Sistema di gestione dei documenti online DMS Business Internet Technology

C'è qualche rischio nell'usare un DMS online?

La necessità di una soluzione di gestione esisteva molto prima del coronavirus ed è ora parte integrante della transizione di molte aziende al lavoro da remoto. Educare sé stessi e mettere a frutto tali conoscenze utilizzando risorse IT aggiornate è fondamentale.

I preziosi documenti dell'azienda sono protetti da accessi non autorizzati, facilmente ricercabili e facilmente accessibili.

Contratti, dati anagrafici, lettere, file multimediali, basi di conoscenza, post sui social media e materiali d'archivio sono solo alcuni dei documenti che possono essere gestiti.

Qual è l’obiettivo?

Le aziende hanno spesso centinaia di migliaia di file nel loro database. Quando si tratta di gestire le pratiche burocratiche, ogni azienda deve affrontare il problema dell'automazione e della sistematizzazione dei propri processi. Tutto è curato dal sistema DM. Forse l'azienda ha superato la sua attuale struttura o il team di gestione deve implementare nuove procedure e processi per renderla più competitiva.

L'implementazione tempestiva del sistema di gestione dei documenti, o sistema elettronico di gestione dei documenti, aiuta a risolvere tali problemi e fornisce una risorsa preziosa per valutare lo stato di salute di vari processi aziendali. La tua azienda sarà più efficiente se riesci a individuare le inefficienze in anticipo e ad apportare le modifiche necessarie ai metodi e alle procedure di gestione dei documenti.

Puoi spiegare i possibili vantaggi e le differenze?

È possibile mantenere un tono più ufficiale utilizzando un sistema di gestione dei documenti piuttosto che un servizio di scrittura educativa che comunica con te solo tramite e-mail. Se avessi una forza lavoro numerosa, potresti assegnare loro le attività per posta e attendere una risposta, ma si tratta di una gestione scomoda. Inoltre, i server di posta dovrebbero segnalare sempre quando i messaggi sono stati aperti o letti in modo coerente.

Il concetto di flusso di lavoro viene utilizzato nei sistemi EDMS. Questo tipicamente consiste in percorsi che corrono paralleli o in un ordine prestabilito. Un'attività, una data di scadenza e un campo del report possono essere tutti inclusi in un singolo punto.

I solidi sistemi di gestione dei documenti elettronici tengono traccia delle azioni degli utenti sui documenti, come l'apertura di un'attività o l'invio di un rapporto. Tutti i file sull'EDMS aziendale possono essere crittografati per una maggiore sicurezza contro malware e virus.

Lavorare con dati strutturati è possibile utilizzando un EDMS, e ciò rappresenta un altro vantaggio significativo. Ad esempio, un documento fattura può essere facilmente creato compilando un semplice modulo che non richiede alcuna esperienza di codifica.

Funzionalità fondamentali per la gestione dei documenti

La crescita dell'efficienza è garantita da un sistema ben strutturato per la gestione dei documenti elettronici perché permette:

  • Inserimento rapido dei dati nel sistema
  • Accesso alle informazioni con il minimo sforzo
  • Analisi computerizzata di formati analogici e digitali
  • Custodia di informazioni sensibili
  • Manutenzione dei dati per un'utilità continua
  • Evitare la distruzione accidentale dei documenti
  • Snellisce la comunicazione telematica con avamposti e collaboratori

I sistemi di gestione dei documenti elettronici sono flessibili e possono essere adattati alle esigenze di qualsiasi organizzazione.

Esistono cinque categorie in cui ricadono gli aspetti più importanti di un sistema di gestione sicura dei documenti:

