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Una gestione efficace delle informazioni sui clienti è essenziale per sei ragioni

6 motivi per cui una gestione efficace delle informazioni sui clienti è fondamentale

La maggior parte delle aziende dispone di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). All'inizio del percorso del cliente, una soluzione CRM può gestire i dati sui potenziali clienti, le chiamate di vendita e le proposte. Una volta che un potenziale acquirente diventa cliente, la soluzione tiene traccia di informazioni come contatti, contratti, date di rinnovo e interazioni con i clienti. Quando le aziende implementano una soluzione CRM, spesso trascurano un problema chiave: come gestire e organizzare i documenti dei clienti collegati alle transazioni CRM.

Un'efficace gestione delle informazioni sui clienti deve essere accompagnata da solide pratiche di gestione dei documenti. Una strategia di gestione dei documenti è il primo passo fondamentale per gestire efficacemente i dati dei clienti e, in definitiva, migliorare l'esperienza del cliente.

Perché la tua azienda ha bisogno della gestione dei documenti oltre al software CRM?

  1. Senza la gestione dei documenti, non è facile accedere a gran parte delle informazioni essenziali sui clienti. Le soluzioni CRM sono progettate per gestire dati strutturati come nomi e indirizzi di aziende, numeri d'ordine, problemi di supporto e la loro risoluzione. Questi dati permettono di organizzare le informazioni e mantenere traccia di tutte le attività svolte e da eseguire ma risultano incompleti senza un collegamento alla documentazione prodotta per tali clienti. Una gestione efficace del cliente deriva dalla combinazione dei dati con le informazioni contenute in documenti correlati come proposte, contratti, corrispondenza ed e-mail che forniscono il contesto per quei dati.

  2. La velocità con cui i rappresentanti delle vendite e del servizio clienti rispondono alle richieste dei clienti è un elemento critico dell'esperienza del cliente. Quando non esiste una cronologia completa dei dati dei clienti e dei documenti di accompagnamento in un database centrale, la qualità del servizio fornito ne risente. La risposta del personale sarà più lenta e le risposte alle domande dei clienti potrebbero essere incomplete. Con la gestione dei documenti, il follow-up è molto più rapido ed efficiente perché tutti i membri autorizzati del team possono disporre delle informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento. La creazione di una perfetta integrazione tra il tuo CRM e i sistemi di gestione dei documenti elimina anche l'immissione di dati duplicati. Le informazioni possono essere inserite una volta e condivise.

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  3. I clienti possono connettersi con la tua azienda attraverso più canali e aspettarsi di ottenere lo stesso livello di servizio sia che ti contattino tramite e-mail, compilando un modulo web, tramite chatbot o con un dispositivo mobile. Ricorda che i ritardi causati da informazioni disconnesse e sparse su più sistemi provocano frustrazione nei tuoi clienti. Pensa all'ultima volta che hai contattato un'azienda e sei stato rimbalzato da un dipartimento all'altro prima che il tuo problema fosse preso in carico e risolto. Oltretutto informazioni sparse e difficilmente individuabili possono rappresentare problemi di sicurezza all’interno della tua organizzazione.

  4. La posta in gioco per una cattiva gestione delle informazioni sui clienti sta aumentando rapidamente. Le notizie di violazioni della privacy e della sicurezza sono all'ordine del giorno. Inoltre, i governi federali e statali stanno entrando nella mischia con nuove normative relative alle informazioni sui clienti. Affrontare questi requisiti nuovi e spesso contrastanti, senza la gestione dei documenti, è una proposta rischiosa se non perdente.

  5. Se non sono soddisfatti del servizio che offri, i clienti possono condividere istantaneamente la loro insoddisfazione attraverso i social media e le piattaforme di recensioni di settore. Le aziende che non soddisfano le aspettative dei clienti sono solo a un tweet o a una recensione dalle critiche condivise pubblicamente che possono danneggiare la loro reputazione e avere un impatto diretto sui profitti.

