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La rivoluzione della telemedicina è solo all'inizio

5 suggerimenti per una migliore gestione delle cartelle cliniche nel settore sanitario

Con l'avanzare della tecnologia e delle pratiche mediche nel corso degli anni, è naturale che anche il settore sanitario adatti di conseguenza i propri sistemi per ottimizzare la gestione dei pazienti. Oltre l'85% dei medici oggi utilizza cartelle cliniche elettroniche (EHR) e la dimensione del mercato del cloud computing per l'assistenza sanitaria è stata stimata a 24,44 miliardi di dollari nel 2028. A causa dei moderni progressi tecnologici, ci sono più informazioni sui pazienti che mai e un maggiore necessità di uno spazio sicuro in cui archiviare questi dati. Per aiutare la tua organizzazione ad adottare misure proattive per facilitare questo, ecco cinque suggerimenti che possono aiutarti con la gestione della cartella clinica.

Migrare i file in un database digitale sicuro

Con l'afflusso di dati dei pazienti sia in formato cartaceo che digitale, perdere l'accesso a qualsiasi dato si rivelerebbe disastroso, soprattutto per stare al passo con i trattamenti. Questo è anche qualcosa che la pandemia di COVID-19 ha insegnato a molte organizzazioni, e non solo al settore sanitario. È vantaggioso avviare la migrazione dei file in un sistema computerizzato centrale automatizzato e facilmente accessibile da remoto, come il cloud storage. Dai priorità ai backup per garantire che tutte le informazioni importanti siano recuperabili in caso di incidenti e pianifica attentamente il processo per digitalizzare cose come documenti e altri beni tangibili. Cerca l'aiuto di professionisti della tecnologia dell'informazione per una transizione senza intoppi.

Sfrutta l'automazione per accelerare i processi

A seconda della storia e della maturità della tua organizzazione sanitaria, non tutti i documenti dovrebbero essere considerati. Ad esempio, bozze, duplicati e informazioni errate non richiedono lo stesso livello di gestione. Sarebbe uno spreco di tempo ed energia setacciare ogni documento per coglierne il succo, quindi assicurati di sfruttare le tecnologie di automazione per rendere il processo più semplice. Ad esempio la scansione di parole chiave o il rilevamento automatico in grado di individuare informazioni importanti all'interno dei documenti.

Assumi professionisti IT competenti

Per garantire che il personale medico e il team IT interno non abbiano troppe difficoltà a gestire i salvataggi, dovresti prendere in considerazione l'assunzione di un professionista con esperienza nei sistemi informativi di gestione per ulteriore supporto. Queste figure hanno esperienza pratica nella programmazione, nella risoluzione dei problemi, nella gestione dei progetti, nell'analisi e nella sicurezza della rete che possono guidare la tua organizzazione durante l'intero processo. Potresti anche trovare professionisti esperti in quanto sono in grado di aumentare l'efficienza delle operazioni sanitarie interpretando i dati dai rapporti sui costi e dalle cartelle cliniche.

Non trascurare le misure di protezione dei dati

I sondaggi hanno rivelato che i due terzi dei clienti hanno prestato attenzione alla privacy dei propri dati personali e solo il 39% circa degli intervistati ritiene che i propri dati siano al sicuro. I professionisti medici hanno l'obbligo legale ed etico di salvaguardare le informazioni sui pazienti e prevenire errori medici e violazioni dei dati. Detto questo, i file digitalizzati tendono ad essere più sicuri poiché solo le persone autorizzate possono accedervi. Per proteggere le informazioni archiviate nell'EHR, viene spesso installata una triade di funzioni di sicurezza, vale a dire salvaguardie amministrative, protezioni fisiche e protezioni tecniche. Si consiglia di implementare schemi di crittografia su tutti gli ultimi EHR.

Forma la tua forza lavoro

Infine, sviluppa una formazione efficace dei dipendenti per tenerli aggiornati con le ultime modifiche al sistema. È stato riscontrato che alcune violazioni sono in realtà il risultato di dipendenti non addestrati che gestiscono in modo errato le informazioni sensibili. Pertanto, le istituzioni sanitarie devono formare tutti i dipendenti che interagiscono con l'EHR durante qualsiasi fase del ciclo di vita dei dati. Inoltre, incoraggia un flusso di lavoro efficiente attraverso piattaforme che promuovono la collaborazione all'interno dell'organizzazione. Gli strumenti basati su cloud come Google Workspace e Drive possono centralizzare la gestione dei documenti e mantenere tutto in un unico posto e tutti sulla stessa pagina.