  1. Attribuzione di Metadati. Per facilitare la ricerca e la selezione automatiche delle informazioni, i sistemi di gestione dei documenti elettronici consentono l'aggiunta di identificatori utente, date e altri contrassegni alle strutture informative.
  2. I sistemi di gestione dei documenti elettronici (EDMS) vengono utilizzati dalle aziende per digitalizzare e centralizzare i propri documenti cartacei in modo che i dipendenti possano accedervi elettronicamente, collaborare su di essi in tempo reale e utilizzare i dati risultanti per prendere decisioni gestionali migliori.
  3. Conversione di documenti cartacei in formato digitale. Il sistema di gestione dei documenti consente la digitalizzazione dei documenti cartacei, il riconoscimento del testo per l'elaborazione automatizzata e l'archiviazione sicura.
  4. Supponiamo di disporre di un sistema sicuro per la gestione dei documenti elettronici. In tal caso, puoi organizzare i tuoi file in base a metadati e indici, rendendo molto più facile trovare ciò di cui hai bisogno e portare a termine il lavoro rapidamente.
  5. Conservare i documenti in un programma intuitivo e affidabile è preferibile che tenerli in uno schedario chiuso a chiave. Le impostazioni di autorizzazioni, backup e migrazione dei dati sono tutte regolabili. Un investimento in un affidabile programma di gestione dei documenti che aiuta a mantenere tutto al suo posto ripagherà immediatamente.

Snellimento delle pratiche burocratiche e dell'archiviazione elettronica

Pensa alla sfida di coordinare i processi. È una parte essenziale della gestione dell'azienda. Fornendo modelli di documenti e file predefiniti e percorsi definiti dall'utente per la loro elaborazione, il sistema ridurrà notevolmente il tempo necessario per gestire i documenti.

Il sistema di gestione dei documenti sicuro e protetto è sempre semplice e facile da usare per l'utente finale poiché vede solo i suoi compiti e documenti, indipendentemente dalla complessità della logica dei processi che li stanno dietro.

Ecco alcuni esempi di processi di gestione dei documenti e flusso di documenti:

  • Registrazione di tutta la posta inviata e ricevuta
  • Conversione di documenti cartacei in formato digitale
  • Generazione di documenti basata su modelli all'interno del sistema
  • Convalida, autenticazione e arruolamento di documenti legali
  • Prendere decisioni sui documenti ufficiali
  • Facilitare le risoluzioni e assumere il controllo automatizzato delle prestazioni.
  • Condivisione di documenti tramite mezzi elettronici
  • Archiviazione computerizzata

Lo sviluppo del software viene effettuato seguendo il modello CMMI 3 e i requisiti mondiali di gestione della qualità ISO 9001.

È possibile accedere ai documenti da remoto

Le moderne soluzioni di gestione dei documenti basate su cloud devono fornire l'accesso remoto ai documenti e l'amministrazione dei processi aziendali. Un app mobile su un dispositivo mobile non può avere tutte le funzionalità di un sistema robusto. In realtà, però, questo non è necessario. Non puoi apportare modifiche significative a un documento sul telefono; dovrebbe essere fatto su un computer desktop.

Supponi di disporre di un software di protezione dei dati mobile che ti avvisa delle attività e dei documenti assegnati e ti consente di accedervi. In tal caso, puoi continuare a lavorare senza uscire dal flusso di lavoro.

Puoi leggere rapidamente il contratto che deve essere concordato e poi lavorarci sopra, nominare esecutori responsabili dell'incarico o delegarne l'esecuzione.

Le aziende specializzate in soluzioni di gestione dei documenti spesso gestiscono la creazione, l'implementazione e la manutenzione di EDMS. Puoi contare su puntualità, professionalità e considerazione per le esigenze e le preferenze uniche di ogni cliente. Ogni organizzazione dispone anche di un reparto di assistenza per la gestione del software di gestione dei documenti che offre assistenza con dati, aggiornamenti e formazione per esperti.

Ho bisogno di sapere come avviare il trasferimento dei documenti e delle procedure interne della nostra azienda in una nuova sede.

In altre parole, il coronavirus finirà per estinguersi. Sì, questo è un ostacolo significativo per tutte le parti coinvolte, personalmente e professionalmente. Tuttavia, le difficoltà possono portare a benefici inaspettati. E la possibilità di aumentare la produttività è una di queste. Raccomandiamo di considerare le procedure gestionali un valido strumento per l'ottimizzazione dei documenti aziendali.

Anche prima del coronavirus, le aziende erano interessate a trovare un modo per gestire meglio le proprie operazioni. Ciò è particolarmente vero ora che così tanti lavoratori scelgono di telelavorare spesso spinti dalle aziende stesse. È fondamentale prepararsi con le informazioni e applicarle correttamente con l'ausilio di risorse informatiche aggiornate.