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  6. Il volume e la varietà delle informazioni sui clienti sono in costante aumento. Secondo una previsione emessa dalla società di analisi IDC, la quantità di dati creati tra il 2020 e il 2024 supererà la quantità creata negli ultimi 30 anni. Se non inizi a costruire una strategia per gestire questa crescita ora, quando lo farai?

L'integrazione può essere semplice e con un grande guadagno

DMS CRM integrationUna soluzione di gestione dei documenti garantisce un accesso efficiente alle informazioni direttamente dal tuo sistema CRM, nel pieno rispetto delle linee guida sulla protezione dei dati. Questo è importante perché l'analisi del percorso completo del cliente, dall'identificazione del potenziale cliente all'acquisto, all'adempimento e alla fidelizzazione del cliente, richiede che le informazioni chiave sui clienti siano disponibili attraverso i processi.

Documenti e contenuti importanti devono essere reperibili e disponibili per questi processi e gestiti in modo coordinato e strutturato. Questa è la potente connessione che offre l'integrazione della gestione dei documenti e del tuo CRM.

LogicalDOC offre una ricca API SOAP e REST che ti consente di integrare la gestione documentale all'interno della tua applicazione o in un sistema di terze parti.

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3 suggerimenti per passare dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali automatizzati

Se i tuoi processi esistenti sono ben documentati, sarà sicuramente più semplice trasferirli in un ambiente digitale utilizzando un sistema di gestione dei documenti. Sfortunatamente, molte aziende hanno una documentazione scarsa, imprecisa ma soprattutto mal organizzata, il che rende più complicata la creazione di flussi di lavoro digitali o Workflow. Prima di progettare e implementare un flusso di lavoro, è necessario comprendere il processo corrente.

3 passaggi fondamentali per creare flussi di lavoro digitali efficaci

  1. Convoca le parti interessate per discutere il processo: per sviluppare processi efficaci senza carta, è assolutamente fondamentale parlare con le persone che attualmente prendono parte a quel preciso processo, piuttosto che solo con il management di livello superiore. Quello che scoprirai è che dirigenti e manager pensano che l'organizzazione segua un determinato processo, ma la realtà quotidiana è totalmente diversa.

  2. Rispecchia i processi esistenti durante la mappatura dei Workflow: quando sviluppi il tuo piano per convertire i processi esistenti in un ambiente digitale, evita di introdurre subito modifiche radicali nel processo. L'utilizzo del Workflow integrato di LogicalDOC ti aiuterà a trasferire in digitale ii tuoi processi manuali. Successivamente potrai modificarli, ma assicurati che tutte le persone coinvolte abbiano esaminato i miglioramenti suggeriti. Un avvertimento: quando ottimizzi e modifichi un flusso di lavoro, assicurati di documentare l’attività, così facendo, se si dovessero verificare problemi durante i test, potrai determinare se sono dovuti alle modifiche effettuate.

  3. Una volta che il sistema di gestione dei documenti digitali è stato testato, potresti scoprire nuove opportunità per ottimizzare i tuoi workflow: Valuta i tuoi flussi di lavoro dopo la prima fase di test e cerca modi per eliminare passaggi superflui o riorganizzarli in maniera più efficiente. Verifica sempre con gli utenti finali dopo l'implementazione, potrebbero avere suggerimenti per ulteriori miglioramenti del flusso di lavoro dopo aver utilizzato il sistema per alcuni mesi.

Perché passare a un ufficio senza carta?

La conversione di file in un ambiente digitale tramite un sistema di gestione dei documenti consente di personalizzare l'esperienza dell'utente in base alle proprie esigenze. Queste personalizzazioni in genere includono notifiche e promemoria e-mail o servizi Web che riportano dati esterni rispetto al flusso di lavoro digitale.

L'uso dei flussi di lavoro digitali o Workflow non è esclusivo per uno specifico settore. Sebbene alcuni sistemi di gestione dei documenti siano progettati pensando a servizi medici e sanitari, o a uffici tecnici, o ancora a studi legali, non è necessario utilizzare un sistema specifico del settore. I flussi di lavoro digitali basati su documenti nel settore manifatturiero, sanitario o finanziario utilizzano gli stessi componenti ma possono essere organizzati in modo diverso per soddisfare i requisiti di un processo.

