Tutte le realtà aziendali producono grandi quantità di documenti che vengono per la maggior parte salvati sul Pc o in dispositivi mobili, in server o in NAS.
A questi si deve aggiungere una grande produzione cartacea, che solitamente si vuole trasportare e conservare in formato digitale.
Questo significa un'enorme quantità di documenti e informazioni destrutturate che circolano per l'azienda, spesso archiviate in cartelle condivise senza un ordine preciso e con grandi difficoltà nella ricerca.
L'utilizzo di dispositivi multifunzione
Sempre più spesso le aziende utilizzano dispositivi multifunzione per la stampa e la produzione dei propri documenti. infatti è innegabili che l'acquisto di una stampante multifunzione (MFP) offra numerosi vantaggi per un'azienda.
Le stampanti multifunzione infatti combinano diverse funzioni in un unico dispositivo: stampa, scansione, copia e fax. Questo riduce la necessità di acquistare e mantenere dispositivi separati. Rappresenta un notevole risparmio di tempo poichè offre la possibilità di gestire tutte le funzioni da un'unica macchina. Semplifica i flussi di lavoro e riduce il tempo necessario per spostarsi tra diverse attrezzature , con un evidente vantaggio in termini di efficienza e produttività. A questo si unisce anche una riduzione dei costi, perchè un unico dispositivo rappresenta un investimento iniziale inferiore rispetto all'acquisto di più macchine separate. Inoltre, i costi di manutenzione e gestione vengono ridotti. Le MFP consumano meno energia rispetto all'utilizzo di più dispositivi indipendenti, contribuendo a ridurre le spese energetiche.
Le MFP occupano meno spazio rispetto all'avere diversi dispositivi per stampa, scansione, copia e fax. Questo è particolarmente vantaggioso per uffici in cui è importante ottimizzare gli spazi.
In generale la gestione di un unico dispositivo è più semplice. Le operazioni di aggiornamento del software, la risoluzione dei problemi e la manutenzione sono più efficienti, e il personale IT deve supportare e gestire un solo dispositivo, il che semplifica le operazioni di assistenza e riduce i tempi di inattività.
Il motivo per cui spesso le MFP sono maggiormente apprezzate è la loro versatilità e le funzionalità avanzate di workflow e di integrazione con i cloud. Molte MFP moderne consentono la stampa e la scansione dirette da e verso i servizi cloud, oppure offrono funzionalità per automatizzare i flussi di lavoro, come la scansione di documenti direttamente nelle cartelle di rete, l'invio automatico di fax o e-mail, e la gestione digitale dei documenti.
Senza dubbio questo può migliorare significativamente la condivisione dei documenti e la collaborazione.
Il rovescio della medaglia di questi vantaggi però è rappresentato dal moltiplicarsi disordinato di numerose cartelle di rete, nelle quali la ricerca dei documenti diventa difficoltosa, l'archiviazione dispersiva e il controllo di versione praticamente impossibile.
Ed ecco così realizzato il paradosso che possedere troppe informazioni senza controllo equivale a non avere informazioni!
Il vantaggio di abbinare LogicalDOC alle stampanti multifunzione
Abbiamo già visto come LogicalDOC consenta l'importazione diretta da cartelle remote condivise e locali, rendendo più semplice gestire i documenti.
LogicalDOC può collegarsi a tutte le posizioni condivise - PC, server, storage, ecc - e importa i documenti in base alle preferenze impostate.
LogicalDOC è in grado di monitorare realmente tutte le cartelle condivise all'interno di una rete aziendale, anche quelle in cui una stampante multifunzione salva i propri documenti e le proprie scansioni, ed è in grado di sincronizzare tutte le cartelle col repositorio centrale.
I vantaggi di installare LogicalDOC a valle di un dispositivo multifunzione sono evidenti. Con LogicalDOC accentri in un unico ambiente tutto il flusso documentale della tua azienda, compreso quello prodotto dalle MFP, e nel momento in cui necessiti di visionare nuovamente un documento non sei più costretto a ricercarlo nelle cartelle di rete, ma puoi accedere direttamente da LogicalDOC. Una volta sottoposti a scansione, i documenti vengono salvati in LogicalDOC come documenti PDF, TIFF o JPEG, analizzati dall’OCR (che li rende ricercabili full-text per il contenuto) e resi disponibili a tutti gli utenti abilitati.
Con LogicalDOC puoi accentrare tutte le politiche di sicurezza e di backup dei tuoi documenti, estendendole anche ai documenti che provengono dalle MFP. Inoltre sarai in grado di controllare tutti gli accessi ai documenti e di risalire facilmente agli utenti che hanno apportate le ultime modifiche.
In sintesi avrai a disposizione tutte le funzioni di LogicalDOC su tutti i documenti prodotti o scansionati attraverso una dispositivo multifunzione, senza bisogno di ulteriori passaggi e acquisirai nuovamente il pieno controllo sulla tua base documentale