Sette vantaggi principali dell'utilizzo dell'automazione del flusso di lavoro dei documenti

7 vantaggi chiave dell'automazione del workflow documentale

CHE COS'È L'AUTOMAZIONE DEI DOCUMENTI? UNA PANORAMICA COMPLETA

"L'automazione dei documenti è semplice come sembra: automatizza il processo di produzione di vari tipi di documenti su larga scala".

L'automazione dei documenti è uno strumento potente che può farti risparmiare molto tempo e lavoro. Ma cos'è e perché è così importante? Ecco un'introduzione all'automazione dei documenti e a come può aiutarti a gestire i flussi di lavoro.

È il processo di automatizzazione della creazione e gestione dei documenti. Il requisito per l'inserimento manuale dei dati, i promemoria via e-mail, la documentazione cartacea e altre misure che richiedono tempo viene eliminato. Può aiutare le aziende a risparmiare tempo e denaro semplificando le operazioni relative ai documenti.

IMPORTANZA DELL'AUTOMAZIONE DOCUMENTALE

Man mano che un’azienda cresce aumenta anche il numero di documenti da generare, gestire e archiviare di cui ha bisogno. Questo può diventare un problema, soprattutto se questi documenti vengono creati e gestiti manualmente. L'automazione dei documenti può aiutare automatizzando questi processi e semplificando la creazione e la gestione di enormi quantità di contenuti.

CHI BENEFICIA DELL'AUTOMAZIONE DOCUMENTALE?

L'automazione dei documenti ha un'ampia gamma di applicazioni in quanto può assistere qualsiasi azienda che necessita di documenti o documenti basati su transazioni. L'automazione dei documenti viene utilizzata in una varietà di settori, tra cui:

  • Legale
  • Immobiliare
  • Servizi finanziari
  • Assistenza sanitaria
  • Risorse umane
  • Produzione
  • Agenzie governative
  • Etc…

Qualsiasi azienda che dipenda da pratiche burocratiche, come contratti, documenti di assunzione, documenti legali, moduli finanziari e moduli sanitari, può automatizzare i propri documenti e processi.

 

I VANTAGGI DELL'AUTOMAZIONE DOCUMENTALE

L'automazione dei documenti può aiutare in molti modi, dal semplificare la creazione e l'instradamento dei documenti alla modifica dei flussi di lavoro e dei processi.

  • MAGGIORE EFFICIENZA

I giorni in cui si redigevano scrupolosamente contratti di lavoro, accordi di riservatezza e altra documentazione da zero sono ormai lontani. L'automazione dei documenti consente di creare un'ampia gamma di documenti legali in una frazione del tempo necessario.

  • MAGGIORE ACCESSO

Invece di essere incatenato alla tua workstation o di accedere al server corretto, il cloud storage ti consente di visualizzare i tuoi documenti quando e dove vuoi. Una piattaforma di automazione dei documenti reattiva ai dispositivi mobili consente inoltre a utenti e partecipanti di completare i record in movimento.

  • ERRORI RIDOTTI

L'automazione dei sistemi relativi ai documenti può aiutare a ridurre al minimo gli errori. Le organizzazioni possono ridurre significativamente il rischio di errori di immissione dei dati alleviando la necessità di immissione manuale dei dati.

  • SICUREZZA MIGLIORATA

L'automazione dei documenti può anche migliorare notevolmente la sicurezza garantendo che solo gli utenti autorizzati abbiano un'esposizione diretta alle informazioni sensibili. Inoltre, strumenti di amministrazione avanzati consentono di controllare chi ha accesso per visualizzare flussi di lavoro specifici, migliorando la sicurezza e la privacy.

  • RISPARMIO SUI COSTI

Il processo di automazione dei documenti aiuta le aziende a risparmiare denaro. Le organizzazioni possono risparmiare sulla stampa e l'archiviazione eliminando la necessità di documenti cartacei.