Se sei pronto a sfruttare i flussi di lavoro digitali con una soluzione di gestione dei documenti, fai il primo passo e valuta lo stato dei tuoi processi cartacei esistenti.

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Record Management - digital data

Conservare la documentazione necessaria: una guida alla gestione dei record

Lo sapevi che la produttività dei tuoi dipendenti o collaboratori potrebbe subire un calo del 21% solo a causa di una cattiva gestione dei record? Il modo in cui stai organizzando e archiviando i tuoi documenti può svolgere un ruolo fondamentale nell’economia della tua azienda.

I tuoi dipendenti o collaboratori trascorrono troppo tempo cercando di trovare documenti mancanti o ricreando documenti persi? L’ideale sarebbe metterli in condizione di trovare qualsiasi documento in pochi secondi.

Per sapere come puoi aiutarli a fare ciò, abbiamo preparato per te 5 punti che ti permetteranno di aumentare l’efficienza all’interno della tua azienda.

5 Passi per una gestione efficiente dei record

Prima di chiedere ai tuoi dipendenti di recuperare i file in pochi secondi, devi assicurarti di aver organizzato e archiviato tutto a dovere. La chiave qui è la coerenza.

Non puoi aspettarti che i tuoi dipendenti stiano al passo con un sistema confuso che non ha schemi. Quindi, devi creare un sistema che manterrà cartelle ed etichette coerenti.

Una volta definito come raggruppare i tuoi documenti, potrai passare alla loro corretta organizzazione.

1. Approfitta dell'automazione

Innanzitutto, dobbiamo implementare delle automazioni. Le automazioni rendono tutto più facile per te e i tuoi collaboratori.

Automatizzare l'organizzazione dei documenti consentirà di risparmiare molto tempo.

Oltre ad essere decisamente stressante sicuramente non è pratico passare ore a leggere documenti per trovarne alcuni di cui si ha bisogno. Un sistema automatizzato può farlo per te. Con l'identificazione delle parole chiave e la denominazione automatica, sarai in grado di ordinare qualsiasi documento senza sforzo.

La cosa migliore dell'automazione è che puoi impostare le regole. Puoi definire cosa vuoi che faccia il sistema e come vuoi che lo faccia. Hai ancora tutto il controllo, ma non devi occuparti di tutto.

2. Integra i tuoi dispositivi

I documenti vengono visualizzati ovunque in questi tempi. Le persone inviano loro messaggi di posta, messaggi di testo, airdrop e altro ancora continuamente.

Ecco perché i tuoi dispositivi devono essere integrati.

Integrando tutti i dispositivi, sarai in grado di organizzare i documenti che arrivano da smartphone, stampanti e altro, e automatizzando il tuo sistema, sarai in grado di organizzare tutti i tuoi documenti, anche se provengono da fonti diverse.

Quindi, potrai organizzare tutti i tuoi documenti nello stesso sistema, anche se sono stati prodotti e inviati da dispositivi diversi.

3. Standardizza le tue strategie

Tuttavia, avere un sistema automatizzato non basta. Non sarai in grado di far funzionare efficacemente quel sistema a meno che non implementi principi standardizzati.

Innanzitutto, dovresti definire un sistema per nominare i file. Denominare correttamente i file renderà più facile trovare ciò che stai cercando. Crea un processo di denominazione standardizzato che renda ovvio quali sono i contenuti del documento.

Dovresti anche avere un sistema di categorizzazione. Che si tratti di codifica a colori, numerazione, alfabetizzazione o qualche altra tecnica, dovrebbe esserci un modo semplice per trovare i file.

Ad esempio, tutti i file contabili potrebbero essere rossi o iniziare con una "C". Questo li distinguerà dagli altri file.

Con un metodo coerente, tutti possono trovare facilmente i file di cui hanno bisogno.

