di testo, airdrop e altro ancora continuamente.

Ecco perché i tuoi dispositivi devono essere integrati.

Integrando tutti i dispositivi, sarai in grado di organizzare i documenti che arrivano da smartphone, stampanti e altro, e automatizzando il tuo sistema, sarai in grado di organizzare tutti i tuoi documenti, anche se provengono da fonti diverse.

Quindi, potrai organizzare tutti i tuoi documenti nello stesso sistema, anche se sono stati prodotti e inviati da dispositivi diversi.

3. Standardizza le tue strategie

Tuttavia, avere un sistema automatizzato non basta. Non sarai in grado di far funzionare efficacemente quel sistema a meno che non implementi principi standardizzati.

Innanzitutto, dovresti definire un sistema per nominare i file. Denominare correttamente i file renderà più facile trovare ciò che stai cercando. Crea un processo di denominazione standardizzato che renda ovvio quali sono i contenuti del documento.

Dovresti anche avere un sistema di categorizzazione. Che si tratti di codifica a colori, numerazione, alfabetizzazione o qualche altra tecnica, dovrebbe esserci un modo semplice per trovare i file.

Ad esempio, tutti i file contabili potrebbero essere rossi o iniziare con una "C". Questo li distinguerà dagli altri file.

Con un metodo coerente, tutti possono trovare facilmente i file di cui hanno bisogno.

Mentre stai organizzando questi file, dovresti considerare anche la sicurezza. In tutti gli archivi, dovresti inserire punti di sicurezza e password. È importante assicurarsi che solo gli utenti autorizzati possano raggiungere i documenti più sensibili.

4. Collabora con il tuo team

Spesso il tuo team deve approvare, rivedere, commentare o aggiornare i documenti. Invece di inviare e-mail avanti e indietro, puoi gestire tutte queste attività nel tuo sistema di gestione dei documenti.

Ciò si traduce in un minor numero di e-mail e una migliore gestione. All'interno del tuo sistema, puoi contrassegnare i documenti che richiedono l'attenzione di altri dipendenti. Puoi anche ordinare i documenti per importanza.

Questo livello di organizzazione porterà la tua collaborazione più lontano di quanto non sia mai andato. Invece di setacciare centinaia di e-mail, puoi avere tutto ciò di cui hai bisogno in un unico sistema.

Inoltre, man mano che i tuoi dipendenti completano le attività, il sistema si aggiornerà automaticamente. Ciò significa che il documento verrà salvato o aggiornato correttamente ogni volta che subisce una lavorazione.

Ad esempio, supponiamo che qualcuno abbia modificato un documento. Una volta apportata la modifica, il documento dovrà essere approvato. Quindi, il sistema sposterà il documento nella posizione in cui si trovano altri documenti in attesa di approvazione.

Pertanto, non sarà di intralcio ai documenti rimanenti che necessitano di modifiche e non creerà confusione negli addetti ai lavori.

5. Smaltire correttamente i documenti non necessari

Se hai in mano troppi documenti obsoleti (digitalmente o fisicamente), le cose possono diventare disordinate. E potresti compromettere la tua sicurezza.

Anche se distruggi o elimini regolarmente documenti non necessari, potrebbero rimanere nel tuo sistema. Questo è il motivo per cui dovresti seguire una tecnica adeguata per smaltire di questi documenti.

Individua quali documenti dovresti distruggere e quali documenti dovresti archiviare. Quindi, assicurati che ogni traccia dei documenti distrutti sia sparita e non più presente all’interno del sistema. È importante che le informazioni sensibili non restino annidate da qualche parte.

L'importanza della gestione dei record

Una solida strategia di gestione dei record è fondamentale per qualsiasi organizzazione. Indipendentemente dal settore in cui opera la tua azienda, è importante mantenere private le cose private.

Le strutture mediche devono mantenere private le cartelle cliniche dei pazienti, le aziende devono mantenere private le informazioni sui clienti, le organizzazioni governative devono mantenere privati ​​i procedimenti.

Se sei a rischio di violazione, potresti distruggere la fiducia che i tuoi clienti, pazienti e/o la comunità in generale ripone in te. Quindi, dovresti creare un piano forte ora piuttosto che aspettare che qualcosa vada storto.

Software di gestione dei record

Se vuoi avere un sistema di gestione dei record efficace ed efficiente, hai bisogno di un software di gestione dei record.

Fortunatamente, abbiamo realizzato il nostro sistema di gestione dei documenti LogicalDOC, un software intuitivo e accessibile per organizzazioni come la tua. Indipendentemente dal settore e dai documenti, possiamo aiutarti a mantenere tutto in ordine e sotto controllo.

Con funzionalità come l'automazione dei documenti, l'aggiunta di segnalibri, gli aggiornamenti in blocco, le diverse possibilità di importazione e altro, abbiamo tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno per avere successo. Quindi, prova oggi con la nostra piattaforma. Sarai stupito di quello che può fare.