  • CONFORMITÀ PIÙ FACILE

Un controllo e una gestione dei documenti sicuri ed efficienti sono necessari per conformarsi a molti regolamenti e standard. Senza la formazione, l'archiviazione e il recupero di documentazione cruciale, le aziende rischiano multe, licenze revocate e persino accuse penali per non conformità.

Il software di controllo dei documenti riduce il rischio di non conformità semplificando l'aggiornamento e la sicurezza della documentazione. Il sistema mantiene una cronologia completa delle attività dei documenti per facilitare e convalidare la conformità a standard e leggi.

  • MAGGIORE REDDITIVITÀ

Infine, l'automazione dei documenti consente di risparmiare denaro e aumenta la redditività quando tutti gli aspetti di cui sopra vengono considerati insieme. Automatizzando e digitalizzando i tuoi documenti, stai integrando efficienza e organizzazione nella tua attività: una svolta decisiva.

SEI PRONTO AD IMPLEMENTARE UN PROCESSO DI AUTOMAZIONE DEI DOCUMENTI?

LogicalDOC offre un software di gestione della qualità modulare e basato su cloud, incluso il software di controllo dei documenti. LogicalDOC semplifica la creazione di documenti digitali semplificati e consente ai dati di fluire attraverso i tuoi sistemi. Con LogicalDOC puoi digitalizzare i documenti che sono la spina dorsale della tua attività e creare flussi di lavoro efficienti che funzionano per te.

Contattaci per saperne di più sull'automazione del controllo dei documenti utilizzando il nostro software di gestione dei documenti.

Le 7 domande più frequenti sull'elaborazione dei documenti

Le 7 domande più frequenti sull'elaborazione dei documenti

Perché l'elaborazione dei documenti è importante per le aziende?

L'elaborazione dei documenti è diventata una parte essenziale del moderno processo aziendale, con molti livelli e tipi diversi di pratiche burocratiche da gestire e gestire quotidianamente.

È fondamentale che tutte le aziende, dalle più grandi alle più piccole, utilizzino alcuni servizi di elaborazione dei documenti per garantire che i propri dipendenti siano sempre al passo con tutto il lavoro necessario per mantenere tutto in ordine ed efficiente.

Questo articolo illustrerà l'elaborazione dei documenti e il motivo per cui qualsiasi azienda deve trarne vantaggio.

Continua a leggere per saperne di più sull'elaborazione dei documenti.

Che cos'è l'elaborazione dei documenti?

Il trattamento documentale è la gestione elettronica dei documenti e dei dati al loro interno.

Ciò può includere qualsiasi cosa, dalla scansione e indicizzazione dei documenti all'archiviazione elettronica e alla loro disponibilità ai dipendenti.

I documenti sono disponibili in diversi formati e tipi di file e in genere contengono informazioni specifiche.

Sebbene i vecchi approcci di elaborazione manuale dei documenti si traducano in processi soggetti a errori e dispendiosi in termini di tempo, richiedono anche che tu sia coinvolto nella lunga procedura.

Tuttavia, è importante estrarre tutto questo valore da quei documenti in modo da poterli utilizzare a valle, cosa impossibile con metodi complessi di elaborazione manuale dei documenti.

Ecco perché l'automazione dell'elaborazione dei documenti attraverso la tecnologia moderna è diventata più popolare del vecchio modo di fare le cose.

Come può un'azienda iniziare con l'archiviazione digitale?

image of paperless system

In passato, le aziende conservavano copie fisiche di documenti importanti.

Tuttavia, ciò richiedeva molto spazio e rendeva difficile l'accesso rapido ai documenti.

Con l'archiviazione digitale, le aziende possono scansionare i propri documenti e archiviarli elettronicamente; questo occupa meno spazio e semplifica la ricerca e la condivisione di documenti.