Mentre stai organizzando questi file, dovresti considerare anche la sicurezza. In tutti gli archivi, dovresti inserire punti di sicurezza e password. È importante assicurarsi che solo gli utenti autorizzati possano raggiungere i documenti più sensibili.

4. Collabora con il tuo team

Spesso il tuo team deve approvare, rivedere, commentare o aggiornare i documenti. Invece di inviare e-mail avanti e indietro, puoi gestire tutte queste attività nel tuo sistema di gestione dei documenti.

Ciò si traduce in un minor numero di e-mail e una migliore gestione. All'interno del tuo sistema, puoi contrassegnare i documenti che richiedono l'attenzione di altri dipendenti. Puoi anche ordinare i documenti per importanza.

Questo livello di organizzazione porterà la tua collaborazione più lontano di quanto non sia mai andato. Invece di setacciare centinaia di e-mail, puoi avere tutto ciò di cui hai bisogno in un unico sistema.

Inoltre, man mano che i tuoi dipendenti completano le attività, il sistema si aggiornerà automaticamente. Ciò significa che il documento verrà salvato o aggiornato correttamente ogni volta che subisce una lavorazione.

Ad esempio, supponiamo che qualcuno abbia modificato un documento. Una volta apportata la modifica, il documento dovrà essere approvato. Quindi, il sistema sposterà il documento nella posizione in cui si trovano altri documenti in attesa di approvazione.

Pertanto, non sarà di intralcio ai documenti rimanenti che necessitano di modifiche e non creerà confusione negli addetti ai lavori.

5. Smaltire correttamente i documenti non necessari

Se hai in mano troppi documenti obsoleti (digitalmente o fisicamente), le cose possono diventare disordinate. E potresti compromettere la tua sicurezza.

Anche se distruggi o elimini regolarmente documenti non necessari, potrebbero rimanere nel tuo sistema. Questo è il motivo per cui dovresti seguire una tecnica adeguata per smaltire di questi documenti.

Individua quali documenti dovresti distruggere e quali documenti dovresti archiviare. Quindi, assicurati che ogni traccia dei documenti distrutti sia sparita e non più presente all’interno del sistema. È importante che le informazioni sensibili non restino annidate da qualche parte.

L'importanza della gestione dei record

Una solida strategia di gestione dei record è fondamentale per qualsiasi organizzazione. Indipendentemente dal settore in cui opera la tua azienda, è importante mantenere private le cose private.

Le strutture mediche devono mantenere private le cartelle cliniche dei pazienti, le aziende devono mantenere private le informazioni sui clienti, le organizzazioni governative devono mantenere privati ​​i procedimenti.

Se sei a rischio di violazione, potresti distruggere la fiducia che i tuoi clienti, pazienti e/o la comunità in generale ripone in te. Quindi, dovresti creare un piano forte ora piuttosto che aspettare che qualcosa vada storto.

Software di gestione dei record

Se vuoi avere un sistema di gestione dei record efficace ed efficiente, hai bisogno di un software di gestione dei record.

Fortunatamente, abbiamo realizzato il nostro sistema di gestione dei documenti LogicalDOC, un software intuitivo e accessibile per organizzazioni come la tua. Indipendentemente dal settore e dai documenti, possiamo aiutarti a mantenere tutto in ordine e sotto controllo.

Con funzionalità come l'automazione dei documenti, l'aggiunta di segnalibri, gli aggiornamenti in blocco, le diverse possibilità di importazione e altro, abbiamo tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno per avere successo. Quindi, prova oggi con la nostra piattaforma. Sarai stupito di quello che può fare.

LogicalDOC ha vinto FORTE ai SoftwareSuggest Recognition Awards

SoftwareSuggest Recognition Awards Spring 2021 badges

Ai SoftwareSuggest Recognition Awards Spring 2021 LogicalDOC ha portato a casa 4 premi in diverse categorie:
Miglior Supporto, Migliore Usabilità, Miglior Software, Implementazione Più Veloce.

