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La gestione dei documenti può essere definita come la corretta amministrazione di un documento lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla creazione alla conservazione.
Indipendentemente da come viene creato un documento (cartaceo o digitale), esso contiene dati e informazioni che devono essere ottenuti, conservati e resi disponibili per la consultazione, la condivisione e la conservazione nel tempo.
I dati contenuti possono avere vari significati (contabile amministrativo, legale, commerciale, ecc.). Tuttavia, la loro corretta e organizzata gestione è fondamentale e diventa un processo sempre più strategico all'interno della singola organizzazione aziendale, sia essa una piccola realtà o una media o grande realtà.
La crescente mole di informazioni disponibili deve essere gestita in modo ordinato per consentire una più rapida condivisione salvaguardando anche il contenuto; va inoltre ricordato che è necessario ridurre al minimo il degrado e il pericolo di smarrimento.
Le soluzioni informatiche, in particolare i sistemi di gestione documentale o il software di gestione documentale (DMS), possono essere utilizzate per ottenere risultati in termini di efficienza e ottimizzazione del processo di gestione documentale.
Si tratta di sistemi basati su software che gestiscono e archiviano i documenti in uscita e ricevono, inviano e monitorano procedure e flussi documentali (workflow).
Guarda "Gestione dei documenti: i 10 requisiti fondamentali" su YouTube:
Quali vantaggi della gestione dei documenti risaltano di più?
Ci sono molti vantaggi nella gestione dei documenti; ecco alcuni dei più importanti:
Abbattimento delle spese di stampa
Risparmio sui costi per gli archivi
Riduzione complessiva dei costi
Risparmio di tempo
Velocità di recupero
Maggiore efficacia
Più competitività
Sicurezza delle informazioni
Gestione documentale: alcune statistiche informative
Secondo uno studio IDC condotto in tutta Europa, il numero di documenti prodotti dalle imprese sta gradualmente diminuendo, principalmente a causa dei progressi nei sistemi di gestione dei documenti e delle maggiori attività nel campo della digitalizzazione.
Anche i miglioramenti della sicurezza dei dati (GDPR) sembrano aver contribuito alla crescita dei sistemi di gestione dei documenti poiché la sicurezza dei dati non può essere separata da una gestione dei dati ben organizzata ed efficace.
Secondo un altro studio condotto da Ricoh su 2.550 manager europei, il 55% delle organizzazioni concorda sul fatto che i nuovi standard sulla privacy siano un utile punto di partenza per migliorare i processi interni dell'organizzazione.
Va inoltre considerato che l'adozione di alcune norme in materia di fatturazione elettronica, procedimenti civili e settore sanitario ha favorito l'accelerazione dei processi di digitalizzazione dei documenti; nonostante ciò, il passaggio dal cartaceo al digitale è ancora in corso e non si è ancora concluso nel 2020.
Il mercato globale dei documentari è in rapida espansione: è stato valutato 800 milioni di dollari nel 2017 e dovrebbe raggiungere i 980 milioni di dollari entro la fine del 2023, con un tasso di crescita del 3,6% dal 2019 al 2024. (Global Document Management Software Market Report) .
Ci sono ancora inefficienze da affrontare in molte realtà: secondo uno studio del dicembre 2019 del "Global Intelligent Information Management Benchmark Report", l'83% dei lavoratori intervistati ha avuto difficoltà a trovare un documento disponibile nella propria rete aziendale e ha dovuto ricostruirlo.
Il continuo sviluppo dei sistemi di gestione documentale (72%), la necessità di accedere a una maggiore quantità di contenuti digitali (68%) e le attività di digitalizzazione (59%), sono stati evidenziati come i principali motivi che spingono le imprese a ridurre il volume di carta documenti.
Quali esigenze fondamentali deve soddisfare un moderno sistema di gestione documentale?
Le 10 esigenze essenziali per un moderno sistema di gestione documentale possono essere così riassunte:
Collegamento e integrazione con il sistema gestionale esistente in azienda[/heading]
Conservare e archiviare tutti i documenti
Conservazione dei documenti legalmente accettabile utilizzando mezzi digitali
Distribuzione di documenti tramite canali multimediali
Gestione di ogni eccezione di consegna
Consultazione in tempo reale tramite computer, tablet e smartphone
Controllo delle caselle email (spedizione e ricezione automatica)
Meccanismo di Workflow per i documenti
Accesso tramite interfaccia Web HTML 5
Ampia gamma di opzioni di personalizzazione e integrazione
IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE (DMS)
(Da Wikipedia: Sistema di gestione dei documenti)
“Un sistema di gestione dei documenti (DMS) è solitamente un sistema computerizzato utilizzato per archiviare, condividere, tracciare e gestire file o documenti. Alcuni sistemi includono il tracciamento della cronologia in cui viene registrato un registro delle varie versioni create e modificate da diversi utenti. Il termine ha alcune sovrapposizioni con i concetti di sistemi di gestione dei contenuti.
È spesso visto come un componente dei sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM) e correlato alla gestione delle risorse digitali, all'imaging dei documenti, ai sistemi Workflow e ai sistemi di gestione dei record”.
FLUSSO DI LAVORO DOCUMENTALE E GESTIONE DOCUMENTALE
La vera digitalizzazione degli ultimi tempi riguarda le operazioni complete e i flussi documentali, e quindi si parla di workflow documentale, che integra la tradizionale gestione documentale.