Questi sono i passaggi da eseguire per automatizzare l'elaborazione dei documenti:

  • Esistono regole specifiche che regolano l'elaborazione dei documenti. Una volta determinate queste regole, il team implementa l'estrazione della struttura e del layout.
  • L'OCR, noto anche come riconoscimento ottico dei caratteri, è un metodo che consente la conversione di documenti scansionati in dati digitali. Un'altra tecnologia intelligente è il riconoscimento del testo scritto a mano (HTR), in grado di riconoscere testi scritti in lettere standard e anche tipi di carattere diversi.
  • Poiché la tecnologia OCR è sensibile agli errori, è necessario rivedere i dati manualmente al termine dell'operazione di estrazione.
  • Ogni volta che elabori un documento o noti un errore, puoi segnalarlo per l'ispezione manuale in modo che il tuo team possa correggerlo in seguito.
  • Un formato intuitivo consente ai documenti elaborati di integrarsi facilmente con le applicazioni aziendali esistenti.

Quali sono gli usi dell'elaborazione dei documenti?

L'elaborazione dei documenti ha molti usi, tra cui l'ordinamento, il filtraggio, la creazione e la manipolazione dei dati.

Può automatizzare attività noiose, rendendole più veloci e facili da completare.

Inoltre, l'elaborazione dei documenti può aiutarti a controllare l'accesso alle informazioni, assicurando che solo il personale autorizzato possa visualizzare o apportare modifiche ai dati sensibili.

Nel complesso, l'elaborazione dei documenti può far risparmiare tempo e denaro alle aziende migliorando al contempo la sicurezza.

Il processo richiede una formazione minima, che è un'opzione ideale per i proprietari di piccole imprese che hanno bisogno di portare a termine il lavoro rapidamente.

Inoltre, il software di elaborazione dei documenti può includere il rilevamento della registrazione dei tasti o la crittografia dei file, strumenti essenziali nell'era digitale.

Diverse agenzie governative in tutto il mondo richiedono che questa tecnologia sia conforme alle normative HIPAA.

Quali sono i vantaggi dell'elaborazione dei documenti?

Ci sono molti vantaggi dell'elaborazione dei documenti per le aziende. Discutiamone alcuni di seguito:

  1. Può aiutare a risparmiare tempo automatizzando le attività ripetitive.
  2. Può migliorare la precisione eliminando l'errore umano.
  3. Può aiutare a migliorare il servizio clienti fornendo tempi di consegna più rapidi.
  4. Può aiutare a ridurre i costi riducendo la necessità di carta e altre risorse.
  5. Può aiutare ad aumentare l'efficienza consentendo ai dipendenti di accedere ai documenti da qualsiasi luogo.
  6. Può aiutare a migliorare la comunicazione fornendo un repository centrale per tutti i record.
  7. Può aiutare a proteggere le informazioni sensibili mantenendole riservate e sicure.
  8. Può aiutare a standardizzare i flussi di lavoro e le procedure.
  9. Può aiutare le aziende a diventare ecologiche riducendo la necessità di documenti cartacei.
  10. L'elaborazione dei documenti può aiutare le aziende a soddisfare i requisiti di conformità.

rischi della trasformazione digitale

C'è qualche rischio nel passare al digitale?

Poiché le aziende si spostano sempre più verso i processi digitali, è essenziale comprendere le implicazioni di questo cambiamento. Sebbene il passaggio al digitale possa indubbiamente trarre vantaggio, ci sono anche alcuni rischi.

Una possibilità è quella delle violazioni dei dati. Le informazioni archiviate elettronicamente sono suscettibili di pirateria informatica, ma non devi preoccuparti di utilizzare il software giusto.

Inoltre, i processi digitali possono essere più difficili da gestire e monitorare rispetto a quelli cartacei. Ciò può rendere difficile tenere traccia degli errori e impedire che si ripetano in futuro.

Infine, i documenti digitali possono essere persi o danneggiati più rapidamente di quelli fisici. Ad esempio, un'interruzione di corrente potrebbe distruggere i file elettronici mentre i documenti cartacei non sarebbero interessati.

Nonostante questi rischi, molte aziende scelgono ancora di passare al digitale perché i vantaggi superano i rischi.

La maggior parte delle aziende utilizza già ogni giorno strumenti digitali come e-mail e software di elaborazione testi, quindi l'adozione di un altro processo digitale non è molto diverso: stanno solo aggiungendo un altro elemento al loro flusso di lavoro attuale.

Chi può aiutarmi a implementarlo nella mia organizzazione?

Alcuni attori chiave possono aiutarti a iniziare con l'elaborazione dei documenti nella tua organizzazione.