Nel complesso, una migliore gestione della cartella clinica richiede innovazione tecnologica e una formazione adeguata per tutti i dipendenti che lavorano nell'organizzazione sanitaria. Ricordati di affidarti a fornitori di software affidabili e professionisti competenti per garantire una transizione senza interruzioni. Trova maggiori informazioni sui sistemi di controllo dei documenti qui.

Per logicaldoc.us
Scritto da Elyse Finlee

Shared information's central repository

A Single Point of Access to all of the information

Single data access point for shared informationThere will be a need for a location where project managers, inventory managers, consultants, mergers and acquisitions workers, and others may access common information in the end.

For this, a centralized repository for shared information can be most effective, allowing equitable access to all parties involved.

Using the phrase "shared information," on the other hand, raises important issues like data security and privacy. We want to ensure that the information is accessible only to those we know and trust. We also wish to prevent anyone from attempting to obtain this information in an unfair manner (say, by hacking into the system). Finally, we don't want anything to happen to the data that prevents anyone from ever having access to it (like theft or damage).

The following features are required in a secure system:

  • Safety and Security
  • User Access Controls
  • Collaboration

LogicalDOC is a Safe and Secure application

While the pain of losing a physical copy is understandable, physical copies were never intended to be accessed by several individuals at the same time, especially if they were in separate places. On top of all that, the security of an actual physical copy depends on where it is stored and cannot be relied upon to last for lengthy periods of time. Although the data can be stored virtually on a physical server and accessed from a user's terminal, the entire information supply chain is only as robust as its most vulnerable component. To top it all off, the hardware on these servers is still vulnerable to failure.

LogicalDOC, on the other hand, offers a solution that addresses all of these issues while still being simple for customers to use in the cloud. This allows consumers to join from anywhere in the globe using any web-enabled device. A distant place where your data is backed up many times, just in case.

Even the fastest supercomputer would need billions of years to crack LogicalDOC's 256-bit encryption, which is equivalent to bank-level security. SSL encryption is used for all communications into and out of the system. As a result, you may relax knowing that no one will be able to access that system unless they have received the necessary authorization.

A password policy of your choice may also be implemented throughout the system to ensure that your central repository for shared information has no weak links.

Managing User Access to your shared information Central Repository

There are many stakeholders on your system, and you want to provide them enough access to accomplish their tasks properly without giving them too much access that they wind up somewhere they shouldn't be. Using LogicalDOC's cloud storage, individuals may have access to a variety of material at varied levels of privilege.

If all users could access the information without modifying it, a central repository for shared data would make sense. This means you may set up a folder with all the necessary information in it, then provide read-only access to the folder to the appropriate individuals. Additionally, you have the option of making the folder invisible to other users.

Collaboration

LogicalDOC may be set up such that a team of users collaborates on these folders. Teams must collaborate, which might be difficult if they are distributed. You don't have to be concerned about "how" while using LogicalDOC's platform because it's available from anywhere in the world.

Working together in real time on Word, Excel, and PowerPoint projects feels like you're sitting right next to each other using LogicalDOC's Office Addin for Microsoft Office 365 (separate membership needed). You may work together on a file or a folder in the same way.

Or, you may set it up such that just the person working on it has access to it.

It's a strong solution when used in conjunction with LogicalDOC's sophisticated OCR search, versioning, and audit-trials capabilities. 

Conclusion

A central repository for shared knowledge does not have to be very complicated to use effectively. Centralized work should be as simple as checking in and receiving access without having to worry about accessibility, security, or downtime, no matter what application it is for.

Try out LogicalDOC risk-free for 30 days!

INDUSTRY 4.0

La Necessità Di Un Software Di Controllo Dei Documenti Nell'industria Manifatturiera

Software di gestione dei documenti per la produzione

Il processo produttivo è l'anello di congiunzione tra pensiero creativo e soluzioni implementabili. Una persona potrebbe concepire una nuova innovazione di tanto in tanto, ma a meno che l'invenzione non sia fabbricata e messa in pratica, non sarà altro che un'idea.