Siamo assolutamente entusiasti di questa notizia, ci ha colto davvero di sopresa, avevamo fatto la iscrizione per il premio quasi all'ultimo momento e non avevamo idea di essere così competitivi. 

Ovviamente ne siamo super entusiasti e cercheremo di mettere a frutto questa opportunità nel migliore dei modi.

Elena Malpighi - Marketing Manager

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Disegno - progetto di costruzione

Perché Utilizzare un Sistema di Gestione dei Documenti in Edilizia e Come Trovare Quello Giusto?

Il settore delle costruzioni e dei servizi sta rapidamente passando alla digitalizzazione poiché le aziende si spostano verso gli uffici in cloud e senza carta. Questa trasformazione sta spingendo le aziende ad avere sistemi di gestione dei documenti efficaci al fine di soddisfare le proprie esigenze, integrando i principali fattori aziendali: i costi del lavoro, il servizio, la contabilità, ecc..

Cos'è un Sistema di Gestione dei Documenti (DMS)?

In termini più semplici, è un sistema elettronico che gestisce e organizza i documenti aziendali. Nel settore delle costruzioni e dei servizi viene prodotta molta documentazione, come ordini di acquisto, ordini di lavoro, ordini di modifica, documenti delle risorse umane, fatture AP, ecc..

Perché la Tua Attività di Costruzione e Servizi Ha Bisogno di un DMS?

In primis, un sistema di gestione dei documenti è uno strumento senza carta che consente di risparmiare molto spazio di archiviazione fisico e altri costi. Ma non è solo un repository centralizzato per mantenere i record aziendali. Piuttosto, il DMS avanzato automatizza il flusso di lavoro e i processi di approvazione. In poche parole, il DMS porta efficienza e un migliore controllo interno nella tua azienda. Tuttavia, prima di selezionare un sistema di gestione dei documenti adatto alla propria situazione, è necessario concentrarsi su alcune caratteristiche chiave.

6 Caratteristiche Indispensabili in un Buon Sistema di Gestione dei Documenti

La selezione del giusto sistema di gestione dei documenti per le imprese può essere un compito impegnativo per molti datori di lavoro. Bene, abbiamo fatto un elenco di quelle caratteristiche che sono obbligatorie per un buon DMS.


Recupero Comodo

Office girl overwhelmed by piles of documents

La cosa più frustrante del sistema di documentazione cartacea è la conservazione di "tonnellate" di file e documenti in ufficio. Naturalmente, occupa anche molto spazio fisico. Un sistema di gestione dei documenti può semplicemente sostituirlo con record digitalizzati mantenuti in modo efficace.

Inoltre, i tuoi dipendenti non dovranno recarsi in ufficio ogni volta che avranno bisogno di un documento per motivi di lavoro. Piuttosto, possono accedervi facilmente da qualsiasi luogo, e questo è ancora più utile per le attività di "Smart Working".

La ricercabilità è un'altra caratteristica del sistema di gestione dei documenti che fa risparmiare molto tempo. Senza l’ausilio di un DMS, se tu o i tuoi dipendenti avete bisogno di un documento specifico, potreste dover esaminare molti file prima di recuperarlo. Un DMS consente di trovare immediatamente il file grazie alla sua ricerca ottimizzata. Ricercabilità significa semplicemente che puoi trovare facilmente un documento con l'aiuto di qualsiasi funzione di file. Puoi trovare un file per nome, tipo, contenuto, categoria o cercando il nome del dipendente che l’ha creato o caricato.

Completa Automazione e Integrazione con il tuo Software di Costruzione

 

Un buon DMS deve essere in grado di integrarsi completamente con il software di gestione di un'azienda. Ciò consente una migliore visibilità e un migliore coordinamento tra proprietari, project manager, caposquadra, tecnici dell'assistenza, altri dipendenti e persino fornitori o clienti.

La minore trasparenza è un altro dei principali svantaggi della documentazione cartacea. Ad esempio, è possibile che il tuo responsabile venga a conoscenza di diversi acquisti o fatture al momento della firma degli assegni di pagamento. Inoltre, i documenti cartacei possono essere facilmente persi durante i transiti interdipartimentali anche se esiste un apposito sistema manuale.