Innanzitutto, dovrai trovare un software di elaborazione dei documenti di qualità. Infine, dovrai trovare un partner affidabile per l'elaborazione dei documenti che possa aiutarti con la transizione e fornire supporto continuo.

LogicalDOC può aiutarti a elaborare i documenti automaticamente, inclusi l'ordinamento, la categorizzazione e l'etichettatura, il che può farti risparmiare tempo e fatica, soprattutto se hai molti documenti da elaborare.

LogicalDOC può anche aiutarti a tenere traccia dei tuoi documenti e del controllo delle versioni, in modo da avere sempre le versioni più aggiornate.

Ciò può essere estremamente utile quando si collabora con altri a un progetto o si condividono documenti con i clienti. Non c'è niente di meglio di così. Se desideri automatizzare il processo di elaborazione dei documenti, contattaci oggi stesso!

 

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Antivirus integrated in the DMS

Increase the security of your document archive with the integrated antivirus

How to leverage the virus scanning feature in the document management system to enhance the security of your bussiness data

Today we want to talk to you about a feature unknown to most but nevertheless present in LogicalDOC since version 7.1

This is the Antivirus scan function. This function adds a substantial level of security to your document archive and allows you to limit the spread of viruses within your company.

How does AV security work in a document system?

By performing a scan during the initial phase of document creation, LogicalDOC prevents an infected file from being inserted into the system, and therefore that the same document can then be spread within your company network, possibly propagating an undetected infection. Or simply avoiding that the document is added to the document base, no user of that document will have to suffer any relapses from possible infection.

It seems little to you, just think that according to Verizon's 2022 - Data Breach Investigations Report (Dbir), ransomware attacks (with data seizure and encryption) have increased by 13% in just one year.

Data breaches cost organizations millions of dollars - the average cost has increased 10% from 2020 to $ 4.24 million across industries and 29.5% to $ 9.23 million in healthcare, and the fallout is even more damaging than the initial losses. Repair costs triple the initial damage, and legal repercussions can add millions to the total bill.

Protect your documents and information with AV scanning

Now, as we said, LogicalDOC has been integrating a document scanning system for several years, but have any of you ever used it?

Very few of you have done so; however, you should be educated on how to get the most out of this feature and limit the risks to your documents and your business.

The virus check in LogicalDOC is entrusted to an external tool: ClamAV, an open-source antivirus package created by none other than Cisco System Inc.

In LogicalDOC the function is accessible from the Administration, Security, Antivirus menu.

Antivirus tool settings in LogicalDOC

From this screen you can enable the Antivirus feature, set the command path (ClamAV could be installed on a different location), and configure on which file extensions the AV scan should be launched. LogicalDOC promptly invokes the clamscan.exe command on each new file added to the system (even for new versions).

However, few people know that it is advisable to update the database with the virus definitions for the antivirus to catch the virus's trace. This is a fundamental aspect because we cannot think that an AV scanner with a database never updated or updated years ago can effectively counter the threats of a virus in 2022.

The update can be launched manually using the freshclam.exe executable from the command prompt.

The freshclam.exe command, which downloads the DB with the virus definitions, can be configured via the freshclam.conf file

Optimize AV scan execution

Now another virtually unknown aspect is that running a scan with the clamscan.exe command is a lengthy process that takes many seconds, even 15/20 seconds per file, depending on your system's performance. Most of this time is spent by the command loading the definition of the viruses to be scanned into memory.

Few people know, however, that a cost-free and incredibly performing alternative is already available. In fact, ClamAV in version 0.105 provides another command called clamdscan, which invokes a resident service/daemon to perform the scan. Since the service running on the system has already loaded the virus definition, scanning the document will be enormously faster and practically immediate. The time required will only be equivalent to the actual scan time since the service has already loaded the virus definition into memory.

So, for the same document that previously took 15 seconds to scan, now the time needed will be only a fraction of a second.

To configure AV document scanning using the clamdscan executable, you need to follow these steps:

1) Open an elevated Windows DOS (Command Prompt in Administrator Mode) and navigate to the install directory.