In breve, LogicalDOC può aiutarti ad automatizzare l'intera officina e può anche consentire ad altro personale di officina di passare all'era digitale. Attraverso l'uso di LogicalDOC come software di gestione dei documenti per la produzione, è possibile ottenere un'officina totalmente priva di carta, garantendo al contempo la conformità ai rigorosi requisiti del settore semplificando e automatizzando il processo di documentazione.

Gestione del flusso di lavoro

Il modo in cui il processo di produzione funziona dall'inizio alla fine rivela che esiste un mercato considerevole per il controllo dei documenti. LogicalDOC può aiutarti a risolvere rapidamente i tuoi problemi relativi alla documentazione. Ti consente di gestire i processi garantendo che tutti i partecipanti abbiano accesso alle informazioni più aggiornate senza dover ricontrollare nulla. Ciò implica che tutti i file di origine sono stati rivisti e convalidati e che tutti gli output e i report sono stati aggiornati e condivisi correttamente.

Il modo per raggiungere questo obiettivo è creare un file o una cartella che contenga tutti i file necessari e concedere l'accesso a tutte le parti interessate, come avvocati e titolari di processi. Se ci sono persone coinvolte che devono avere diritti di sola visualizzazione, senza che contribuiscano direttamente al processo, possiamo concedere loro tali diritti. Insieme agli audit trail che mantengono registri di accesso e registri di quale utente accede a quale file e per quanto tempo, puoi anche garantire la conformità.

Per mantenere la necessaria trasparenza dall'intero processo, tutto ciò che devi fare è assicurarti che tutte le persone richieste abbiano accesso al file e che il resto si occupi da solo.

Per gli output, ovunque venga mantenuto un libro mastro, possono caricare un file in una cartella e concedere un altro round di accesso alle stesse parti interessate. Ciò renderà l'intero processo molto più agevole ed efficiente rispetto al dover gestire ogni passaggio individualmente.

La ricerca è semplice

Per configurare rapidamente un archivio di documenti centralizzato e sicuro che gestisca tutti i documenti, inclusi standard, disegni dei clienti, procedure e così via, è necessaria un'ampia libreria di file facilmente ricercabili. La ricerca basata su OCR in LogicalDOC può aiutarti a trovare qualsiasi file di cui hai bisogno, indipendentemente dalla struttura delle cartelle o dal disordine. Per determinare quale file viene richiesto, la ricerca utilizza dati, metadati e materiale di sola lettura, come il testo di una scansione, un'immagine o un file PDF. Inoltre, puoi creare file correlati, come quelli relativi a un fornitore, che porteranno con se tutti i file, le fatture, gli ordini e così via. In questo modo, hai solo bisogno del contesto e tutto il resto seguirà.

Versioning

LogicalDOC ti consente persino di impostare il controllo delle versioni dei file in modo da poter monitorare l'avanzamento di un file. Invece di dipendere da backup aggiuntivi, l'impostazione delle versioni ti consentirà di tornare a una versione precedente se qualcuno apporta una modifica da provare.

Notifiche

Puoi anche impostare il tuo flusso di lavoro in modo tale che tutte le approvazioni vengano consegnate ai membri del team tramite e-mail, avvisandoli che un documento deve essere valutato. Lo stesso vale per qualsiasi autorizzazione scritta richiesta.

Ritenzione e numerazione automatiche

Puoi impostare i tuoi file per utilizzare lo schema di numerazione che preferisci. Questo può rendere l'ordinamento di un gran numero di file molto più semplice. Quando è necessario conservare un file per un determinato periodo di tempo, ad esempio un file di origine o un report, è possibile utilizzare criteri di conservazione automatici  . Puoi anche definire un timer di autodistruzione per far sì che il file non esista più dopo che è stato rilevato.

Conclusione

Non perderai mai file grazie alla sicurezza a livello di banca e al sistema di cancellazione a tre livelli. Puoi caricare un singolo file di diversi gigabyte (GB) alla volta, consentendoti di gestire comodamente enormi file di origine per la produzione. Nel complesso, LogicalDOC è progettato per semplificare digitalmente il processo di produzione.

Inizia ora la tua prova senza rischi!