Tuttavia, un sistema d’integrazione dei documenti può automatizzare questi processi. Ad esempio, una fattura non verrà registrata finché non viene approvata. Ciò evita ai tuoi dipendenti di fissare l'allocazione dopo o di accreditare le fatture.

Inoltre, un DMS consente di migliorare il flusso di lavoro, rimuovere la doppia voce per le informazioni e potenziare i processi di approvazione. Un software DMS automatizza il movimento dei documenti attraverso diverse parti del software di gestione della tua azienda di costruzioni.

Conformità Aziendale

Stack of lego bricks with: compliance, laws, regulations, control, standards and policy

 

Un DMS consente ai datori di lavoro di automatizzare i processi. Pertanto, si consiglia vivamente ai datori di lavoro di aggiungere una lista di controllo di regole e linee guida per la conformità aziendale e governativa al fine di garantire che la tua azienda segua tutti i protocolli stabiliti dal governo prima di inviare o approvare i documenti.

Ci sono molte transazioni interne ed esterne che richiedono tempo che si verificano nell'attività di costruzione, come la gestione delle buste paga, il completamento di documenti per un progetto di costruzione o un lavoro di servizio, ecc. Tuttavia, le aziende possono risparmiare tempo prezioso se implementano questi protocolli prima. Ciò eliminerà la necessità di rivedere o inviare nuovamente i documenti.

Controllo di Versione

È essenziale recuperare e identificare l'ultima versione di qualsiasi documento. Si assicura che qualsiasi informazione errata non provochi lavori impropri o problemi di comunicazione. Il Controllo di Versione diventa più importante nei lavori di costruzione per modificare gli ordini o visualizzare le fatture.

Un buon sistema di gestione dei documenti tiene traccia delle versioni vecchie e aggiornate di tutti i file. Mantiene anche un registro di tutte le modifiche (ad esempio, l'ora, il motivo e la persona che ha apportato queste modifiche). Questo fornisce un quadro completo di tutto ciò che riguarda qualsiasi file specifico.

Un DMS ti consente di tenere traccia dei tuoi documenti in modo accurato se lo utilizzi come unica fonte di archiviazione e recupero dei documenti, e ti dà la libertà di gestire diverse versioni di documenti o gli errori amministrativi che possono verificarsi. Ti "libera" anche dal completare o modificare documenti scritti a mano.

Protezione dei Documenti

La sicurezza dei tuoi dati aziendali e dei tuoi dipendenti è sicuramente la cosa più importante per te. Pertanto, un sistema di gestione dei documenti deve avere funzionalità di sicurezza come modelli di autorizzazione per determinati dipendenti e reparti. Ciò consente a un'azienda di mantenere dati riservati, come le informazioni dei dipendenti o dati di lavoro specifici al sicuro.

Una delle massime priorità della tua amministrazione è garantire la sicurezza dei documenti

Inoltre, sarà più facile per te o per il tuo personale IT recuperare i dati dal cloud o da altri sistemi di backup se le cose vanno storte a causa di un disastro naturale o fisico come inondazioni, incendi, tempeste, ecc. La documentazione cartacea di certo non offrirebbe questo vantaggio…

Riduzione dei Costi

 

I documenti cartacei richiedono molto spazio per uffici o archivi. Ecco perché le aziende che sono passate a un sistema di gestione dei documenti risparmiano più spazio per gli uffici e migliori opportunità di business. Se non hai bisogno di spazio aggiuntivo per la documentazione cartacea, significa che non devi pagare un importo extra sul tuo contratto di locazione e, naturalmente, puoi ridurre i costi fissi come cartucce di inchiostro e carta.

Usa i pulsanti sottostanti se sei interessato a maggiori informazioni relative al sistema di gestione dei documenti di LogicalDOC, oppure sentiti libero di contattare uno specialista di LogicalDOC o richiedere una demo.

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