2) Run the following command:
clamd.exe --install

3) Start the ClamAV ClamD system service and set it to start automatically

net start clamd
sc config clamd start=auto

At this point, it is advisable to check from the prompt that the clamdscan.exe command is running correctly by scanning a file.

Super-fast Antivirus scanning via the ClamD service

If the scan is successful, change the path of the Antivirus command in LogicalDOC by entering the complete path of the clamdscan.exe command.

For example: C:\LogicalDOC\clamav\clamdscan.exe

Save by pressing the "Save" button and that's it.

Notes and tips

We recommend setting up a scheduled/planned activity that runs the freshclam.exe command daily to update the virus definition.

Obviously, this aspect has many facets; just look at the freshclam.conf and clamd.conf configuration files to realize this. However, one thing worth stressing is the ability to configure a log file that contains information about running the scan. Also, carefully consider the many options available for scanning Doc, executable, archive and Html files.

For more information on these aspects, see the documentation offered on the website https://docs.clamav.net/manual/Usage/Configuration.html

Ultimate Guide to Enterprise Document Management Software

The Ultimate Guide to Using Enterprise Document Management Software!

Overview

Ever since the inception of your business, you're dealing with heaps of business data, existing primarily in paper form. However, the data can get too much, and, in some circumstances, you might not even know the whereabouts of specific files.

In simple terms, it can get overwhelming and can drastically impact your business's efficiency. But you didn't start your business empire to see it slowly crumble and let someone else take it over, right?

Well, you need something to organize your data in simplified file formats. Nothing can do that better than an Enterprise Document Management Software!

Wondering what it is?

Let's dig deep to find out… 

But What is An Enterprise Document Management Software?

It's a document management system (DMS), enabling you to organize all the business documents (both digital and paper files) in a single, accessible repository. In simple terms, it’s an electronic document management system (EDMS), helping you go paperless and mainstream your business operations.

You can organize, store, index, and protect different business documents in EDM software. But that's not it. Suppose you even have documents existing in paper format. In that case, EDM has scanning features, allowing you to capture and store the digital version of the paper document.

However, EDM technology has snowballed in a few years, and the burst of innovations in various document management solutions has left many people confused. For example, you see, many people confuse EDM with content management system (CMS) – a type of software with many points in common.

Yes, we know they seem similar, but there are some notable differences between them. Let's help you out in distinguishing between the two platforms.

Classification between EDM and CMS

To burst your bubble, both these platforms are part of the same boat. But then, what makes these two different? Hang on, we'll get on that in a bit, but let's first understand CMS.

CMS software can manage multiple types of digital documents. Hence, now you can not only manage PDFs and word files, but you can also handle images, audio files, web pages, and flash files with CMS.

In simple terms, CMS is the bigger picture, and within that lies EDM. So, you see, both of these systems have a lot in common, but they have varying characteristics and applications. Let's start identifying the differences between the two. 

Type of Content

EDM is used to organize paper, structured, and electronic documents. However, an ECM has more to offer – it can capture, manage, and store various kinds of structured and unstructured documents such as videos, audios, contracts, purchase orders, and receipts.

Features

Since an EDM is mainly used for managing business documents, it has features such as optical character recognition (OCR), handprint character recognition (HCR), optical mark recognition (OMR), signatures, stamps, etc. However, you cannot find such tools in a CMS because you don't need them there.

What's In It for Me?

If your organization is still paperless, just observe the number of documents you create each day. You may be surprised by the number. For example, let's say you're in a B2B organization. In such a situation, your business may contract with many different organizations.

Contractual info, pay orders, personal details, supplier's orders – we haven't even started, and the list can go on. Hence, it creates a cluster of documents, and there is a high probability of misplacements.

According to one study, almost 86% of respondents admitted that they face challenges when retrieving a particular document.

To avoid any misplacements and document clutter in your business, EDM is what you need.

But that's not all. Here are the notable benefits of incorporating an EDM in your organization.

High Storage Capacity

The documents can have high storage requirements, and when you have thousands of them, you surely need a large storage capacity. Fortunately, EDMs have increased storage capacity, allowing you to store a large volume of data at a central, focal location.