LogicalDOC, al passo con i tempi, è in grado di sviluppare e implementare rapidamente procedure di workflow che contribuiscono al miglioramento dei processi collaborativi e consentono una maggiore efficienza e competitività complessive.
LA SOLUZIONE DI LOGICALDOC
LogicalDOC Enterprise, la piattaforma di gestione documentale nata da 15 anni di esperienza e centinaia di implementazioni, è la soluzione di gestione documentale di LogicalDOC.
Per avere gli elaborati disponibili ovunque, anche in mobilità, firmarli digitalmente, condividerli con altri utenti, modificarli storicizzando le versioni, trasferirli con diverse modalità analogiche e digitali nel rispetto delle esigenze di legge e di mercato.
I documenti digitali vengono mantenuti e resi disponibili per la revisione, lo studio e il trasferimento istantanei.
LOGICALDOC ENTERPRISE È L'AVANGUARDIA NEL SOFTWARE DI GESTIONE DOCUMENTALE
Per tutti i flussi di documenti e le procedure nella nostra suite, funge da "sistema guida".
Un flusso si verifica quando c'è un documento e un processo si verifica quando c'è un flusso.
LogicalDOC si occupa da molti anni del problema di dare risposte digitali a idee astratte. In realtà, il sistema è impostato per facilitare l'amministrazione e la supervisione dei documenti digitali in ogni fase della loro esistenza.
LogicalDOC supporta tutti i moduli specialistici nella continua evoluzione richiesta dalle imprese e dalla legge. Si basa su motori di database ad alte prestazioni scelti dal cliente e dai leader del settore come Microsoft SQL Server e Oracle.
Con l'aiuto di LogicalDOC, si può:
- trasformare i documenti del sistema informativo in documenti elettronici con valore legale e fiscale
- consegnarli automaticamente ai destinatari:
- in forma elettronica via email o Web (compresa la pubblicazione nella parte riservata del sito e la notifica ai destinatari via email e/o SMS)
- l'archiviazione elettronica dei documenti ne garantisce la continuità legale e finanziaria
- archiviare tutti i documenti, siano essi cartacei o digitali
- gestire i più diffusi sistemi di codici a barre ("barcode") per l'indicizzazione automatizzata dei documenti negli archivi elettronici
- fornire agli utenti i permessi per l'accesso agli archivi, restringendoli alle sezioni di loro competenza
- organizzare i documenti archiviati in modo autonomo, comodo, flessibile ed efficiente, grazie alla possibilità di definire a proprio piacimento "contenitori logici" dei dati archiviati (i "volumi virtuali"), nei quali i documenti (o loro sottoinsiemi) sono contenuti in uno o più volumi di archivio fisico possono essere associati; i "volumi virtuali" possono essere organizzati e riorganizzati più volte, successivamente, in qualsiasi momento, secondo le esigenze di archiviazione, lavoro, gestione e visualizzazione o
- accedere agli archivi tramite rete locale, Internet o Intranet per qualsiasi azione da te autorizzata (consultazione, stampa, invio tramite email, archiviazione), non solo da computer ma anche da tablet e smartphone grazie all'interfaccia web HTML 5
- accedere immediatamente ai documenti archiviati con programmi software (per i sistemi più diffusi, come SAP, JD Edwards, AS400, BAAN, ecc.)
- consentire ai clienti di studiare gli elaborati di loro proprietà tramite un apposito portale online, comprensivo di servizio di notifica della pubblicazione di nuovi documenti via email o SMS
- scrivere, trasmettere e monitorare i messaggi e le notifiche in arrivo, nonché modificare dinamicamente lo stato dei documenti archiviati
- archiviazione dei messaggi ricevuti e degli avvisi associati
- archiviare automaticamente le email, sia in entrata che in uscita
- creare e gestire Workflow e procedure
Vuoi saperne di più?
- Cosa è esattamente la gestione dei documenti?
La gestione documentale è la corretta gestione di un documento durante il suo intero ciclo di vita, dalla creazione alla conservazione. Lo sviluppo di un processo documentale condiviso consente di gestire correttamente i documenti, l'archiviazione, la ricerca, la condivisione, la trasmissione e la conservazione digitale.
- Quali vantaggi offre la gestione dei documenti?
- minori costi di stampa dei documenti (circa il 90% della carta utilizzata) e spazio di archiviazione
- un calo complessivo delle spese dovuto alla razionalizzazione e al miglioramento dei processi interni
- tempi più brevi di ricerca interna e gestione documentale
- recupero rapido e consegna dei documenti agli uffici interni ed esterni
- maggiore efficacia
- maggiore competitività rispetto a imprese mal gestite e di conseguenza inefficienti
- sicurezza delle informazioni
- Quali opzioni software sono disponibili per la gestione dei documenti?
È possibile strutturare la tua attività utilizzando soluzioni interne o esternalizzate.
Ci sono altre opzioni disponibili sul mercato, incluso LogicalDOC. - Qual è il prezzo di una soluzione di gestione dei documenti?
LogicalDOC può fornire soluzioni ad hoc ai propri clienti a seconda delle loro esigenze specifiche (richieste standard o personalizzate). Il prezzo può variare a seconda di ciò. In generale, i risparmi generati dal conseguimento dei vantaggi ottenuti dall'implementazione di un sistema di gestione documentale e flusso di lavoro documentale ripagano il costo.
Puoi contattarci senza impegno per avere maggiori informazioni e prenotare una demo online del nostro software di gestione documentale e workflow: verificheremo insieme le tue esigenze e, se lo desideri, svilupperemo per te un'offerta ad hoc.
