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15 Febbraio 2022

Che cos'è esattamente un Software di Gestione dei File e perché è una priorità in azienda?

I software di gestione dei documenti, spesso noti come sistemi di gestione file, vengono utilizzati per organizzare, recuperare velocemente e mantenere al sicuro i file.

Nonostante siano destinati alla gestione di fascicoli individuali o di gruppo, come carte d'ufficio, atti e altre informazioni offrono all'utente la capacità di lavorare con più file contemporaneamente, creando, inserendo, modificando, ricercando e producendo report.

È più corretto concepire il software di gestione dei file come una parte di una più ampia strategia di gestione delle informazioni che funge da componente organizzativa.

Il tuo sistema operativo mantiene un file system gerarchico (le directory contengono file che sono sottodirectory sotto di esse), mentre un sistema di gestione dei documenti ti consente di organizzare i dati in base a come sono nominati file e cartelle, come sono organizzate le sottocartelle e come i file contenuti all'interno di quelle sottocartelle sono gestiti dall'utente. Ciò semplifica quindi la ricerca e il recupero di ciascun file in qualsiasi momento.

I vantaggi dell'utilizzo di una soluzione software di gestione dei file

La maggior parte dei vantaggi che otterrai dall'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti o di un software di tracciamento dei file sono i seguenti:

  • Semplicità nell’organizzazione dei documenti
  • Ricerca e recupero veloce dei file
  • Archiviazione e recupero sempre più sicuri
  • Tracciamento dei file migliorato ai fini dell'archiviazione e dell'eliminazione dei file duplicati
  • L'abolizione dei sistemi di archiviazione cartacei
  • Molto altro …

Cosa può fare LogicalDOC per aiutarti nella gestione dei tuoi documenti

LogicalDOC è un'unica piattaforma di informazioni aziendali che consente di gestire contenuti, procedure e favorisce la collaborazione sui documenti. LogicalDOC aiuta le aziende di tutto il mondo favorendo una maggiore flessibilità, efficienza e successo. LogicalDOC offre la gestione dei documenti aziendali (EDMS), la gestione dei casi, la gestione dei processi aziendali (BPM), la sincronizzazione e condivisione dei file aziendali e l’acquisizione di tutto su un'unica piattaforma.

LogicalDOC ti consente di salvare i tuoi file elettronici e condividerli attraverso la rete, da file server Windows o Linux ai dispositivi di archiviazione appositamente creati, senza dover installare alcun software aggiuntivo. Pertanto, non dovrai investire in una costosa soluzione di archiviazione per il tuo sistema LogicalDOC come conseguenza di questa funzionalità.

Per qualsiasi file nel tuo sistema, LogicalDOC ti consente di conservare un numero infinito di copie live online, accessibili da qualsiasi luogo. In caso di problemi hardware o di rete che impediscono l'accesso ai file server primari, LogicalDOC eseguirà automaticamente il failover sulle copie secondarie per garantire che la tua attività non subisca interruzioni. 

Continua a leggere per saperne di più sulle soluzioni di gestione e archiviazione di file di LogicalDOC.

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