Organizes Data at a Central Location

As mentioned above, you get to save every piece of your business data in a single repository. Moreover, each data piece is classified with specific metadata (a reference). Hence, you can retrieve the required fragment within seconds by typing a distinct keyword, topic, index, etc.

Now, you don't have to dig up piles of documents; with just one click, you can get your required data. Isn't it great?

Data Protection

So, you have heaps of files locked out in a warehouse. What if there's a fire or flood at the warehouse? Or what if the files are stolen? Hence, theirs is an inherent risk, enough to destroy your business empire.

Not anymore!

With an EDM, your data is backed up on your devices and the Internet. But what if the files are hacked? Well, don't worry. EDMs are stored on a cloud-based platform having multiple security SSL layers. Hence, the system is safe and out of reach of hackers and malicious cyberattacks.

Collaboration and Sharing Documents

An EDM allows you to share data files with internal as well as external users. You don't have to print files and continuously ping up suppliers. You can give them access to documents with a single click, and they can view them at their ease.

Tell Me More About the Working of an EDM!

Representation of the operation of an EDM softwareAt the start, you might be clueless about using an EDM. But don't worry. Although EDM software can differ significantly, let us break down a typical process.

Data Capture

The process starts with capturing and digitizing data on the EDMs. Here's how you can catch different types of data:

  • Paper-based documents: these are scanned and assigned a specific index term (for reference)
  • Emails: Document management software can also capture emails and their attachments, storing them on the basis of the recipient, subject line, or sender.
  • Business reports: business systems generate reports, which can be automatically captured by a document management system.

Centralize

Once the relevant data has been captured, it is stored in a central document storage area, i.e., an electronic file cabinet. This pivotal position holds and manages data coming from various sources. On this platform, you can provide access to relevant authorized people who can use the data.

You can even control the security and view the version history of a particular document.

Retrieving and Distribution

As mentioned earlier, all the data files are saved with specific metadata or index term. Search engines on the platform enable you to retrieve the data quickly.

Moreover, you can grant access to the relevant stakeholder who requires the specific document.

The Ideal Enterprise Document Management System!

Till now, you must have got the hang of the usefulness and process of an enterprise document management system. But before you go out purchasing software for your purchase, let us tell you there are a lot of providers out there.

Hence, you need to be careful. There are some essential features that you must have in your EDM. Before you make your purchase decision, look out for these features:

  • Check-in/Check-out: A feature that helps with editing and formatting the documents
  • Version Control: You can check the previous edited versions of the document by using this feature.
  • Keyword Search: Your software must have a relevant filter to quickly search for documents
  • Security: It helps with limiting the permission access to authorized personnel.
  • Audit trail: It helps you find out every edit made on a document
  • Document Sharing: This goes without saying. Your software must be able to provide access to different parties.

Here it is - the complete list of the bare minimum requirements for a perfect EDM system.

Streamline Your Business with EDMS!

An EDM system offers endless benefits to upgrade your business's efficiency. But it all comes down to the software you're purchasing. You know when you need one if:

  • You can't manage and organize documents
  • Your business efficiency is getting effected
  • You face delays due to document-related problems
  • You are facing compliance issues regarding document-related problems
  • Book-keeping and account-related problems often get tricky.

Tired of all such problems? Want to see your business achieve new heights of efficiency, enabling you to churn in more profits?

Hear us closely as we have something in store for you – a special EDM software with all the crucial features, ready to take care of all your business needs. Here's is how it'll help you out:

  • Provides both content and records management
  • The web-based interface supports document friendly options
  • Allows setting security roles
  • Enables audit of enterprise records and registers
  • Allows running multiple tasks all at once

That's not all. This software is available in three different deployment functions:

  • Stand-alone

            The software is directly installed in your operating system.

  • Shared-Server

            Software is installed on a specific server within the organization. It stores documents at a single location, and it's accessible to all the workstations in the organization.

  • Cloud-based document management server

            Access your business data anywhere using the Internet. The cloud storage platform allows access to data online 24/7.

Make Your Life Easy with LogicalDOC!

LogicalDOC is here to take care of all your business problems. With the necessary features to organize your business data, we are ever ready to help you out.

Reach out today to check out our various offerings!

 

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