 

Una gestione efficace delle informazioni sui clienti è essenziale per sei ragioni

6 motivi per cui una gestione efficace delle informazioni sui clienti è fondamentale

La maggior parte delle aziende dispone di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). All'inizio del percorso del cliente, una soluzione CRM può gestire i dati sui potenziali clienti, le chiamate di vendita e le proposte. Una volta che un potenziale acquirente diventa cliente, la soluzione tiene traccia di informazioni come contatti, contratti, date di rinnovo e interazioni con i clienti. Quando le aziende implementano una soluzione CRM, spesso trascurano un problema chiave: come gestire e organizzare i documenti dei clienti collegati alle transazioni CRM.

Un'efficace gestione delle informazioni sui clienti deve essere accompagnata da solide pratiche di gestione dei documenti. Una strategia di gestione dei documenti è il primo passo fondamentale per gestire efficacemente i dati dei clienti e, in definitiva, migliorare l'esperienza del cliente.

Perché la tua azienda ha bisogno della gestione dei documenti oltre al software CRM?

  1. Senza la gestione dei documenti, non è facile accedere a gran parte delle informazioni essenziali sui clienti. Le soluzioni CRM sono progettate per gestire dati strutturati come nomi e indirizzi di aziende, numeri d'ordine, problemi di supporto e la loro risoluzione. Questi dati permettono di organizzare le informazioni e mantenere traccia di tutte le attività svolte e da eseguire ma risultano incompleti senza un collegamento alla documentazione prodotta per tali clienti. Una gestione efficace del cliente deriva dalla combinazione dei dati con le informazioni contenute in documenti correlati come proposte, contratti, corrispondenza ed e-mail che forniscono il contesto per quei dati.

  2. La velocità con cui i rappresentanti delle vendite e del servizio clienti rispondono alle richieste dei clienti è un elemento critico dell'esperienza del cliente. Quando non esiste una cronologia completa dei dati dei clienti e dei documenti di accompagnamento in un database centrale, la qualità del servizio fornito ne risente. La risposta del personale sarà più lenta e le risposte alle domande dei clienti potrebbero essere incomplete. Con la gestione dei documenti, il follow-up è molto più rapido ed efficiente perché tutti i membri autorizzati del team possono disporre delle informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento. La creazione di una perfetta integrazione tra il tuo CRM e i sistemi di gestione dei documenti elimina anche l'immissione di dati duplicati. Le informazioni possono essere inserite una volta e condivise.

    Scopri come integrare LogicalDOC con il tuo CRM

  3. I clienti possono connettersi con la tua azienda attraverso più canali e aspettarsi di ottenere lo stesso livello di servizio sia che ti contattino tramite e-mail, compilando un modulo web, tramite chatbot o con un dispositivo mobile. Ricorda che i ritardi causati da informazioni disconnesse e sparse su più sistemi provocano frustrazione nei tuoi clienti. Pensa all'ultima volta che hai contattato un'azienda e sei stato rimbalzato da un dipartimento all'altro prima che il tuo problema fosse preso in carico e risolto. Oltretutto informazioni sparse e difficilmente individuabili possono rappresentare problemi di sicurezza all’interno della tua organizzazione.

  4. La posta in gioco per una cattiva gestione delle informazioni sui clienti sta aumentando rapidamente. Le notizie di violazioni della privacy e della sicurezza sono all'ordine del giorno. Inoltre, i governi federali e statali stanno entrando nella mischia con nuove normative relative alle informazioni sui clienti. Affrontare questi requisiti nuovi e spesso contrastanti, senza la gestione dei documenti, è una proposta rischiosa se non perdente.

  5. Se non sono soddisfatti del servizio che offri, i clienti possono condividere istantaneamente la loro insoddisfazione attraverso i social media e le piattaforme di recensioni di settore. Le aziende che non soddisfano le aspettative dei clienti sono solo a un tweet o a una recensione dalle critiche condivise pubblicamente che possono danneggiare la loro reputazione e avere un impatto diretto sui profitti.

    “A proposito di recensioni, lo sapevi che LogicalDOC è stato recentemente riconosciuto come TOP PERFORMER nella sua categoria di SourceForge?! Qui trovi l’articolo

  6. Il volume e la varietà delle informazioni sui clienti sono in costante aumento. Secondo una previsione emessa dalla società di analisi IDC, la quantità di dati creati tra il 2020 e il 2024 supererà la quantità creata negli ultimi 30 anni. Se non inizi a costruire una strategia per gestire questa crescita ora, quando lo farai?

