Gestione Documentale per l'Edilizia

Construction Document Management

Ogni settore si rivolge a soluzioni digitali e si sbarazza di metodi vecchi di anni. Se sei coinvolto nell'attività di costruzione, una parte del flusso di lavoro è la gestione dei documenti. Può comportare documenti di contratto, progetti, fatture, modifiche nei documenti dell'ordine, ecc.

Per gestire il tuo lavoro di documentazione, hai bisogno di dipendenti bravi in questo lavoro. Inoltre, è necessario disporre di spazio aggiuntivo per riporre oggetti, articoli di cancelleria, dipendenti e così via.

Se hai un direttore dei lavori, lui/lei deve avere modi efficienti per gestire i diversi flussi di lavoro coinvolti nell'attività. Spesso, i direttori di costruzione finiscono per essere gestori di documenti, il che non deve essere il caso. Questo è il motivo per cui è necessario passare a una soluzione di gestione dei documenti di costruzione efficiente.

Con l'aiuto di un gestionale dei documenti di costruzione, la tua attività può essere essenzialmente priva di supporti cartacei.

 

Quando si acquista o si considera un sistema di gestione dei documenti per la propria azienda, è importante assicurarsi che fornisca funzionalità sufficienti per semplificare il lavoro di gestione dei documenti. Questo è il motivo per cui dovrebbe seguire alcuni dei principi chiave che svolgono un ruolo cruciale nel settore. Questi principi chiave includono sicurezza, flessibilità e gestione della ridondanza.

Quando si ottiene la gestione dei documenti di costruzione basata su cloud, non si ottiene solo la sicurezza necessaria, ma anche l'accessibilità, la flessibilità e la facilità d'uso migliorate. Con tale sistema, i processi o il flusso di lavoro della tua azienda migliorano e puoi gestire la tua documentazione senza mettere a rischio nulla.

Caratteristiche della Gestione dei Documenti di Costruzione basata su Cloud

Ecco alcune straordinarie funzionalità del software di gestione dei documenti di costruzione basato su cloud:

1

Backup locale e su Cloud

Quando si esegue il backup dei documenti di costruzione, la ridondanza offre maggiore flessibilità e sicurezza ai documenti. Puoi archiviare i tuoi documenti sia localmente che su cloud storage, mantenendo l'accessibilità dei documenti più semplice e migliore. Puoi archiviare i documenti nella tua memoria locale e caricarli sul cloud dalla tua posizione.
2

Più ruoli e Condivisione di Documenti

Non è necessario fornire lo stesso livello di accesso ai documenti a tutti i dipendenti della tua azienda. Dirigenti e supervisori necessitano di un livello di accesso diverso, mentre i lavoratori e la muratura non necessitano di molto accesso. Un sofisticato sistema di gestione della costruzione basato su cloud consente di limitare l'accesso ai documenti, impostare più ruoli e fornire accessibilità variabile per la visualizzazione, la modifica e la condivisione di documenti a diversi membri del team, a seconda di quanto tutti hanno bisogno, impostare i ruoli di conseguenza.
3

Workflow di Approvazione

Dopo che il documento è stato creato, l'approvazione dei subordinati è importante, proprio come fai quando crei i documenti manualmente. Utilizzando un sofisticato sistema di gestione dei documenti, puoi ottenere i documenti approvati dai tuoi subordinati. Il sistema dovrebbe invitare i membri del team ad aggiungere i commenti necessari al documento, dare suggerimenti e approvare il documento con il clic di un pulsante. Prende il tempo di attesa dal flusso di lavoro poiché non è più necessario continuare ad aspettare che i tuoi subordinati visitino il documento quando puoi invitarli al documento tu stesso.
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Due Livelli di Sicurezza

Quando archivi i documenti in loco, c'è il rischio di furto o perdita di dati. Un sistema di gestione dei documenti basato su cloud fornisce sicurezza ai tuoi documenti ed elimina la possibilità di furto. Sebbene l'archiviazione cloud sia un'ottima opzione, un migliore sistema di gestione dei documenti proteggerebbe ulteriormente i tuoi documenti aggiungendo un livello SSL allo spazio di archiviazione dei dati. La protezione dei tuoi documenti è importante! 
5

Promemoria di Progetto

Quando hai più progetti, puoi perdere la traccia delle scadenze. È importante completare i progetti in tempo. Con un sistema di gestione dei documenti con una funzione di promemoria del progetto, continui a ricevere notifiche sui dati di completamento del progetto. Inoltre, i promemoria del progetto ti consentono di coordinarti tempestivamente con gli altri membri del team. Di conseguenza, la produttività del tuo team aumenta a un ottimo livello.
6

Accessibilità Totale

Idealmente, un sistema di gestione dei documenti basato su cloud offrirebbe un'accessibilità totale, il che significa che puoi accedere ai documenti quando e dove vuoi. È possibile utilizzare il laptop o il dispositivo mobile per accedere ai documenti archiviati, visualizzarli ed eseguire modifiche.
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Rilevamento delle Modifiche

A volte, puoi fare aggiunte sbagliate ai documenti. In tali situazioni, avere le funzionalità di rilevamento delle modifiche consente di tornare alla versione precedente. È possibile eliminare le informazioni false e creare più documenti di progetto dopo aver apportato tutte le modifiche richieste. Ti consente inoltre di scoprire quali modifiche sono state apportate dopo la data di creazione del documento, rendendo il tuo lavoro estremamente semplice.
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Opzione di Ricerca Dati con OCR

Potresti cercare un documento e devi trovarlo rapidamente. Il sistema dovrebbe darti le opzioni per cercare più velocemente. Funzionalità come i sistemi di etichettatura, la più straordinaria tecnologia OCR e i filtri di ricerca possono trovare elementi in documenti lunghi con facilità ed efficacia. Questa è una caratteristica vantaggiosa!
9

Anteprima dei Disegni Tecnici

I documenti con progetti o disegni tecnici relativi al cantiere sono spesso di dimensioni più pesanti. Avere un DMS ti consente di visualizzare in anteprima i documenti senza scaricarli, mantenendo il flusso di lavoro più semplice e più breve.

Anteprima del progetto di costruzione DWG

Questo è tutto ciò di cui potresti aver bisogno per conoscere le funzionalità di gestione dei documenti di costruzione e può aiutarti nella tua attività. Cosa ne pensi? Vorresti provarlo?

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