L'integrazione può essere semplice e con un grande guadagno

DMS CRM integrationUna soluzione di gestione dei documenti garantisce un accesso efficiente alle informazioni direttamente dal tuo sistema CRM, nel pieno rispetto delle linee guida sulla protezione dei dati. Questo è importante perché l'analisi del percorso completo del cliente, dall'identificazione del potenziale cliente all'acquisto, all'adempimento e alla fidelizzazione del cliente, richiede che le informazioni chiave sui clienti siano disponibili attraverso i processi.

Documenti e contenuti importanti devono essere reperibili e disponibili per questi processi e gestiti in modo coordinato e strutturato. Questa è la potente connessione che offre l'integrazione della gestione dei documenti e del tuo CRM.

LogicalDOC offre una ricca API SOAP e REST che ti consente di integrare la gestione documentale all'interno della tua applicazione o in un sistema di terze parti.

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3 suggerimenti per passare dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali automatizzati

Se i tuoi processi esistenti sono ben documentati, sarà sicuramente più semplice trasferirli in un ambiente digitale utilizzando un sistema di gestione dei documenti. Sfortunatamente, molte aziende hanno una documentazione scarsa, imprecisa ma soprattutto mal organizzata, il che rende più complicata la creazione di flussi di lavoro digitali o Workflow. Prima di progettare e implementare un flusso di lavoro, è necessario comprendere il processo corrente.

3 passaggi fondamentali per creare flussi di lavoro digitali efficaci

  1. Convoca le parti interessate per discutere il processo: per sviluppare processi efficaci senza carta, è assolutamente fondamentale parlare con le persone che attualmente prendono parte a quel preciso processo, piuttosto che solo con il management di livello superiore. Quello che scoprirai è che dirigenti e manager pensano che l'organizzazione segua un determinato processo, ma la realtà quotidiana è totalmente diversa.

  2. Rispecchia i processi esistenti durante la mappatura dei Workflow: quando sviluppi il tuo piano per convertire i processi esistenti in un ambiente digitale, evita di introdurre subito modifiche radicali nel processo. L'utilizzo del Workflow integrato di LogicalDOC ti aiuterà a trasferire in digitale ii tuoi processi manuali. Successivamente potrai modificarli, ma assicurati che tutte le persone coinvolte abbiano esaminato i miglioramenti suggeriti. Un avvertimento: quando ottimizzi e modifichi un flusso di lavoro, assicurati di documentare l’attività, così facendo, se si dovessero verificare problemi durante i test, potrai determinare se sono dovuti alle modifiche effettuate.

  3. Una volta che il sistema di gestione dei documenti digitali è stato testato, potresti scoprire nuove opportunità per ottimizzare i tuoi workflow: Valuta i tuoi flussi di lavoro dopo la prima fase di test e cerca modi per eliminare passaggi superflui o riorganizzarli in maniera più efficiente. Verifica sempre con gli utenti finali dopo l'implementazione, potrebbero avere suggerimenti per ulteriori miglioramenti del flusso di lavoro dopo aver utilizzato il sistema per alcuni mesi.

Perché passare a un ufficio senza carta?

La conversione di file in un ambiente digitale tramite un sistema di gestione dei documenti consente di personalizzare l'esperienza dell'utente in base alle proprie esigenze. Queste personalizzazioni in genere includono notifiche e promemoria e-mail o servizi Web che riportano dati esterni rispetto al flusso di lavoro digitale.

L'uso dei flussi di lavoro digitali o Workflow non è esclusivo per uno specifico settore. Sebbene alcuni sistemi di gestione dei documenti siano progettati pensando a servizi medici e sanitari, o a uffici tecnici, o ancora a studi legali, non è necessario utilizzare un sistema specifico del settore. I flussi di lavoro digitali basati su documenti nel settore manifatturiero, sanitario o finanziario utilizzano gli stessi componenti ma possono essere organizzati in modo diverso per soddisfare i requisiti di un processo.

Se sei pronto a sfruttare i flussi di lavoro digitali con una soluzione di gestione dei documenti, fai il primo passo e valuta lo stato dei tuoi processi cartacei esistenti.

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